Dokumentumkezelési tanácsadási igények

Az első lépés a dokumentumkezelési tanácsadás irányába általában valamilyen szükséglet felismerése: "a dolgozók lassan alig férnek el a dossziéktól", "nagyon sok az elveszett levél és a határidők csúszása" stb.

A következő gondolat általában egy kérdés megfogalmazódása: "Mit tudnék tenni, mit tudna a cég tenni".

Ezek a kérdések a vállalat, szervezet minden szintjén megfogalmazódnak, mégis leginkább a vezetők azok, akiknek hatáskörük van arra, hogy ebben a dologban lépjenek. A dokumentumkezelés elég speciális terület – mégis sokszor azt gondolják, hogy a dokumentumkezelés pont olyan, mint a foci és a közgazdaságtan: mindenki ért hozzá, ezért képesek megoldani önerőből a problémáikat. Ennek ellenére nagyon gyakran igazuk is van és sikerül jól megoldani a felmerülő problémákat, feladatokat.

Ugyanakkor számos esetben azonban érdemesebb lehet szakértőhöz fordulni, mert a szervezet vagy a probléma jellegéből, illetve szaktudás híján adódóan olyan sok terület érintett, hogy gazdaságosabb vagy gyorsabb lehet egy külsőshöz fordulni, tanácsért.

Milyen dokumentumkezelési, iratkezelési területeket érinthetnek a felvetett kérdések:
- iratkezelés,
- dokumentumkezelés,
- projektszervezés, projektvezetés,
- minőségügy,
- vezetés,
- különböző háttér és üzleti munkafolyamatok szervezése.

De mindenekelőtt: a dokumentumkezeléssel kapcsolatos problémák: üzletiek és informatikaiak. Üzletiek, mert érintik a szervezet teljesítményét, kibocsátását, és informatikaiak, mert kapcsolódik a meglevő informatikai infrastruktúrához.

Miben segíthet a dokumentumkezelési tanácsadó

A következő területeken adhat segítséget a tanácsadás:
- a legjobb termék (dokumentumkezelő rendszer), legmegfelelőbb megoldás kiválasztásában,
- az infrastruktúrát érintő fejlesztések irányának meghatározásában,
- dokumentumkezelő rendszer bevezetéséhez kapcsolódó oktatási igények felmérésében,
- projektmenedzselésben,
- és a hagyományos (fizikai iratkezelés) és elektronikus dokumentumkezelés összehangolásában.