Az e-mail archiválás stratégiai jelentősége

A vállalatok üzleti tevékenységének részeként naponta email üzenetek ezrei jönnek létre.

A vállalatok számára egyre inkább nyilvánvalóvá válik, hogy az emailek "eltömítik" a számítógépes hálózatokat és az alkalmazottak egyre több időt fordítanak a kezelésükre. Az email üzenetek száma exponenciálisan nő, és ennek eredményeképpen a hálózati kiszolgálókon, a PC-k merevlemezein, a szalagos biztonsági mentésekben és a vállalati információs rendszer egyéb tárolóeszközein hatalmas mennyiségben tárolódnak.
A nagy mennyiségű email archiválása jelentős tétel a vállalati tárolási költségvetésben.

Az email azonban egyúttal a "vállalati memória" része is, amely megmutatja, hogy a vállalat hogyan intézi az üzleti ügyeit - bizonyítékot szolgáltat a vállalati döntésekről és műveletekről. Ezen email üzenetek tanúsítják a vállalat műveleteit, tevékenységeit és tranzakcióit. Napjainkban az email szerepére a Microsoft trösztellenes pere és a "fen-phen" diétás gyógyszer ügyében született többmilliárd dolláros megállapodás is felhívja a figyelmet.

Ha megkérdeznénk egy vállalati jogi tanácsadót, hogy mi az, ami nem hagyja aludni éjszakánként, valószínűleg azt válaszolná, hogy a vállalat informatikai rendszerében tárolt emailek tömege aggasztja. Az email növekvő és nehezen meghatározható jogi kockázatot jelent, így kulcsfontosságú, hogy pontosan tudjuk, hogy mi az emailek tartalma és hogy azok hol tárolódnak.

A "vállalati tudás" nagy része elektronikus levél formájában jelenik meg.

Majdnem minden vállalat emailek használatával intézi ügyeit, de csak néhány kezeli az emailt fontos vállalati vagyonként. Az email értékének kihasználásához jól átgondolt archiválási stratégiára van szükség. A tárolt emailek hardverhiba vagy rendszerkarbantartás során könnyen megsérülhetnek vagy elveszhetnek, így a tárolt vállalati tudás csak részletekben marad fenn. Az emailek archiválása és visszaállítása költséges adminisztrációval jár, gyakran nem megfelelően megy végbe és csökkenti az alkalmazottak termelékenységét. Vírustámadás esetén pedig óriási veszteségek jelentkezhetnek, mint például 2000 májusában az "I Love You" vírus esetén.

Napjainkban egyre nyilvánvalóbbá válik, hogy a World Wide Web új dimenziót nyit az emberi kommunikációban és az Internet új piacokat hoz létre. Az email azonban problémákat vet fel.

Az email kommunikáció elterjedtsége ellenére az elektronikus levelezőrendszerek nem igazán segítik a felhasználókat a vállalati email nagy tömegű és dinamikus kezelésében. E dokumentum első része megpróbálja bemutatni az email elterjedésének növekedését, a vállalati információkhoz kapcsolódó kockázati tényezőket és a folyamatosan növekedő vállalati email tárakban rejlő értékeket. A dokumentum második része táblázatos formában mutatja be az email archiváló rendszerekkel szembeni elvárásokat és néhány alapvető választási szempontot.

Az email terjedése

Az email használat hihetetlen mértékben növekszik. Bármilyen mutatót veszünk figyelembe, nyilvánvaló a tény, hogy a digitális információk áradatában az email a leggyakoribb. Az e-információk szökőárja az üzleti élet minden területét elborította és napjainkra a vállalati információtároló rendszereket is telíteni kezdi.

Valóban, az email olyan hétköznapivá vált, hogy már nehéz elképzelni az életet nélküle. 2000-ben az USA-ban több mint 6,8 trillió emailt küldtek és fogadtak (körülbelül 2,2 milliárdot naponta), miközben hagyományos levelet mindössze 293 milliót. Az amerikai munkavállalók durván kétharmada használja napi szinten az emailt és egy átlagos irodai dolgozó naponta 60-200 email üzenetet küld és fogad. A Microsoft például naponta több mint 3 millió üzenetet dolgoz fel .

Az email kényelme igen vonzó, így az alkalmazottak egyre több időt töltenek emailek írásával, olvasásával és rendszerezésével. A Gartner Group (egy vezető e-piaci kutatócég) felmérése szerint a megkérdezett alkalmazottak átlagosan napi 49 percet töltenek emailezéssel, ami 30-35 százalékkal több az egy évvel korábbi értéknél. A Ferris Research becslése szerint a középvezetők 2002-ben napi négy órát fognak emaillel dolgozni. Jelenleg az Intel 88 ezer dolgozója átlagosan napi 2 és fél órát tölt emailezéssel.

Az email ugyanakkor nem csak az USA-ban van jelen. A forgalom a világ más részein még gyorsabban nő. 1999-ben az email címek száma 84 százalékkal nőtt világszerte, ebből az USA-n kívüli területek három számjegyű növekedéssel vették ki a részüket. Napjainkban világszerte több mint 225 millió ember tud emailt küldeni és fogadni, és az előrejelzések szerint 2005-re megdöbbentő mennyiségű, 750 millió darab email cím fog létezni.

A World Wide Web nagy nyilvánosságot kap, de az az igazság, hogy terabájtban számolva minden évben 500-szor annyi email jön létre, mint amennyi web oldal. Bár ennek egy részét magánszemélyek küldik és fogadják, a forgalom nagy része vállalati email kiszolgálókon bonyolódik le.

A cikksorozat folytatódik, kérjük térjen vissza a közeljövőben a folytatásért!

Publikáló: DocuWorld, dátum: 2006. 12. 12., Forrás: MS >>>