A közelmúltban sikeres dokumentumkezelési mellékletet jelentetett meg a Világgazdaság című újság. Ebben számos gondolat került átvételre az első magyar dokumentumkezelési portálról.

Szerveződik a dokumentumkezelési szakma

A jövő héten tartja első munkaülését a Magyar Üzletfejlesztési Társaság Dokumentumkezelési Tagozata - tudtuk meg Fodor Zoltántól, a dokumentumkezeléssel foglalkozó cégek megszervezésére vállalkozó szövetség alapítójától és elnökétől.

A megbeszélésre az ágazat valamennyi szegmenséből várnak résztvevőket. A tanácskozás fő célja a működési feltételek, keretek meghatározása.

A szervezet legfontosabb feladatai: a dokumentumkezelési kultúra elterjesztése Magyarországon, szakmai alapelvek, kritériumrendszer kidolgozása, képzési anyagok megalkotása. A Tagozat által indított Dokumentumkezelési Akadémia keretében arra törekednek, hogy a hazai felhasználókat, vezetőket, vállalkozásokat és közintézményeket megismertessék a tevékenység kínálta lehetőségekkel, bemutassák nekik a különböző alkalmazások hatékony felhasználását.

A szervezet keretet ad a szakma képviselői számára is a kapcsolatépítésre; ez a jövőben hozzájárulhat ahhoz, hogy akár több cég összefogva nyújtson összetett, a terület valamennyi szegmensét lefedő megoldásokat, amelyre jelenleg csak a legnagyobb szereplők képesek - mondta el Fodor Zoltán.

A dokumentumkezelés négy fő ágazatból áll: az elektronikus dokumentummenedzsment-rendszerekből, a fizikai vagy hagyományos iratkezelésből, a tanácsadásból és azon hardverek kereskedelméből, amelyek szorosan kötődnek a digitális dokumentumkezelő rendszerekhez (vonalkódolvasó, szkennerek stb.) Az elektronikus dokumentumkezelés lényege kezdetben az volt, hogy a fizikailag is létező iratok kezelését támogassa, gyorsítsa, de napjainkra a technológia fejlődésével ennél nagyobb lesz a szerepe. Ezt mutatja, hogy a "környéki" rendszerek is gyakran illesztenek be dokumentumkezelési funkciókat (például vállalatirányítási rendszer iktatásával, archiválással), vagy ezeket az egyéb rendszereket "összeépítik" valamilyen DM- (document management) rendszerrel. Tény, hogy egyre kevésbé lehet élesen meghúzni egy dokumentumkezelő rendszer határát - ez egyrészt az üzleti igények, másrészt a technika fejlődésével magyarázható.

Magyarországon jelenleg viszonylag ritka, hogy a vállalatok külső szolgáltatót vonnak be a dokumentumkezeléssel kapcsolatos feladatok elvégzésébe, pedig egy ilyen konstrukció számos előnnyel járhat, például időt és költséget takaríthat meg. Ez főleg a hagyományos iratkezelés korszerűsítésére vagy egy elektronikus rendszer bevezetésére vonatkozik, ugyanis a szervezeteknél ritkán áll rendelkezésre naprakész ismeret, illetve a feladatokat napi gondjaik mellett kell, kellene megoldani. Különleges hangsúlyt kellene kapnia annak a ténynek, hogy a fizikai és elektronikus dokumentumokat egyaránt jól kell tudni kezelni egy szervezetnél, hogy ne "digitális aktatologatást" alakítsanak ki - hívta fel a figyelmet Fodor Zoltán.

A hazai dokumentumkezelési piacon mintegy félszáz cég foglalkozik szorosabban vett dokumentumkezelési szolgáltatásokkal (szoftverfejlesztés vagy szakosodott tanácsadás, illetve hardverkereskedelem). Ennél azonban jóval szélesebb azon vállalkozások köre, amelyek valamilyen módon érdekeltek a DM-szegmensben. A teljes magyar piac mérete 3-4 milliárd forintra tehető. A következő években a dokumentumkezelési megoldások dinamikus terjedése várható Magyarországon, főként a közigazgatás korszerűsítésére irányuló törekvéseknek köszönhetően - tette hozzá Fodor Zoltán.

Kapcsolódó linkek:

Dokumentumkezelési Akadémia >>>

Magyar Üzletfejlesztési Társaság >>>

Dokumentumkezelési cégek >>>

Dokumentumkezelési megoldások >>>

Publikáló: DWP, dátum: 2006. 10. 17., forrás: VG Online