|
Dokumentumkezelő rendszer kiválasztás – útmutató 2005-12-14, 10.48:00 Nyomtatás |
 PDFA különböző nagyságú szervezetek (vállalkozás vagy közfeladatot ellátó szervezet) különböző dokumentumkezelési igényekkel rendelkeznek – és különböző a felkészültségük is. Dokumentumkezelés egységben – együtt a fizikai iratkezelés az elektronikus dokumentumkezelésselA fizikai, papíralapú dokumentumokat, menedzselésüket és a digitális (már valamilyen dokumentumkezelő rendszerben lévő) dokumentumokat egységben kell szemlélni és mindig figyelemmel kell lenni a "másik oldallal" kapcsolatos teendőkre, feladatokra - azaz egy rendszert úgy kell(ene) bevezetni, hogy egyúttal az irattári szabályzást is létrehozza vagy aktualizálja a cég és fordítva: a szabályzás kialakításakor gondolni kell a később kialakítandó elektronikus rendszerre is.Jelen cikk elsősorban a dokumentumkezelő (iktató, archiváló, ügyintézést támogató, workflow feladatokat is végző) rendszer kiválasztása körüli kérdésekről szól. Átgondolt feladatokA rendszer beszerzése (megvásárlása vagy kifejlesztése) előtt nem árt, hogy ha alaposan átgondolunk és megválaszolunk néhány kérdést. Ezen kérdések egy része a hatékony és gyors munkát alapozza meg, a továbbiak pedig a gyakorlati megvalósításban segíthetnek.Az alapokra vonatkozó kérdések között mindenekelőtt alaposan át kell gondolni, hogy melyek pontosan azok a feladatok, amelyeket szeretnénk megtámogatni a rendszerrel. A másik alapvető dolog, hogy rendelkezésre áll-e a megfelelő szakértelem a cégnél az általános iratkezeléssel, dokumentumkezelő rendszerekkel kapcsolatban. A harmadik alapvető dolog, hogy rendelkezésre áll-e a kapacitás, vagyis lefordítva: van-e olyan ember, aki munkája mellett meg tudja-e valósítani, illetve tudja-e felügyelni a munkát? A rendszer alapozásánál a következőket érdemes átgondolni: csak az iratok nyomonkövetésére vágyunk (iktatórendszer) vagy szeretnénk, ha a dokumentumokat is tárolná, archiválná, esetleg az ügyintézést is jó lenne megtámogatni vele (workflow)? A tevékenységeket érdemes a lehető legjobban részletezni és felmérni, hogy milyen dokumentumok kapcsolódnak hozzájuk (darabszám, méret). További átgondolandó mintakérdések: SzervezetA szervezet melyik területe használná a rendszert? (a szervezet egésze, humánpolitika, pénzügy, titkárság, jogi osztály, minőségirányítás, stb.) Központi (egy) telephelyes vagy több telephelyes alkalmazást terveznek? (Ha több telephelyes lesz a rendszer, milyen kommunikációs megoldások állnak rendelkezésükre - TCP/IP, stb.) Hány felhasználóra tervezik az alkalmazást? Hány aktív (iktató-szkennelő-indexelő, stb.), és hány passzív (csak lekérdező) felhasználót terveznek? Dokumentumok, dokumentumtípusokMilyen dokumentumtípusokra tervezik az alkalmazást? (csak papíralapú dokumentumok digitalizálásával előállítottra, vagy eleve elektronikus formátumú dokumentumok - fax, e-mail, illetve szövegszerkesztő, dokumentumkezelő fájlok - kezelésére is?) Milyen dokumentumtípusokra tervezik az alkalmazást? (szerződések, számlák, levelek, stb., egyéb speciális, Önök által használt irat, mint …) Űrlapokat használnak-e? Ha nem, tervezik-e a papíralapú űrlapok bevezetését? Terveznek-e űrlapjaikon automatikus karakterfelismerést? (Vannak-e ilyen célra kialakított űrlapjaik? Vannak-e minták a felismerési folyamatba szánt dokumentumokról?) Hány dokumentumot kívánnak a rendszerbe bevinni, digitalizálni, feldolgozni - napi, havi, éves bontásban? Milyen kimenő dokumentumokat, leveleket kell előállítani? (értesítő, visszautasító levél, igazolás, egyenlegközlő...) És ezek hogy kapcsolódnak a tervezett rendszerhez (megőrzendő a rendszerben vagy esetleg a rendszerrel kellene előállítani)? Szeretnék-e archiválni a cég által kiküldött leveleket valamilyen formában? Ha igen - az elektronikus állományt, vagy a képeket kívánják megőrizni? Digitális aláírás alkalmazását tervezik-e? Digitalizálás, szkennelés, szkennerekTerveznek-e szkennereket beilleszteni a kialakítandó rendszerbe? Szkennerek tervezett száma? A tervezett szkennerek típusát ismerik-e? Létezik-e elvárt kapacitásigény, biztonsági igény (tartalék, stb.)