|
A dokumentumlabirintus Ariadné fonala: az iktatás 2005-11-14, 08.33:00
 Nyomtatás |
 PDF
Aki már tévedt el szervezetének, vállalkozásának szerződéseiből, számláiból, ügyfél-leveleiből álló labirintusban, aki már várt napokig egy sürgős levél előkeresésére, az mind tudja értékelni azt a segítséget, amit az iktatás jelent.
Az iktatás
Az iktatás a szervezetek (legyen az a szervezet államigazgatási vagy üzleti) tevékenységét kísérő, támogató iratok, dokumentumok kezelésének sarokpontja.
Ez az a pont, ahonnan egy irat élete tulajdonképpen elindul. Hiába is készül el az irat ugyanis - addig, amíg be nem iktatják, nem regisztrálják valahol létezését, addig tulajdonképpen nincs is.
Tehát amíg be nem iktatják, az irat csak létezik, de nem él.
Az iktatás feladatai
Az iktatás biztosítja az iratok:
- nyilvántartásba vételét,
- nyomonkövethetőségét,
- a visszakereshetőséget,
- más iratok, dokumentumok kapcsolását az alapdokumentumhoz,
- és persze a jogszabályoknak történő megfelelést.
Számos eljárás alakult ki a iktatásra. Ezek közül minden szervezet maga kell, hogy kiválassza a tevékenységének, szervezeti kialakításának leginkább megfelelő, legcélszerűbb iktatást (hacsak ennek módját valamilyen törvény, jogszabály kötelezően elő nem írja).
A sorszámos iktatás
A sorszámos iktatás használata esetén az adott évben keletkező vagy beérkező valamennyi dokumentum egy folyamatosan növekvő sorszámot kap, az év feltüntetése mellett. Ez az iktatások legegyszerűbbike, az adott év első iktatott irata az 1/2005 sorszámot kapja.
Az iktatás az év végéig megszakítás nélkül folytatódik, majd a következő évben újra indul.
A főszámos iktatás
Egy másik, széles körben elterjedt iktatási módszer az úgynevezett főszám/alszámos iktatás.
A főszámos iktatás olyan, mintha egy dossziét nyitnánk meg. A dosszié egy sorszámot kap, az ügy-sorszámhoz tartozó további iratok mind ezen belül a "dosszién" belül kapnak helyet. Egy úgynevezett alszám azonosítja az összetartozó dokumentumokon belül a különböző iratokat. A később beérkező dokumentumok mind kapnak egy ilyen alszámot, amely az adott főszámon belül eltér a többitől.
Fontos időpont az iktatásban
Néha, egyes szervezeteknél különösen érdekes lehet – jogi szempontból – a dokumentumok beérkezésének időpontja. Gondoljunk csak arra, hogy egy átutalási megbízás teljesítésének időpontja milyen lényeges lehet! Ezért is szokták a bankok a papíros alapon benyújtott megbízásokat időpecséttel ellátni (minden banknál létezik egy "befogadási" határidő, amikor még "aznapi" teljesítésre elfogadnak megbízásokat).
Az ilyen kitüntetett dokumentumokat haladéktalanul iktatni kell.
Általában is minden, a szervezethez beérkezett iratot, számlát, levelet az érkezés napján iktatni kell. Ha egy irat a munkaidő vége után érkezik be, akkor a következő nap, munkakezdéskor szükséges az iktatást elvégezni.
Iktatás, elektronikus iktatás – iktatókönyv, iktató rendszer
Két iktatási lehetőség van, a hagyományos és az elektronikus iktatás.
A hagyományos iktatásnál szabályos esetben egy előre nyomott, bekötött, sorszámozott, nyilvántartásba vett, hitelesített iktatókönyvet használhatunk. A szabályszerűen vezetett iktatókönyv közhiteles okirat lehet, ezért benne radírozni, kifestéssel, tintával adatokat olvashatatlanná tenni nem szabad. A javítandó részeket egy vonallal kell áthúzni és kézjeggyel, dátummal kell ellátni. Az iktatókönyvet, annak szabályos vezetését ellenőrizni kell, év végi zárással. Az iktatókönyv nem selejtezhető.
A hagyományos iktatókönyvet egyre inkább kiváltja a számítógép és az iktatóprogramok sokasága.
Az elektronikus iktatásnak számos előnye van, a legfontosabb talán a gyors visszakereshetőség. Amíg egy hagyományos iktatókönyvben egy kevés információval rendelkező titkárnő akár órákig elkeresgélt egy adat után, addig az iktatórendszer a másodperc töredéke alatt rendelkezésre bocsátja a keresett adatot.
Az elektronikus rendszerben könnyebb nyomonkövetni az iratok hollétét.
Bármelyik rendszert is használjuk, az eredeti irat és az iktatókönyv vagy iktató-rendszer közötti kapcsolódást (megfelelést) biztosítani kell. Ez egész egyszerűen nem jelent mást, mint az iktatás adatainak rögzítése mellett az iktatószám és néhány főbb adat feltüntetését magán az iktatott iraton.
Korábban ezeknek az adatoknak a rögzítését az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásával lehetett kezdeményezni.
Alapesetben a jó iktatóbélyegző helyet tartalmaz:
- a szervezeti egység,
- az iktatás időpontja (év, hó, nap formában, illetve kényes iratok esetén óra, perc idővel kiegészítve),
- és természetesen az iktatószám számára.
A fentieken túl feltüntethető:
- ügyintéző neve,
- irattári tételszám,
- mellékletek száma.
A modern technika ebben is segít az ügyintézőknek: léteznek már speciális nyomtatók, amelyek használata kiválthatja a bélyegzőt és a kézi kitöltést.
A cikk folytatásában olvashatunk majd az elektronikus iktatórendszerekről, és a lapolvasók használatáról.
***
Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk
Mibe kerül egy iktató program, iktatási rendszer – az elektronikus iktatás ára >>>
Egy iktató és archiváló rendszer ismertetője >>>
Iktatás, iktató program, iktató rendszer >>>
***
Szerző: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, Dátum: 2005. december 4.
|
|
|
Részletek...