Portálunk feladata egyebek mellett, hogy eligazítsa a dokumentumkezelés, iratkezelés világába elindulókat, segítséget nyújtson az első és a további lépésekben is.

Milyen tényezők befolyásolják az elektronikus iktató rendszer árát?

Iktatás, iktató szoftver

A közelmúltban érkezett egy segítségkérés e-levélben, amelynek feladója azt kérte, hogy segítsünk neki irányárat adni: iktató programot vagy iktató rendszert szeretnének bevezetni és ennek árára, áraira szeretne támpontokat. Az akkor megadott válaszunk kiegészítése eredményezte a következő cikket.

Az elektronikus iktatás pénzügyi vonatkozásai

Számos feladat és számos nehézség adódik egy rendszer kiválasztásánál, még egy olyan viszonylag egyszerű "rendszernél", mint egy iktató is.

Mindenekelőtt figyelembe kell venni az elvárt funkcionalitást, a törvényi háttérnek való megfelelést - és számos egyéb más tényezőt is. Ezek közül a tényezők közül, ebben a cikkben csak a pénzügyi vonatkozásúakat kívánjuk vizsgálni.

Az árak és az árra ható tényezők

Úgy gondoljuk, hogy a pénzügyi tényezők kapcsán a következőeket kell figyelni: mindenekelőtt az ellenértékre, azaz mennyibe kerül a kívánt rendszer, aztán, hogy milyen fizetési konstrukciókat találunk ezekhez az árakhoz.

Mi befolyásolja tehát az iktató árát?

Őszintén szólva furcsa, de még mindig találkozhatunk olyan iktató programmal, amely DOS operációs rendszerhez készült. Ennek alapján arra lehet gondolni, hogy ezekre is van igény - tehát az elsődleges ármeghatározó szempont az operációs rendszer.

Felmérésünk alapján bátran állíthatjuk, hogy a "DOS-os" iktató olcsóbb lesz, mint Windowsos párja - ellenben kevesebb ilyet találunk. Tehát amennyiben egy Windows operációs rendszer boldog tulajdonosának mondhatjuk magunkat, akkor sokkal több programból választhatjuk ki az elképzelésünknek megfelelőt.

Amennyiben nem kérdés továbbá az operációs rendszer, mérlegelni kell, hogy egyszerű iktatást szeretnénk bevezetni, vagy a jövőbe tekintve, egy nagyobb, kiterjedtebb funkcionalitású rendszert alapozunk meg.

Gondolnunk kell az iktatási helyek számára. Az árat befolyásolja, hogy hány munkatárs számára szeretnénk lehetővé tenni az iktatást, illetve magához az iktató adataihoz hány munkatárs számára szeretnénk hozzáférést biztosítani. Megint más lehet a költség, ha csak a titkár iktathat és másnak nincs lekérdezési lehetősége és megint más, ha mások is hozzáférést kapnak, akár csak visszakeresésre is. Egész egyszerűen: több gép, több programot és több licencet jelent - és ez a számlában is megjelenik. Ide kapcsolódik a hálózatos vagy nem-hálózatos változatok közti különségtétel.

Hatással lehet a végső summára az "iktatókönyvek száma". A legtöbb kis-közepes vállalkozás nagyon jól elboldogul egy iktatókönyvvel és a legritkább esetben szeretne több elektronikus iktatókönyvet használni, hacsak nem muszáj, de ez is egy befolyásoló tényező.

Hatással van az árra a "tételek száma" (iktatandó dokumentumok, iratok mennyisége) is. Léteznek olyan szoftverfejlesztő cégek, amelyek az iktatott tételek alapján határozzák meg szoftvereknek az árát.

Előfordulhat, hogy a funkcionalitás „szélessége” (hány funkciót szeretnének használni) is befolyásolja a kalkulációt. Mintaként közlünk egy iktató-irattározó alapunkcionalitást:

- ügykörök (ügycsoportok), tételek megadása (irattári tervhez),
- gyűjtőszámok kezelése,
- dokumentumtípusok (levél, távirat, fénykép, floppy vagy egyebek),
- iratok jellege (irattári, levéltári, egyéb anyag),
- továbbítás / beérkezés módjai (levélben, csomagban, faxon, vagy más küldési módon),
- határidők beállítása, jelzése, figyelése, figyelmezetés küldése,
- rendezési lehetőségek száma, fajtája,
- lekérdezési és listázási lehetőség,
- irattárazás támogatása, irattárba kerülés, irattári jegyzék készítési lehetőség,
- selejtezés támogatása, jegyzőkönyvek készítése,
- átadás a levéltárnak, levéltári jegyzék készítése,
- felhasználók és jogosultságaik kezelése.

Ezen felül például, ha postai feladójegyzék készítést vagy külön érkeztetést is szeretnénk, az külön pénzbe is kerülhet (tulajdonképpen ez igaz bármilyen plusz funkcionalitás esetében is).

Néhány kiegészítő funkció:

- szignálás,
- visszajelzés a szignált iratok olvasottságáról,
- határidő napló, napi teendők listázhatósága,
- iratok nyomonkövetése,
- törzsadat kezelés, törzsadat átvétel a cég más rendszeréből,
- kapcsolat a cég más rendszereivel (és milyen legyen a kapcsolat),
- iratok csoportosíthatósága, dossziézás,
- menüpontok egyéni testreszabhatósága,
- színsémák.