? Rendelkezésre áll-e a szervezetnél a szükséges információ vagy szükségesnek éreznek-e szkennerekkel kapcsolatban külön konzultációt? Karakterfelismerés, OCR/ICRTervezik-e karakterfelismerés alkalmazását a nem-űrlap típusú dokumentumaikon? (számlaszámok, iktatószámok, egyéb felismerése - más rendszerükkel való kapcsolat céljából, mint például számlaszám alapján történő törzsadat-átvétel) Ebben az esetben léteznek-e ilyen típusú nyomtatványaik, űrlapok, megbízások stb. mintája, melyeket karakterfelismerésre terveztek? Informatikai kérdésekMilyen szoftver-környezetben kerülne alkalmazásra a rendszer? (platform, hálózat, adatbázisok) Milyen hardverkörnyezetben tervezik alkalmazni a rendszert? Kell-e kapcsolatot tartani a szervezet más rendszerével? Milyen rendszerekkel terveznek kapcsolatot tartani? (könyvelő, SAP, …) Kell-e a más rendszerekből kapott adatokon módosításokat végezni? Milyen formában történik a kommunikáció (amennyiben terveznek ilyet) a rendszerek között? Milyen formátumban történne az adatátadás (ha terveznek ilyet)? (fájl típusok, …) Automatikus vagy manuális (kézzel, ügyintéző által indított) átadás(ok)ra van szükség? RendszerkialakításAz iktatás folyamatában milyen iktatószám struktúrát kívánnak alkalmazni? Milyen a jelenleg használt struktúra? A visszakeresést támogató indexekre van-e elképzelésük? A visszakeresést segítő indexekre vannak-e speciális elvárásaik? Milyen ellenőrzéseket terveznek, milyen pontokon, milyen visszajelzésekre van szükségük? Milyen statisztikákra, rendszer teljesítmény adatokra van szükség? Milyen vezetői információt látnak szükségesnek a rendszerből kinyerni? (rendszerbe bevitt dokumentumok száma, ügyintézői-szervezeti teljesítmények, stb.) Milyen ellenőrzéseket terveznek beiktatni, milyen pontokon, milyen visszajelzésekre tartanak igényt? (listák, időszak megadással, stb.) Van-e különleges biztonsági elvárásuk az adattárolással, jogosultságkezeléssel kapcsolatban? (titkosított adattárolás, titkosított hálózati kommunikáció, jelszavak, munkaállomásokhoz, dokumentumokhoz történő hozzáférés, bizonyos részek kitakarása, stb.) Milyen sajátos belső fejlesztési rendelkezések, elvárások, szabványok vannak, amelyek ismeretét, alkalmazását elvárják? Egyidejű fejlesztést terveznek vagy fokozatos bevezetést? Milyen ütemezéssel képzelik el a fejlesztést? (kezdés várható időpontja, egyes fázisok és ütemezései,...) A teljes folyamatot egy rendszerre bíznak vagy be kell illeszkednie más rendszerek közé egy részfeladatra? A tervezett folyamat elvégzése teljesen a bevezetendő rendszerre hárul, vagy illeszteni szeretnék egyéb működő rendszerük folyamataiba? (csak archiválást terveznek, vagy csak munkafolyamat-támogatást, egy már működő archiváló megoldás mellett...) Milyen megvalósítási struktúrába kell beilleszteni a fejlesztést? (fővállalkozóként, alvállalkozóként, stb.) A rendszeren kívül milyen elvárásaikat kell teljesíteni (oktatás, konzultáció, irattári szabályzat kialakítása, korábbi anyagok bérfeldolgozása, stb.)? Egyéb (speciális) tudnivaló? *** Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk 11 sarkalaton kérdés dokumentumkezelő rendszerekkel kapcsolatban >>> Időtálló dokumentumkezelés – de milyen formátumban >>> Iratkezelés, dokumentumkezelés – újdonságok Portálunkon >>> Dokumentumkezelési Akadémia – dokumentumkezelési tanfolyam a Modern Üzleti Tudományok Főiskoláján >>> A dokumentumkezelés, iratkezelés baráti oldala (Kapcsolódó blog) Iktatás, iktató rendszerek blog >>> Iratkezelés blog >>> Dokumentumkezelés blog >>> *** Szerző: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2005. december 14. |