DocuWorld Portál munkatárs (DWP): Bevezetésként annyit, hogy körülbelül 2 éve bukkant fel a DMS Labor a hazai dokumentumkezelésben, én ekkor hallottam róla először, a később is említett Nagyvállalati dokumentumkezelés rendezvénysorozat kapcsán. A rendezvénysorozat szerintem egy érdekes kezdeményezés volt, kicsit sajnálom, hogy nem kapott nagyobb publicitást.
Most pedig itt ülünk Haraszti Miklós úrral (HM), a DMS Labor ötletgazdájával, megszervezőjével, hogy bepótoljuk ezt.

DWP: Azoknak, akik most olvasnak először majd a DMS Laborról, legyen kedves a kezdetekről mesélni - hogyan és miért alakult a DMS Labor?

HM: Természetesen lelkesedésből alakult. A Hírközlési és Informatikai Tudományos Egyesület Dokumentum-technológiai Szakosztályának egyik alapítójaként fontosnak tartom, hogy legyen fóruma és működési területe a dokumentumkezelési problémák kutatásának, a fejlődési irányok követésének, és a felhasználók szakmailag megalapozott tájékoztatásának. Úttörők szeretnénk lenni, élen járni a példák bemutatásában, az elkerülhető buktatók feltárásában és nem utolsó sorban az értékes hatékony modern technológiákkal megvalósított megoldások független hírvivői szeretnénk lenni.

A Dokumentum-technológiai Szakosztály társadalmi szervezetként magas szinten képviselheti a dokumentumkezelés összetett problematikáját, a DMS Labor ehhez nyújt mélyen megalapozott szakmaiságot. A dokumentumkezelés nem új a nap alatt, ezért nem célszerű önálló egészként, valami kiragadott lehetőségként kezelni, mint minden más területen ez is integráns részévé válik a már meglévő megoldásoknak. Szakmai szépségét mégis az adja, hogy nehéz olyan mai aktív üzleti-informatikai területet találni, amelynek ne lenne valamilyen köze elektronikus, vagy papír alapú dokumentumokhoz.

DWP: Milyen rendezvényeik voltak ezidáig?

HM: A "Nagyvállalati dokumentumkezelés" rendezvénysorozattal kezdtünk, amely több fordulóban a teljes vertikumot átölelte, több hazai szereplőt megszólaltatva. A nagyvállalati jelző erény volt a megoldások minősége szempontjából, viszont látván a hallgatóság reakcióit úgy döntöttünk, hogy a nagyvállalati rendszerek felé kacsintgató kis és közepes vállalatok megoldási igényére is szervezünk előadás sorozatot. Ez szülte az ECM (Enterprise Content Management), vagyis az üzleti tartalomkezelés rendezvénysorozatunkat.

Legnagyobb rendezvényünk a Budapesti Kongresszusi Központba szervezett "Hitelesség az üzleti életben" konferencia volt, amely a dokumentumkezelési megoldások csúcsát készítette elő: a hiteles dokumentumkezelés lehet a végcél azon a pályán, amelyet a magyar illetve a nemzetközi vállalkozások bejárnak. Az út nyomvonala már akkor is látható, amikor a burkolat még csak terveken szerepel, meglehet a lábunk alatt épp a köveket rakják le, mi akkor is a távolba nézünk tudván a dokumentumok őrzési idejének széles időtávját.

DWP: Hol áll most a szervezet?

HM: Azt szoktam mondani, olyan ez mint a hullámvasút. Egyszer felfelé halad, egyszer meg lefelé robog. Számomra mindegy is talán, hogy éppen slágertéma, vagy feledésbe merülő megoldás-csomag, mert a pálya örök, és mindig fontos, meghatározó része lesz az üzleti életünknek. Külön meg kell említeni a magánszféra hatását is, hiszen az üzleti megoldások, és a magánszféra közigazgatási kapcsolatai mindig kölcsönösen hatottak egymásra.

