|
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek alapjai - 1. rész 2005-11-08, 11.22:00
 Nyomtatás |
 PDF
Jelen korunk - még mindig - a papíros alapú dokumentumokra épül – és igaz ez az üzleti területen működő cégekre és a közigazgatásra egyaránt.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek alapjai
Ügyintézés – papírdokumentumokkal
Jelen korunk - még mindig - a papíros alapú dokumentumokra épül. Még mindig, hiszen minden szándék ellenére szerződések, bankszámlakivonatok, információs anyagok - és felsorolni és lehetetlen, hogy mennyi egyéb papír - soha nem látott mértékben tartozik életünkhöz. Ugyanez igaz az üzleti területen működő cégekre és a közigazgatásra egyaránt, de nem csak nálunk Magyarországon, hanem szerte a világon.
Bármilyen egyszerű ügylet vagy ügyintézés dokumentumok létrehozását igényli vagy a már meglévő, korábban előállított papírokra támaszkodik. Egy idő után az ember azt érezheti, hogy belefullad a papírok tengerébe. Ilyenkor igazán jól jöhet egy mentőöv, mint például egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer.
Mentőöv a papírtengeren: elektronikus dokumentumkezelő rendszer
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek célja, hogy a papír alapú dokumentumokat átalakítsa könnyebben kezelhető elektronikus (digitális) formába, illetve a rendszerbe történő bevitelelen túl biztosítsa a jogi szabályozásnak megfelelő tárolást, a könnyű visszakeresét, illetve esetleg segítse a dokumentumokhoz kapcsolódó ügyintézést. A dokumentumkezelő, dokumentum-menedzselő (Document Management Sytem - DMS, Electronic Document Management System – EDMS).
A papíros-dokumentumokat egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe lapolvasóval/szkennerrel (keresse a szkennerekre vonatkozó további szakmai cikkeinket a DWP-n) lehet "bevinni". Az így képzett kép a rendszerben eltárolódik. A könnyű és egyszerű visszakeresés érdekében adatokat is kell rögzíteni, ezt a műveletet indexelésnek nevezzük. A visszakeresésre szolgáló felületek általában ezeknek az adatoknak alapján keresik vissza kívánt dokumentumot (a teljes szövegű vagy full tezt keresésről később). Az így visszakeresett dokumentum megjeleníthető a képernyőn vagy szükség szerint újra kinyomtatható (de csak ha muszáj!). A fentieken túl a dokumentumok megszabott munkafolyamatokhoz is hozzárendelhetőek (ügyintézés-támogatás, workflow management). A rendszerhez tartozó jogosultsági rendszerben kialakított hozzáféréseken keresztül lekövethető a szervezeti hierarchia.
Az elektronikus dokumentumkezelők tehát:
- meggátolják iratok, dokumentumok, szerződések elveszését,
- elektronikus tárolás révén helyet szabadítanak fel,
- könnyen kezelhetővé teszik, felváltják a hagyományos, nehézkes dokumentum-kezelést,
- egyszerű dokumentum-megosztást adnak,
- gyors visszakeresést biztosítanak.
Az elektronikus dokumentumkezelők alapfunkciói tehát a következők:
- szkennelés,
- indexelés/iktatás,
- tárolás,
- visszakeresés.
Szkennelés
A szkennelés a dokumentumok közül csak a papírosokkal képes megbirkózni. Az eleve elektronikus/digitális formában meglevő dokumentumok bekerülését is lehetővé kell tenni. Erre szolgálhat például az importálás, amikor beemeljük az EMDS-be egy valahonnan érkező elektronikus dokumentumot (e-mail, e-számla, e-fuvarlevél, e-adóbevallás).
Indexelés
A parttalan dokumentumtenger létrehozásának elkerülését célozza az indexelés művelete. Alapvetően itt kerül sor a tárgyszavazásra, egyéb kereső, jelölő adatokkal való ellátásra, illetve esetleg dossziékba sorolásra (információ-szervezésre). Az előbb felsoroltak segítik a rendelkezésre álló információk visszakeresését, fellelését a későbbiekben.
Tárolás
A már elektronizált, rendszerbe lévő dokumentumok indexelése után a számítógép winchesterén vagy más tároló eszközökön történhet, mint például CD-n, DVD-n, esetleg mágnesszalagon.
Visszakeresés
A rendszer használhatósága részben a visszakereséseken keresztül valósul meg. A leggyakrabban itt szembesül a felhasználó, hogy az általa kinyerni szándékozott dokumentumok milyen könnyen találhatók meg és használhatók fel. A jól indexelt dokumentumok keresése könnyű. Az indexek egymással történő társítása biztosítja a megfelelően szűk találati listák generálását (például név és időpont, vagy intervallum keresé együtt). A rendszerek egyre kifinomultabb keresési technikákat igyekeznek alkalmazni a használhatóság növelése érdekében.
Jogosultsági rendszer
Az elérés kontrollálására a jogosultsági rendszer szolgál. Erről - a téma fontossága miatt - egy későbbi cikkben bővebben is olvashat a Dokumentumkezelési Portálon.
A cikk folytatódik
A második részben az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetési alapismereteivel foglalkozunk majd. Hogyan kell megfogalmazni az elvárásokat egy rendszerrel kapcsolatban, az IT és az üzleti területek hogyan működjenek együtt, tervezés, installálás, tesztelés, betanítás, jogi szabályozás, végül pedig a támogatás és karbantartás ismeretei - a következő részben olvasható lesz.
***
Kapcsolódó Dokumentumkezelési Portál cikk
Dokumentumkezelő rendszer ajánlati felhívás >>>
Fujitsu szkennerek a DICOM Magyarországtól >>>
Kapcsolódó Dokumentumkezelési Portál letöltés
Magyar dokumentumkezelő cégek listája >>>
***
Szerző: Dokumentumkezelési és iratkezelési Portál, dátum: 2005. 11. 08.
|
|
|
Részletek...