Elektronikus ügyirat- és minőségügyi dokumentumkezelés

Az elektronikus dokumentum-kezelés többféle szempont szerint megvalósítható. Míg egyfelől tükrözheti a vállalat belső kommunikációs szükségleteinek, iratkezelési előírásainak kielégítését, addig egy másik oldalról megközelítve a kérdést a standard minőségbiztosítási rendszerhez tartozó dokumentumok és folyamatok aktív beépülésével segítheti a vállalat működtetésének megfelelő minőségügyi szabványok betartását, egyszerűsítheti a vállalkozás minőségügyi színvonalának folyamatos biztosítását.

A Lotus elektronikus ügyirat- és dokumentum kezelési rendszerének nagy előnye lehet továbbá, hogy általa a rendszerben tárolt adatok és folyamatok elemzése jelentősen gyorsabbá, és hatékonyabbá válhat. A különböző adatbázisok összekapcsolása révén a testre szabható paraméterezési eljárásnak köszönhetően olyan statisztikák, analízisek készíthetőek, amelyek pontos képet adhatnak a döntéshozók számára a vállalaton belüli folyamatok alakulásáról, előre jelezhetik a bármely területen felmerülő problémák megjelenését is.

A rendszerben tárolt adatok alapján a konkrétan megfogalmazott vállalati célok (értékesítési tervek, projekttervek, heti munkatervek, minőségügyi célkitűzések és programok, stb.) kézzelfogható módon, lépésről-lépésre folyamatosan ellenőrizhetővé válnak, szem előtt tarthatók. Az egyes feladatok végrehajtása során keletkező információk, problémák elektronikus dokumentumok formáját öltik és a folyamatok szereplői számára láthatóvá, és időben kezelhetővé válnak (szerződések kezelése, vevői megkeresések, szállítók értékelése, felülvizsgálatok, feladatkezelés, bizonylatok, feljegyzések, auditjelentések, stb.).

Az elektronikus dokumentum-kezelő rendszer működtetése azonban nem csak az operatív tevékenységek esetén lehet a vállalatok számára hasznos, az ellenőrzés, illetve a konkrét intézkedést igénylő – minőségügy által generált – feladatok végrehajtása során is. Míg az előbbire példák az intézkedési tervek, projekttervek módosításai, várható bevételek aktualizálása és napi iratok keletkezésével járnak, addig az utóbbit a belső auditok, riportok, felmérések, valamint jegyzőkönyvek digitális konstrukciója segítheti.

A Lotus Domino elektronikus dokumentumkezelő és levelezőrendszerére épülő megoldás tehát nem csak hatékonyan támogathatja a különböző minőségirányítási rendszerek gyakorlati megvalósulását, hanem az elektronikus csoportmunka támogatásán keresztül egy olyan teljesen automatikus értesítő rendszert is üzemeltet, amelynek segítségével mindenki személyesen, a saját elektronikus postafiókjában értesíthető a rendszerbe érkező, illetve ott keletkezett dokumentumokról, vagy feladatokról. A feladatokhoz tartozó határidő figyelése, illetve az esetleges átfedések kiküszöbölése szintén az automatikus értesítőrendszer feladata. Az aktuálisan folyamatban lévő feladatok egyéni szempontok szerinti lekérdezése is könnyen megoldhatóvá válik, teret engedve ez által a minőségirányítási rendszerben megfogalmazott követelmények hatékony érvényesülésének. A jól strukturált jogosultságok igénybevételével pedig az egyes munkafolyamatok feletti kontroll is biztonságosan kezelhetővé válik. (Kizárva az illetéktelen lekérdezések, adatmódosítások, illetve a szándékos károkozás lehetőségét is.)

A fentebb vázolt minőségbiztosítási rendszer alapján például a Lotus elektronikus ügyfélkezelési rendszerének segítségével könnyen megállapítható, hogy melyik dolgozó milyen időbeli, és teljesítménybeli hatékonysággal látja el feladatát, a konkrét beszállítói partnerek, alvállalkozók mennyire lojálisak, milyen rugalmasak a szerződések teljesítése közben. Ennek az információnak az ismerete pedig jelentősen befolyásolhatja például a további alvállalkozói, beszállítói kapcsolatok létjogosultságát, homogén környezetben is segítheti a minőségbiztosítás érvényesülését.

Elektronikus feladatkezelés

A vállalaton belül keletkező feladat kezelése egységes felületen keresztül, előre meghatározott prioritások szerint történik. A feladat létrejöttét a vállalat egyik munkatársa fogalmazza meg egy új elektronikus dokumentum létrehozásával. Ezzel elindul a feladat vállalaton belüli életciklusa. Az új feladat létrejöttéről az érintett szakemberek elektronikus értesítést kapnak (Lotus e-mail kliens, SMS) és megkezdődik a munka elvégzése. Ha szükséges a különböző szakterületek képviselői a feladatok komplexitásától függően egymással online illetve offline üzeneteket válthatnak, a dokumentumban további alfeladatokat nyithatnak, automatikusan értesítve a megnyitott feladat területének szakértőit. A rendszer abban az értelemben nyitott, hogy nem csak a csoportmunkát, és a vállalaton belüli dolgozók kommunikációját támogatja, a munkafolyamat mielőbbi hatékony megoldásának érdekében a külső partnercégek, alvállalkozók vonatkozó paramétereit (műszaki dokumentációját, e-mailjeit, fax üzeneteit, etc.) is csatolni lehet. Minden hozzászólás, és változás a rendszerben felhasználó azonosító szerinti rögzítésre kerül, így folyamatosan kontrollálható, hogy a feladat elvégzése hol tart, kinek a hatáskörében zajlik, mennyi időt vesz igénybe.

