- Első kérdésünk ahhoz kapcsolódik, hogy az utóbbi időben egyre gyakrabban találkozhattunk hírekkel a DocuScan Kft-vel kapcsolatban. Ez a tevékenység felfutásának vagy a tulajdonosváltásnak köszönhető vagy a kettő együtt eredményezi a gyakoribb szereplést?

- Azt gondolom, hogy a kettő együtt jelentkezik. A tulajdonosváltással elindult egy olyan folyamat, amelynek révén megerősödött a cég kereskedelmi tevékenysége. Ez mind a végfelhasználókkal történő kapcsolatfelvételben, mind a viszonteladó partnerekkel kialakítandó együttműködés területén jelentkezik. Mivel a kereskedelmi tevékenység irányítása az én feladatom, így napi szinten tapasztalom, mind én, mind a kollegáim, hogy  a piacon lévő igények is növekszenek és változnak. Egyre több olyan IT területen, DM területen tevékenykedő cégekkel találkozunk, akik jelezték, hogy örülnek a kapcsolatfelvételi, partnerkeresési szándéknak, mert ők is érzik azt, hogy egyre több szembejövő projektjük során derül ki, hogy a Megrendelő fiókjában akad néhány tízezer, néhány millió oldal, amit digitalizálni kell.

- Egy ilyen jelentős háttér, mint a Műszertechnika, számos előnnyel járhat gondolhatunk például egyrészt a számos üzletágra, amelyek egymást kiegészíthetik az ügyféligények kielégítése során, másrészt a tőkeerőre. De mely előnyök jelentkeznek ebből a DocuScan számára konkrétan?

- A DocuScan Kft. a Műszertechnika Infocom cégcsoportjának a tagja. Ez a csoport az, amely az IT technológia, irodaautomatizálás területén tevékenykedik. Mindenképp óriási előny az a szinergia, amely abból adódik, hogy több cég, egymás mellett, egymást kiegészítve dolgozik. A DocuScan, -mint a cégcsoport új tagjának- részéről az együttműködés már most is megvan a MT Csoport régi tagjaival. Ezen túl a Műszertechnika kapcsolati tőkéje is jól hasznosul.

Az előny a tapasztalatátadásban is jelentkezik: a Műszertechnika jelentős súllyal bír az IT közbeszerzések területén. Az itt megszerzett tapasztalatokat a kollégák örömmel adják tovább a DocuScan számára, hogy cégünk is tovább tudjon lépni ezen Ügyfelek irányába. Korábban a DS-re illetve elődjére inkább az volt a jellemző, hogy a versenyszférában tevékenykedett, de mindenképp szeretnénk, ha az államigazgatás is felismerné tevékenységünk hasznát és ők is ügyfeleinkké válnának.

- Milyen előnyökkel járhat egy államigazgatási egység számára, ha a DocuScan végzi a szóban forgó tevékenységet a számára?

- Az az állapot, hogy rogyadoznak a polcok a zsúfolt irattárakban az olyan iratoktól, amit tárolni akarnak vagy tárolni szükséges - nos ez nem csak a versenyszférának a sajátja, hanem az államigazgatásnak is. Tudható, hogy az állami szektor különböző intézményeiben nagyon küszködnek ezzel a problémával és nagyon várják a jogalkotótól a törvényi háttér biztosításának érdekében, hogy végre ne kelljen őrizni az a rengeteg papírt. Gondolja csak végig - az államigazgatás budapesti része döntő többségben a Belváros elég frekventált területein van. Ha ez saját épület is - de bérelt épület esetén különösen - nagyon magasak a tárolási terület költségei. A napokban felröppentek a hírek, hogy "összeköltözik" a kormányzat az "új kormányzati negyedbe" - nem ártana, ha a költözés előtt a raktárakban tárolt iratokat "tisztába lehetne tenni". Ne azzal kelljen foglalkozni, hogy hatalmas irattárakat szükséges kialakítani az új épületekben.

- A DS meglevő ügyfelei tehát a versenyszférából kerültek/kerülnek ki. Mekkora méretű munkák voltak ezek, kik is tulajdonképpen ők?