A közigazgatási reform, a különböző minisztériumi szintű projektek, törvénymódosítások talán már elérték azt a munkapontot, amikor az elektronikus aláírásról, a közhiteles, bizonyító erejű elektronikus megoldásokról már nem csak mint különleges lehetőségekről, hanem a hétköznapi élet szerves részét képező megoldásokról beszélhetünk.

Számomra nagyon jó példa a bankkártyák elterjedésének modellje, úgy hiszem az elektronikus dokumentumkezelés, és általában az elektronikus ügyintézés hasonló modell szerint fog elterjedni. Aki ezzel képes azonosulni, hamar észreveszi, hogy egy átutalási tranzakcióhoz, vagy készpénz felvételhez képest mennyivel bonyolultabb, szövevényesebb folyamat kerülhet egy elektronikus számla, vagy elektronikus közbeszerzés mögé. Nem szeretem viszont, amikor az egyszerűen is kezelhető dolgok rendszerek adottságai miatt válnak bonyolulttá, gyakran a használhatóság akadályaként merül fel egy-egy megoldás bonyolultsága, összetettsége. Be kellett látnom, hogy maga a működés (papíron) is bonyolult, de ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy ne lehetne egyszerűen megoldani. Jelenleg a különböző sziget jellegű kísérletezések korát éljük, nemcsak nálunk, nemzetközileg sincsenek még kiforrott egyszerű megoldások. Hatékonyak vannak. Előnyökkel és hátrányokkal, ezért mindig mérlegelés tárgya, hogy egy meglévő dokumentum-folyamatot hogyan alakítsunk át, érdemes-e egyáltalán hozzányúlni.

Itt található meg a hullámvasút mozgató ereje, amikor sokan döntenek halasztó jelleggel akkor a piac lankad, amikor sikerül tömegesen megmozgatni, meggyőzni a megrendelőket, akkor ismét slágertémává válhat a dokumentumkezelés. Mint DMS Labor, elsődleges célunk a hullámvasúton vezetni a cégeket, megmutatni a lehetőségeket, a kiaknázható tartalékokat.

DWP: Mik a szakmai terveik a közelebbi és távolabbi jövőre?

HM: Hosszútávú vágyam a szabványos dokumentum-formátum elterjesztésében, kialakításában részt venni, szerepet vállalni. Mint ahogy az atomfizika alapja az atomi állapot pontos ismerete, a dokumentumkezelésnek is alapja maga a dokumentum, amelyet kezelünk. Szeretem az interdiszciplináris hasonlatokat, szeretek párhuzamokat feltárni és modelleket vonni a hétköznapi életből, mert ezek nagyban elősegítik a megértést.

Büszkék lehetünk Newton és Einstein eredményeire, de azt hiszem Öveges professzor és Sas Elemér közvetítő képessége nélkül sosem jutottak volna el hozzám e tudományos magasságok. Ezt a példát szeretném a dokumentumkezelés és határterületein követni.

DWP: Hogyan látja a DMS Labor a magyar dokumentumkezelési piacot?

HM: Háromféle piacot látunk. Az egyiket hagyományos "magyar" életút jellemez, amely valamilyen virtusból néha szembe megy nagy nemzetközi törekvésekkel (pl. iktatás), a másikat a nagy nemzetközi megoldások kényszeredett adaptációja (pl. gyógyszeripar, energia szektor) jellemzi, és a harmadik utat nagyban meghatározza a (dokumentumokat) környező informatikai rendszerek fejlesztése.

Mindhárom viszonylag kötött pálya, szűk mozgástérrel. A csatatér (ha egyáltalán kifeszítik a mezőt hozzá...) általában a leendő rendszer, az új megoldás, és a "régi" felhasználók között feszül , ahol a "döglött lovat" sokáig cipelik az egyik féltől a másikig. Nem akarok pesszimistának tűnni, hiszen optimista módon állok minden egyes rendezvényünk élére, de nem hagyom, hogy a nemzetközi piaci megoldások dicsfénye elvakítson. Idősebb ismerőseim sokszor mondogatják, hogy a vidéket is járni kell néha, informatikát fejleszteni csak ott lehet ahol már van...