Amikor a munkafolyamat egy adott intervallumban befejeződött, akkor a hatáskörben illetékes munkatárs elektronikusan lezárja a feladatát, így automatikusan a következő nyitott szintre ugrik vissza a feladat. Amennyiben azon a szinten is megoldódott a munka, akkor az illetékes vezető jogosultságainak függvényében lezárja a feladatot. Az elektronikus dokumentum életciklusa lezárult, a teljes dokumentáció automatikusan bekerül az archívumba. A rendszer akkor működik megfelelően, ha a munkafolyamatok modellezése vállalati, és elektronikus ügyirat kezelési szinten is megegyezik, a felhasználói szintek jól elhatárolhatóak egymástól.

Egyéb követelmények

Egy dinamikusan fejlődő vállalkozás, illetve nagyvállalat életében nem lehet, és nem is érdemes alkalmilag, egyéb folyamatoktól, módszerektől, rendszerektől elszigetelt módon kialakított minőségirányítási rendszer üzemeltetésében gondolkodni, a minőség folyamatos biztosítását pedig jelentős mértékben befolyásolhatja a folyamatos változás.

Egy vállalati felvásárlás, ágazati egyesülés, vagy egyszerűen egy technológiaváltásnak is lehetnek olyan mellékhatásai, amelyek alapvetően befolyásolhatják a minőségbiztosítási rendszer sikeres működtetését. Az elektronikus ügyirat-kezelési és minőségügyi dokumentumok kezelésére szolgáló rendszer a folyamatosan változó környezet ellenére is hatékonyan képes működni, köszönhetően a rendszer moduláris felépítésének és rugalmasságának, valamint az ügyfélközpontú szemléletmódnak.

Az elektronikus minőségbiztosítás folytonosságát, és adatbiztonságát pedig egy olyan többlépcsős adatvédelmi megoldás garantálja, amely egyfelől a felhasználói jogosultságok függvényében engedi a különböző munkafolyamatok olvasását / módosítását / törlését, másfelől pedig a dokumentummódosítások időrendi, illetve felhasználói szinten történő naplózását is lehetővé teszi. Ez alapján könnyen nyomon követhetővé válik, hogy egy adott eljárás során a folyamat résztvevői milyen intenzitással látták el tevékenységüket. Az adatbiztonságot azonban nem csak a kiosztott felhasználói hozzáférések, a digitális aláírás alkalmazhatósága, hanem a rendszeres biztonsági mentések is tovább fokozhatják. (Ami egy hagyományos nyilvántartás esetén meglehetősen nehézkes.)

Összefoglalás

Az elmúlt években kialakult minőségirányítási rendszerek informatikai háttértámogatása mellett ma már egyre inkább megjelennek azok a továbbfejlesztett komplex informatikai megoldások, amelyek a szó legszorosabb értelmében lehetővé teszik a papírmentes iroda működtetését. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek előnyei a standardizált vállalati folyamatok integrációján túl az adatok könnyebb kezelése, illetve az ügyfélközpontú és a minőségbiztosítási szemléletmód fokozott érvényesülése lehet.

Fontosabb fogalmak

Digitális aláírás:
A magyar törvényhozás már korábban elfogadta el az elektronikus aláírásról szóló törvénytervezetet, melynek nyomán - akárcsak a hagyományos papír alapú szerződések esetén - a digitálisan hitelesített elektronikus adatok is hivatalos dokumentumokká válnak. Ez alapján az elektronikus kommunikáció hitelessé, és ellenőrizhetővé válik. A digitális aláírás nem más, mint egy egyedi biztonságtechnikai eljárás, amelynek segítségével elektronikusan is megjelölhetjük ("digitálisan aláírhatjuk") dokumentumainkat, ellenőrizhetjük a más személyektől, cégektől kapott adatok hitelességét. A fogalom jogrendszerünkbe épülésével lehetővé tette a külső kapcsolattartás elektronikus módjának hitelt érdemlő, a leghatékonyabb kommunikációt biztonságosan elősegítő megvalósítását.

Adat integritás:
Annak biztosítása, hogy az adatok tartalma sem véletlenül, sem szándékos beavatkozás során nem változtatható meg.

Elektronikus faxok, iratkezelés:
A papírmentes irodában a kimenő és bejövő faxok sem szükséges, hogy papíros formát öltsenek. A kimenő fax esetén az elektronikusan elkészített szöveg egy erre szolgáló eszközzel (Fax Server) elfaxolásra kerülhet, a beérkező faxok pedig automatikusan képi formában, számítógépen jelennek meg a diszpécserek előtt, előkészítve a további feldolgozásra.

Papírok elektronizálása (szkennelés, imaging):
Egy papírmentes irodában akár belső készítésű, akár külső irányból papíron beérkező dokumentumok az elektronikus csoportmunkát támogató folyamatba történő beépítése. Tipikusan a papír dokumentumok szkennelésével történik, aminek eredményeképpen azok elektronikus kép formájában (néha akár szöveges állománnyá alakítva is) a rendszer részévé válnak.

Szerző: DocuWorld, forrás: Unioffice, dátum: 2006. 08. 02.