- Örömmel mondhatjuk, hogy sokrétű tapasztalatokkal rendelkezünk és reméljük, hogy ez így is marad. Sokrétű a tapasztalatunk egyrészt tevékenység szerint, másrészt volumen szerint, amely lehet néhány tízezer oldaltól a milliós nagyságrendig.

A tevékenységünk, azaz az, hogy digitalizálunk és az iratok elektronikus képeit készítjük el a papírokról sokakban azt a reflexiót váltja ki, hogy ez az elektronikus archiválás. A kép ennél árnyaltabb. Előfordulhat, hogy az ügyfél az mondja: a papíralapú egyébként már nem "mozgó" dokumentumait szeretné eltenni pl. a jogi osztály számára, ezért digitalizáltatja, learchíválja, "kisöpri" az eddig raktározásra használ teret és a későbbiekben csak akkor nyúl az anyaghoz, ha nagyon muszáj. A másik megközelítés, amikor úgynevezett operatív archívumokról beszélünk, lásd, egy élő lízing szerződés, amely lehet, hogy öt-tíz-húsz éves futamidejű, de bármikor szükség lehet a szerződés szövegére. Tehát egy olyan anyagról beszélünk, ami alapjában "pihen" az irattárban, de hogy ha az Ügyfél valamit szeretne a futamidő közben változtatni, akkor azonnal kell a dokumentum. A példa kedvéért: xy lízingcég call-centerében  dolgozó ügyfélszolgálatos munkatárs, amint az Ügyfél bejelentkezik bármi kéréssel, problémával, azonnal megkapja a szerződés képi információját a számítógépes rendszerén keresztül és nem kell arra  várnia, hogy az irattárból felhozzák a dokumentumot.

Megjelent egy új igény is, ami nagyon örvendetes: ez pedig a napi szintű postának a feldolgozása. Van olyan ügyfelünk, akinek a napi postáját dolgozzuk fel. Tehát a postafiókba érkező leveleit átirányítja hozzánk, mi digitalizáljuk, indexeljük, és egy védett ftp-n keresztül feltöltjük a távoli elérésű helyére.

- ... és az eredeti iratanyagot pedig valamikor megkapja ...

- Így van. Ezeket meghatározott időn belül, összegyűjtve, szelektálva, (ahogy Ő kérte), leszállítjuk számukra. Ez a tevékenység a partnerünk viszonylatában azért is fontos, mert a céghez beérkező ügyfél levelekre 7 napon belül reagálniuk kell, különben a felügyeleti szerv megbüntetheti őket. Ennek ellenére, nem volt elegendő erőforrásuk, a feladat ellátására. Most viszont, 24 órán belül a munkafolyamat támogató rendszerben jelentkeznek a feladatok

- Mások mit profitálhatnak abból, hogy a DS ügyfelei között nagyon sok olyan cég van, amelyeknél kiemelkedő fontosságú szempont a biztonság? Bankok, biztosítók, lízingcégekre gondolunk...

- A biztonság valóban egy nagyon lényeges kérdés. Az a jó hír ezzel kapcsolatban az, hogy amikor elkezdtük a tevékenységünket, azaz pontosabban a cég elődje elkezdte a tevékenységét, első ügyfele egy bank volt. Emiatt kezdetektől fogva vigyáznunk kellett, hogy a biztonsági szempontok kiemelten érvényesüljenek. A későbbi Ügyfeleink számára ez már adottság volt. Ez jelenti azt is, hogy telephelyünkön gyakori banki ellenőrzések voltak-vannak a bankbiztonsági szempontok betartása miatt. A gazdasági-pénzügyi életben banktitoknál kevés fontosabb szempont van, talán csak az ipari titkok ilyenek. Tapasztalatunk az, hogy amikor az Ügyfeleinknek elmondtuk, hogy az irataik kikerülnek az ő "szemeik elől", első pillanatban meghökkentek és kérdések fogalmazódtak meg bennük. De amikor látták, hogy milyen biztonságos a feldolgozás folyamata megnyugodtak, és ami a legékesebb bizonyíték ügyfeleinké váltak.