Van választásunk - követhetünk egy speciális otthonról táplálkozó utat, illetve csatlakozhatunk minden jóhoz, amely méreteiben, súlyában többszörösen meghaladja nemzeti súlyunkat. Attól tartok, hogy ezen a területen kuriózum szerepünk válhat, hiszen a törvényi szabályozás, a jogszabályok harmonizációja igen nagy befolyással van a kialakítható megoldásokra.

Úgy látom, hogy a törvényalkotás gyorsított tempóban nyitja sorra a lehetőségeket a modern lépések megtétele felé, a versenyszféra pedig még mindig kivár, mert nem érzi esetleg elég stabilnak a környezeti háttért. Jó példa erre, hogy a mai napig vitatkozhatunk azon, hogy egy dokumentumot TIFF, vagy PDF formátumban tároljunk le. Számomra nem az az alapkérdés, hogy melyiket válasszuk, hanem az, hogy tegyük meg a lépést. A legrosszabb döntés ma: nem lépni időben. Amikor a képformátumok nem tudták (?) eldönteni ki lesz a nyerő, akkor is kellett digitális fényképezőgépet gyártani. Szüksége volt az embereknek az eszközre, nem pedig a vitára. Ilyen piaci döntések kikényszerítése gyorsíthatja a folyamatot, amelyben akár nemzetközi előnyre is szert tehetünk, hiszen a kisebb nemzetek mindig könnyebben próbálnak ki, vagy vezetnek be új technológiákat. Nem kell az XML-tõl félni, vagy a nyílt forráskódú megoldásoktól, aki sosem kóstolja meg a pudingot, nem tudja elmesélni milyen is az. Még ha nem is ízlik neki.

DWP: Milyen tendenciákat érzékelnek? Merre tart a piac?

HM: Mehetnénk gyorsabban. Igen kiemelkedő archiválási projektek zajlanak le, illetve zajlottak le, amely a legalapvetőbb dokumentumkezelési funkciót igazán a köztudatba emelte. Ma már nem csoda CD-re írni néhány fájlt...

Talán a mostani második forradalom, az a dokumentumokban tárolt információ visszanyerése, az irdatlan mennyiség, és a formátumok sokrétűsége elérte azt a munkapontot, amikor már nem elegendő több terabájtnyi információt bezsúfolni a szerverekbe, hanem azt is támogatni kell, hogy a normál halandó is megtalálja az elektronikus tűt a bitkazalban... Másik nagyon szép terület a folyamat, a workflow kiszélesedése, gyakorlatilag tudjuk mit kell tenni egy dokumentum példánnyal (akár papíron, akár elektronikusan), mégis amikor a gépre akarjuk bízni, megmarad a kézi ütemezés. Akarjuk is, meg félünk is, hogy a számítógép megtegyen valamit helyettünk. Amikor a papír elsárgul, és olvashatatlanná válik, nem jut eszünkbe, hogy egy kódrészletnek engedjük, vagy ne a "sárgulást". Be kellene látnunk, hogy az informatikai megoldások csupán egy kézzel nem fogható "világba" mozdítják át a dokumetumaink egy részét, amelyet épp úgy uralhatunk, mint a papír állagának megóvását. Nem kell attól félnünk, hogy a "gép" elhatalmasodik rajtunk, hiszen a sejtjeinket sem látjuk, mégis természetesen éljük meg, amikor egy megfázás kialakul és lezajlik. Megéljük. Nagy ugrás lehetne az elektronikus dokumentumkezelési piac számára, ha megélnénk az e-mailjeinket, nem pedig idegenkednénk tőlük abban a pillatanban, amikor mások is komolyan akarják venni.