Milyen további tényezők módosíthatják a költségeinket?

A teljesség igénye nélkül általában a következőek járulnak még a teljes költséghez:

- a telepítés és beüzemelés költsége,
- oktatás, betanítás,
- programfrissítések díjai,
- kiszállási költség,
- migráció, átvétel (adatátvétel) más rendszerből vagy korábbi iktató adataiból,
- egyedi fejlesztési kívánságokért fizetendő ellenérték.

Áttételesen befolyásolhat a fejlesztő cég és a bevezetésre szánt program elterjedtsége, hiszen egy elterjedtebb program fejlesztési költsége megoszolhat az alkalmazók között (különösen igaz ez általános, gyakran igényelt funkciók kifejlesztések és programba bevezetése esetén).

Iktató részletre?

Ha kialakult az elsődleges ár, a következő fizetési konstrukciókat vehetjük figyelembe (természetesen nem minden fejlesztő vagy kereskedő biztosítja mindegyiket és lehet, hogy az ár "nagysága" (azaz kicsisége) sem indokolja valamennyi szempont mérlegelését - mégis jó ha tudunk az egyösszegű, egyszeri vételáron kívüli lehetőségekről is):

- egyszerre történő vételár kiegyenlítés,
- bérlet,
- részletfizetés,
- esetleg lízing (bár pár tízezer forintos iktatószoftvernél nem biztos, hogy lehetséges).

Bérlet

A bérleti viszony "korlátlan ideig" is tarthat, azzal a szabadsággal, hogy a bérlő részéről ez bármikor megszüntethető. A megszüntetésbe beletartozik a bérleti jogviszony megvásárlással történő átalakítása is. Megvásárlás esetén méltányos lehet, ha az eladó beszámít valamennyit a korábban kifizetett bérleti díjakból. Természetesen ez minden cégnél más és más lehet, és érdemes tájékozódni vagy megbeszélést kezdeményezni.

Részletfizetés

A részletfizetés általában kettő vagy három évre szólhat. Ezalatt az idő alatt megfelelő ütemezésben kerül kiegyenlítésre a vételár, mondjuk negyedévente egyenlő részletekben. Persze ettől is el lehet térni, de kérdéses, hogy érdemes-e az ajánlott konstrukción változtatni, megéri-e?

Egyösszegű vételár

A bizonytalanság miatt, általában a részletfizetés és a bérlet is magasabb ellenértéket jelenthet, mint az egy össszegben történő megvásárlás (a szoftver fejlesztője vagy kereskedője szempontjából).

Lízing

A klasszikus lízing átültetése a szoftver-területre. Ez főleg nagyobb értékű szoftverek esetén szokott működni. A másik három konstrukciónál bonyolultabb kapcsolatokat jelenthet, mindenféleképp érdemes alaposan tájékozódni, mielőtt valaki belevág.

Összefoglalás

Az iktató ellenértékét tehát a következók alakíthatják:

- az operációs rendszer (és egyéb alkalmazott szoftver) típusa,
- elvárt funkcionalitás (csak iktatás lesz vagy egy nagyobb rendszer irányába tesszük meg első lépéseinket),
- a részletes, tételes program-funkcionalitás (iktatás, érkeztetés, postakönyv - illetve még mit, milyen funkciókat szeretnénk látni benne?),
- hány iktatót és hány felhasználót tervezünk most, illetve a közeli jövőben,
- hálózatban használható programot szeretnénk-e (és hány felhasználóra),
- a használni kívánt iktatókönyvek száma,
- az adott évben iktatni kívánt tételek száma (és a dinamikája: hogyan alakul egyik évről a másikra)
- kapcsolódó költségek (további óradíjak, továbbfejlesztés, karbantartás, oktatás, betanítás, programfrissítés, követés, kiszállás és egyéb (óra)díjak),
- a fejlesztő cég és a bevezetésre szánt program elterjedtsége,
- finanszírozás módja (egyösszegú vásárlás, bérlet, részletfizetés vagy lízing).

Természetesen nem mindegyik tényezőt kell vagy lehet figyelembe venni, de érdemes alaposan utánanézni mindennek és legalább egy 3 évre előre szóló kalkulációt elvégezni a költségek vonatkozásában.

***

Ha Önnek vagy ismerősének segítségre van szüksége dokumentumkezeléssel, iktatással, iratkezeléssel, archiválással, szkennerekkel stb. kapcsolatban – kérjük első lépésben keresse Portálunkat, ingyenes tanácsért – info@docuworld.hu - telefon: 06/30/540 65 23.

***

Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


A dokumentumlabirintus Ariadné fonala: az iktatás >>>


DM rendszer ajánlati felhívás 1. rész >>>


Datalogic Iktató >>>


A dokumentum paradoxon - 1 . rész >>>


Klondike - aranybánya az irattárban >>>


Kell-e nekünk iktató rendszer, archiváló rendszer? >>>


DocAge: új, hazai elektronikus iktató és archiváló rendszer >>>


Iktatás, iktató program, iktató rendszer >>>


Iktató programok kiválasztási szempontjai >>>

***
Szerző: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2005. 12. 20.