Minden munkatársunk titoktartási nyilatkozatot ír alá, a telephely 24 órában kamerákkal ellenőrzött és még további intézkedések is élnek, amelyek garantálják, hogy olyan környezetben történjen a feldolgozás, mintha ki sem kerültek volna az adott cégtől az iratok.

Ez a háttér nagy nyugalmat adhat azoknak a cégeknek, akik a DocuScan-re bízzák iratanyaguk feldolgozását.

- ... tanúsítványok - minőségirányítás vagy információvédelem?

- Most a minőségirányítási auditra készülünk, ez november végén lesz, az információvédelmi tanúsításnak jövőre kezdünk neki.

- Hogyan is zajlik egy tipikus projekt?

- A DS egy szolgáltató cég, egy nagyon speciális területen. A velünk újonnan kapcsolatba kerülő Ügyfeleink esetén nagyon gyakori, hogy nem is igazán tudják, hogy mire van szükségük. Az gondolják, hogy a digitalizálás egy egyszerű művelet, nem kell hozzá más, mint egy szkenner, de ez nyilván nem így van. Ezért a munkánk jelentős részben tanácsadásból is áll. Volt például olyan projektünk, ahol független tanácsadóként vették igénybe a tudásunkat, elmondtuk, hogy mit hogyan érdemes feldolgozni, hogyan javasoljuk megvalósítani a különböző feladatokat, azt követően magát a feldolgozását pedig nem mi végeztük, de a lényeg, hogy úgy sikerült az általunk adott tanácsok alapján megszervezni a munkát, hogy utána elégedett volt, az ügyfél is és még az a cég is, aki magát a digitalizálást elvégezte. Érdemes megemlíteni, hogy közbeszerzéses területen nem is tehetnénk, hiszen aki a tanácsokat adja nem indulhat el azon a tenderen, amelyen magát a feldolgozási munkát pályáztatják meg. Úgy érdemes elképzelni a folyamatot, mint egy "fekete dobozt". Az Ügyfélnek vannak elképzelései az elérendő célról, Mi ezt a célt -ha szükséges- szofisztikáljuk, pontosítjuk, illetve a "fekete dobozban" megszervezzük és megvalósítjuk a cél elérését, természetesen mindezt szorosan együttműködve a Megrendelővel, mindeközben pedig biztosítjuk számára a folyamat teljes átláthatóságát.

- Hol és hogyan lehet kapcsolatba lépni a DocuScannel? Ha jól emlékszem a honlap a közeljövőben jön ki?

- Így igaz, a héten készül el. Most már a végső simításokat végezzük, egy-két anyag feltöltése hiányzik csupán. Talán a cikk megjelenésének időpontjában már bárki megtalálhat minket a www.docuscan.hu címen. Nem virtuálisan Pomázon található a feldolgozóüzemünk. Ennek a Budapesten kívüliségnek, ám Budapesthez közeliségnek számos előnye van. A fenntartási költségek alacsonyabbak az agglomerációban, de még sincs sem időben sem térben messze Budapesttől, különösen most, hogy a Szentendrei utat felújították. Ha bárki szeretné a digitalizáló üzemet működés közben megtekinteni, (ami egyébként elég gyakori jelenség,) akkor nagyságrendileg 20-30 perc alatt elérhetőek vagyunk a városközpontból (persze csak, ha nincs dugó).

- És a leendő látogatók Önt kereshetik vagy a központi számon érdeklődhetnek?

- Azt gondolom, hogy a honlapon szereplő elérhetőségek bármelyikén keresztül egymásra fogunk találni.

Az interjú folytatódik - kérjük térjen vissza elolvasni a folytatást!

Kapcsolódó DocuWorld linkek:

Magyar és regionális babérok a dokumentumok kezelésében >>>

Dokumentumkezelés színe-java - ingyenes tanácsadói rovat >>>

Most vagy soha? Segítség a DM felé vezető első lépésekben... >>>

Nem látványos - de fontos. Tudnivalók a bérszkennelésről. >>>

A DocuScan Kft. bemutatkozása a DMS Labor konferenciáján >>>

Kapcsolódó honlapok:

DocuScan Kft. >>>

Szerző: DocuWorld, dátum: 2006. 11. 22.