DWP: Véleménye szerint mik lesznek 2006 dokumentumkezelési slágerei - talán az e-számlázás - vagy valami más?

HM: Nem hinném, hogy bármi slágerebb lenne mint idén, vagy tavaly volt. Az elektronikus aláírásról szóló törvény óta csak kiigazítások zajlanak, sem a közszféra, sem a versenyszféra nem lépett igazán nagyot. Nem is szükséges ezt így látnunk. A dokumentumkezelés nem manna, amely gyógyír minden problémánkra, hanem csupán egy rendszerezett gondolkodásmód, korszerű eszközökkel és átgondolt munkafolyamatokkal kikövezett úton. Amíg nem vesszük észre mennyit költünk összességében a dokumentumokra, addig nehéz előre lépni. Amíg nem zavaró a családi ház fűtési számlája, addig nem alakul ki a hőszigetelési, korszerűsítési igény, és legfőképp annak a megtérülés alapú kialakítása.

Már szakemberek is azt ismételgetik, hogy a "papírmentes iroda" megvalósítása (pontosabban, az abba az irányba való haladás) rövidtávon növeli a papírfelhasználást. Ez igaz. De nem segít. A dokumentumkezelési megoldásokat és koncepciót nem szabad arra csupaszítani, hogy kevesebb tintapatron és fénymásoló papír fogyjon... A mi filozófiánk alapja az ember, a dokumentumkezelési megoldások mozgatója és éltetője az emberi képességek kihasználása, kihasználtságának növelése, olyan funkciók (pl. automatikus dokumentum kategorizálás, szövegfelismerés, automatikus előkönyvelés, stb.) géppel történő kiváltása, ahol az emberi tényező alacsony szintű, mechanikusan ismétlődő, lélekülő feladatokat hajt végre.

Amennyire torz folyamatokat okoz az alacsony gázár, hasonlóan torzítja el a közvetlen dokumentumkezelő munkatársak viszonylag alacsony költsége a DMS piac törekvéseit. Sokszor az iktatást végző munkatárs (rész)bére össze sem hasonlítható az õ funkcióját kiváltó, helyettesítő, vagy legalábbis támogató rendszermegoldások költségével. És itt most ne csak a bevezetési költségekre gondoljunk, hiszen a mai gépkocsiknál is a használat során a vételár többszörösébe kerülhet az üzemben tartás.

Látni kell a jövőt, nem a papír alapú dokumentumok elektronikus többszörözése a cél, hanem az optimális, és szükségszerű dokumentálási feladatok hatékony megoldása papír alapú, és elektronikus módszerekkel. Ahol a papír a jó, ott azt célszerű használni, ahol az elektronikus a követhető, ott azt kell kihangsúlyozni. Emberek vagyunk, és embereknek készítjük a megoldásokat, fejlesztéseket.

DWP: Záró kérdésünk: mi lesz 2006 elsõ DMS rendezvénye?

HM: Tavasszal ismét nagyszabású rendezvénnyel készülünk a Kongresszusi Központba, előtte egy-két DMS Fórum témakörével készítjük elő a rendezvényt. Most elöljáróban csak annyit, hogy vizsgálódunk majd az archivált dokumentum formátumok elterjedtségével és egymásba történő konvertálásának jogi kérdéseivel, valamint a januártól hatályos jogszabály változások versenyszférára való hatásáról rendezünk vitafórumot.

Köszönjük a válaszokat!

***

Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Szakmai konvergencia a dokumentumkezelésben >>>


A META-CONTENTUM K+F projekt >>>


Új lendület a papírmentes iroda gondolatának >>>


Több, mint papírmentes iroda – tanfolyam >>>


A dokumentum paradoxon >>>


Iratkezelési rendszer kiválasztása >>>


Szabványos dokumentumkezelés és archiválás a PDF segítségével >>>


Szabványos dokumentumkezelés a közigazgatásban >>>

***
Szerző Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2005. 12. 16.