Mi, egyszerű felhasználók

Mi, egyszerű felhasználók a régi szép időkben jól elvoltunk a munkánkat segítő rendszereinkkel, rendszerecskéinkkel (némelyik a már már hihetetlennek tűnő 4,7 MHz-s processzorsebességű, 20 Mb winchesterrel rendelkező ős-gépeken futott...). Az idő azonban elröppent a korábban alkalmazott rendszerek felett és ha lépést szeretnénk tartani a technika, technológia változásaival, nekünk is nagyobb sebességre kell kapcsolnunk (lásd "turbó" fokozat).

Igy van ez, abban az esetben is, ha egy jól kiépített vállalatirányítási rendszerrel dolgozunk. Korábban jól megvoltunk a VIR eredeti funkcionalitásával, a mai nap azonban elképzelhetetlen a rendszer működése a dokumentum-menedzsment különböző területeinek integrálása nélkül.

Jelen írásunkban az archiválás és a vállalatirányítás kapcsolatát járjuk körbe.

Bizonylatok, számlák és szerződések mindenütt

Bármerre járunk is, az irodákban az első dolog amibe ütközünk egy vagy több dokumentum-hegy. Naponta egy szervezet (üzleti és nem üzleti egyaránt) rengeteg dokumentumot gyárt és fogad be máshonnan. Minél nagyobbak vagyunk annál több szerződést adunk ki és fogadunk be (sok-sok egyéb papír és elektronikus dokumentum mellett).

A vállalati folyamatokhoz, amelyeknek a leképezése a VIR-ben található szorosan kapcsolódnak ezek, a közelmúltig nem nagyon volt megoldás a megfelelő helyeken történő ellenőrzésekre, megtekintésekre, mint a papíros előkeresése és kézbevétele. Ezek digitalizálása és megfelelően struktúrált tárolása jelentős idő- és költségmegtakarítást eredményez és ez vezetett ahhoz, hogy a kifejezetten dokumentumkezelésre szakosodott rendszereken kívül is megjelenjen ez a dokumentumkezelés egésze - vagy egy adott része, mint például az archiválás.

Minden a kezünk ügyében

A jól működő DM-mel kíválóan tudjuk kezelni a megőrzendő dokumentumokat, azaz elsősorban a számlákat, a könyvelési bizonylatokat, a mérlegeket, az üzleti levelezést és a szerződéseket. Minden terület egységesen kezelheti dokumentumait: a cégvezetés, a controlling, az árumenedzsment, a humánpolitika és nem utolsó sorban a pénzügy és a számvitel is.

Az eredeti papíros-bizonylatokon a szkenneléssel kezdjük a feldolgozást. Visszakeresést támogató adatokkal látjuk el a képeket és csatoljuk a megfelelő folyamatokba (egyszerre akár többe is), dossziékba rendezzük őket, összerendeljük a kapcsolodó eljárásokkal és utána a mentés gomb megnyomásával bevisszük a rendszerbe.

Amikor csak akarom, ahányszor csak akarom

A hozzáférésre jogosult felhasználók minden munkahelyen kezelhetik és lekérhetik a dokumentumokat, ahányszor csak az szükséges a vállalatirányítási rendszerben végzett munkához kapcsolódóan.

Az így rendelkezésre álló dokumentumok alapján egyszerűsíthetjük az ügyek intézését, jobban nyomonkövethetjük projektjeinket.

Az alkalmazott archiválások lényege kell, hogy legyen, hogy a szervezet valamennyi területéről származó információkat azonnal bocsássa a rendelkezésünkre.

A vállalatirányitással egybeépített archiválás előnye, hogy a felhasználói felülete is integrált és egységes, nem kell egy külső archiváló rendszerre váltani lekérdezéshez.

DF - dokumentum-flow

A vállalatirányítással egybeépített archiválást biztonsággal használhatjuk arra, hogy a ki- és befelé áramló iratainkat átfogóan és biztonságosan archiváljuk. A nagyobb mennyiségű információk feldolgozása, megosztása és archiválása érdekében hozzáférhetünk a VIR saját archiválási rendszeréhez, illetve neves dokumentum menedzsment vállalatok archiválási rendszeréhez, amelyet illesztenek az alaprendszerünkhözhez.

A munkánkat megtámogathatják olyan automatikus eljárások, amelyek figyelik, hogy vannak-e még archiválandó anyagaink.

A kimenő bizonylatokat rögtön a létrehozáskor, azaz a nyomtatással párhuzamosan készíthetjük elő elő az archiválásra (indexeléssel egyetemben). A beérkező bizonylatok pedig kétféle módon archiválhatóak. Első esetben a bizonylatot azonnal beszkenneljük vagy a program egy vonalkódot nyomtat a bizonylathoz, amelyet vagy rányomtat, vagy etikettre nyomtatás után ráragasztható. Ez utóbbiak beszkennelése központilag türténhet és utólagos visszakereső-szavazás (indexelés) történhet.

Nézzük előre, nézzünk hátra

Az elektronikus archiválás értelmét, egyik fő funkcióját a keresés, lekérdezés adja. Ezen lekérdezések eredményei azonnal rendelkezésre állnak. Minden találatnak meg kell jelenni a találati listában, a szükséges dokumentumokhoz pedig jogosultság szerint hozzáférhetünk.

Menedzser-kitérő: mélyen vágjunk a zsebünkbe?

Az archiválás integrálása a VIR-be egy olyan jól jövedelmező beruházás lehet, amely révén a beruházási költségek belátható időn belül megtérülnek - de tényleg.

VIR és archiválás jellemzői

• Magasfokú integráció, illetve kapcsolódási lehetőség további elterjedt archíváló rendszerekhez, beérkező- és kimenő bizonylatok, számlákkal, szerződésekl és más fontos papír- és digitális alapú irattal, szkennelési lehetőséggel, tetszőleges dokumentumok nyomtathatóságával, vonalkód technológia alkalmazhatósággal papírdokumentumok esetén
• Archiválás és keresés integrálása a munkafolyamatokba (rendelés felvétel, árubemenet, számlaellenőrzés, számlafelvitel, pénzügyi könyvelés, megbízás felvitel)
• A dokumentumok egyidejű rendelkezésre állása a különböző munkahelyeken
• Gyors, egyszerű lekérdezések, visszakeresések a tárolt dokumentumok között
• Tartós archiválás CD/DVD-n - üzletmenet-folytonossági szemponttal is
• DVD-Jukebox támogatás
• Könyvjelzők használata (linkek az archivált dokumentumokhoz)
• Megjegyzések felvitele/szerkesztése/törlése/kezelés a dokumentumokhoz
• Kimutatások, statisztikák különböző szempontok szerint, amelyek támogatják a teljesítmények nyomonkövetését és az erőforrások allokációját

Szerző: DWP, dátum: 2006. 09. 22.