Minden, jelentős papírmennyiséget előállító szervezet vezetőjének fejében ott a kérdés, hogy mit kellene (és mit lehetne) tenni a már meglevő, ám ritkán használt, ugyanakkor fontos irataival?

Bérszkennelés

A bérszkennelési igény a legtöbbször látens igény, hiszen tulajdonképpen minden, jelentős papírmennyiséget "termelő" szervezet vezetőjének fejében ott lapul a kérdés, hogy mit kellene (és mit lehetne) tenni a már meglevő, ám ritkán használt, ugyanakkor fontos irataival.

A felbukkanó válaszok között szerencsére egyre gyakrabban merül fel "a szkenneljük be!" megoldás - viszont ritka az a szerencsés együttállás egy cég életében, amikor a szaktudás, a gépi kapacitás és az emberi erőforrás együttesen állnak rendelkezésre. Ha valakit nem ilyen kedvező csillagzat alá sodort a sors, annak sem kell elkeserednie. Számos vállalkozás biztosít biztosít olyan szolgáltatást, amelyek segítségével feldolgozhatóak a sok helyet elfoglaló, szervezetlen papírhegyek.

Tehát a bérszkennelés igénybevételének optimális kiindulási feltételei:

• a szervezetnek szüksége van arra a helyre, ahol jelenleg a papír dokumentumok "állomásoznak",
• a nagy (esetleg "csak" "nagyobb") mennyiségű papír iratban nehézkes a keresés - egész egyszerűen: senki nem tudja megmondani, hogy a régi dokumentumokban mi és hol található,
• nincs idő és/vagy munkatárs és/vagy megfelelő kapacitású szkenner a rendrakás elindításához.

Ekkor léphetnek színre a bérszkennelést kínáló cégek.

Bérszkennelés, bérfeldolgozás

Ezek a cégek a legtöbbször a fizikai (hagyományos) iratkezeléssel fogalkozó cégek közül kerülnek ki. Ennek azért van jelentősége, mert a legtöbb esetben nem elegendő egyszerűen "beszkennelni", digitalizálni, elektronikus formára hozni az iratokat, hanem kiegészítő szolgáltatásokat is mellé kell vagy (inkább célszerű) "tenni", mint például szétválogatás, rendezés, selejtezhetőség megállapítása, duplikátumok kiválogatása stb. (Arról nem is szólva, hogy egy ilyen feldolgozás jó ok lehet az iratkezelési szabályzat elkészíttetésére, illetve esetleg más feladatok elvégzésére is.)

A bérszkennelő cég a munkát saját vagy az Ügyfél telephelyén végezheti. Hogy melyik helyszín az optimális, az a költség és kényelmetlenség tengelyek mentén kerülhet meghatározásra. A feldolgozó cég telephelyére történő szállítás költséget jelenthet, ami összevethető azzal, hogy az Ügyfélnél esetleg nincs megfelelő hely, ahol el lehet végezni a munkát. Ez utóbbira esetleg gyógyszer lehet a hétvégi munkavégzés, de lehet, hogy nem megoldható.

A bérfeldolgozást végző cég az iratanyagokat átnézhetii, a benne található kapcsokat kiszedi, szétválogatja és sorba rendezheti.

Saját nagyteljesítményű szkennereivel - a feldolgozandó mennyiség függvényében - minden bizonnyal sokkal gyorsabban végzi el a munkát, mint az az Ügyfélnél esetlegesen megtalálható irodai szkennerek segítségével lehetséges lenne.

A legegyszerűbb esetben a képeket azonosítóval látják el és visszakeresést támogató adatokat is rögzítenek hozzá.

Vannak olyan cégek, akik a megtekintéshez, visszakereséshez is képesek külön szoftvert biztosítani. Az ilyen specializált, iratkezelő szoftverek hatékonyabbá teszik az iratokhoz kapcsolódó tevékenységet, így érdemes lehet elgondolkodni ezek alkalmazásán.

Bérszkennelés és kapcsolódó szolgáltatások

Bérszkennelés és a lehetséges, hozzá kapcsolható szolgáltatások

• tanácsadás, szaktanácsadás
• feldolgozási, digitalizálási terv készítése (folyamatok, technológia, keresési és kezelési szempontok meghatározása)
• iratrendezés (szétválogatás, tárgykörök, ügykörök meghatározása, évek szerinti rendezés, megőrzési határidők megállapítása, szakszerű megsemmisítés, irattári jegyzék, jegyzőkönyv készítés)
• közepes- és nagyteljesítményű szkennerekkel bérfeldolgozás saját telephelyen ("múltfeldolgozás")
• közepes- és nagyteljesítményű szkennerekkel bérfeldolgozás Ügyfél telephelyén ("múltfeldolgozás")
• feldolgozás és adatrögzítés időszakosan a jelenben és a közelmúltban feldolgozandó anyagok körében
• fizikai iratok szakszerű betárolása, irattári dobozolása
• bértárolás, kapcsolódó adatszolgáltatás
• digitális archívum kialakítás a feldolgozott anyagokból
• szoftverkiválasztás- és bevezetés
• szoftverbevezetés felügyelete
• oktatás, betanítás
• speciális szolgáltatás: iratmentés
• speciális szolgáltatás: szakszerű iratköltöztetés
• speciális szolgáltatás: irattár kialakítás, üzemeltetés

Kapcsolódó inkek:

Docuscan Kft. >>>

Szerző: DWP, dátum: 2006. 11. 03.