Honnan hová tart az irodai munka és annak támogatása?

Az informatikai rendszerek robbanásszerű fejlődésével, a megosztott hálózati csoportmunka térhódításával párhuzamosan egy olyan átalakulás is kezdetét vette, amely a vállalati folyamatok különböző területeinek informatikai integrációját is magával vonja.

A minőségirányítás és az informatika együttműködése ma már nem csak a logisztikai háttérszolgáltatások biztosítását jelenti. Olyan komplex megoldást kínál az ügyfelek számára, amely nem egy különálló "szigetre" helyezi a minőségirányítási rendszer működését, hanem aktívan hasznosítja, és integrálja a vállalat különböző rendszereibe, összekötve a vállalat irányításával. Előnye a költség hatékony működtetésen túl a könnyű áttekinthetőség, optimális kezelhetőség, a címben szereplő papírmentes iroda gyakorlati megteremtése.

Az informatikai rendszerek alkalmazása során eddig sem volt ismeretlen fogalom a vállalati folyamatok háttértámogatása. A vállalatok számítógéppel támogatott funkciói között újabban megemlíthetjük a dokumentumok egységes kezelésének (email, telefax, levelek, etc.) igényét, valamint a különböző céges nyilvántartások illetve a vállalati folyamatkezelés számítógépes alkalmazásainak, az ezekkel kapcsolatos feladatok informatikai menedzsmentjének ellátását és felügyeletét is.

A ma működő rendszerek kezelése többnyire egymástól eltérő alapokon, és környezetben történik. Míg egy manuális nyilvántartás üzemeltetése sok esetben hely-, és időigényes, valamint a konkrét adatlapok kezelése és kereshetősége lassú és nehézkes, addig egy informatikai rendszerben létrehozott elektronikus folyamatkezelési, és nyilvántartási rendszer megvalósítása, az adatok elemzése nagymértékben támogathatja a hatékony és aktív munkavégzést, valamint a kapcsolódó területek munkáját. Az eltérő megoldások között azonban nem csak a gyorsaság, és a széleskörű analizálási képesség lehet számottevő különbség, az adatok integritásának kérdése is az utóbbi javára dönt.

Egy manuális nyilvántartó rendszerben biztonsági másolatot készíteni alkalmanként elképesztően nagy, és bonyolult feladat lehet, míg egy informatikai alkalmazás esetén a probléma rendkívül könnyen áthidalható megoldást kínál, rövidtávon.

Minőségirányítás és informatika

A minőségirányítási rendszerek elektronikus támogatásának különböző kialakításakor alapvető szempont, hogy a rendszer működése során milyen kitűzött informatikai céloknak kell megfelelnie a kidolgozott műszaki megoldásnak.

Egyfelől cél lehet a már meglévő és üzemelő ügyviteli, iratkezelő, számlázási vagy vállalatirányítási rendszer kiegészítése, illetve az ahhoz való statikus vagy dinamikusan integrált igazodás, másfelől célravezető a modern technológiai megoldások széleskörű kiaknázása is, amelynek segítségével lehetővé válik a szoftveres minőségügyi rendszer papírmentes működésének támogatása. A papíralapú minőségügyi és egyéb nyilvántartó megoldások hátrányai, hogy általuk nehézkesen kezelhető a tárolt információk sorba rendezése, az információk elemzése, a dokumentumok nyilvántartása, az esetleges módosítások figyelemmel kísérése, illetve a különböző jogosultságok kezelése.

Külön problémát jelenthet a bizonyos átfedésekkel működő manuális nyilvántartások számára, hogy az eltérő rendszerekből kinyert hasonló adatok közül megbízható módon kiválasszuk, hogy melyik a valódi paraméter. A hagyományos nyilvántartásokkal szemben a vállalat igényeire kidolgozott elektronikus minőségügyi rendszer előnyei, hogy a tárolt adatok nem egymástól elszigetelten, átfedésekkel, potenciálisan különböző kezelői felületeken keresztül érhetőek el, hanem olyan egységes szerkezetben kerülnek megvalósításra, ahol a szükséges adatok elektronikus úton, a megfelelő felhasználói jogosultságok figyelembevételével, mindig könnyen hozzáférhetőek, és kezelhetőek, elemzésük pedig számos, eddig esetleg ismeretlen megközelítési módból is lehetségessé válik.

Fontos szempont és egyelőre kevés informatikai rendszer által biztosított megközelítés tovább, hogy a vállalat minőségügyi elemei nem elválaszthatók a cég egyéb részeitől. Minden folyamat, információ, dokumentum és teendő összefüggésben kell, hogy álljon a minőségügyi rendszer valamely aspektusával, eljárásával, termékével, eredményével vagy dokumentációjával.

Lotus megoldások

Világszerte több mint 40 millió felhasználójával a Lotus Notes/Domino a világ egyik meghatározó szoftvercsomagja, amely komplex informatikai megoldásokat kínál a vállalatok számára az elektronikus hálózati csoportmunka, illetve az Internet / Intranet vonatkozásában egyaránt.

Flexibilitásának és kezelői felületének köszönhetően támogatja a testreszabható, egyedi hálózati megoldások kifejlesztését, a különböző méretű és felépítésű vállalatok eltérő igényeinek megfelelően. A Lotus Notes egy csoportmunka támogató elektronikus dokumentumkezelő és levelező rendszer.

A Domino alapú alkalmazások segítségével a modern vállalati folyamat-, és dokumentumkezeléssel szemben támasztott követelmények megfelelő biztonsággal kielégíthetőek. Az egyszerűbb nyilvántartó rendszerek létrehozása és kezelése megoldható Lotus Domino alkalmazással, illetve - a rendszer nyitottságának köszönhetően - biztosított a kapcsolat egyéb adatbázis-kezelő rendszerek, vagy az Internet felé is, amelynek segítségével homogén felületről érhetjük el az eltérő szoftverkörnyezetben tárolt adatokat. Az alkalmazáscsomag további előnye, hogy a biztonság kezelésére nagy hangsúlyt fektet, így többek között a - Magyarországon tavaly ősszel a Parlament által elfogadott - digitális aláírás minőségi és hiteles kezelésére is alkalmas.

A sorozatot folytatjuk!

Szerző: DocuWorld, forrás: Unioffice, dátum: 2006. 07. 26.