Még mindig a régi problémák

Üzleti és közigazgatási szervezetek, kisebb vagy nagyobb hajóként az élet óceánját hasítva, létezésük egyértelmű bizonyítékaként jelentős mennyiségű iratot, dokumentumot állítanak elő és hagynak maguk mögött. Ezeknek a dokumentumoknak (vagy másolataiknak) jelentős részét törvényi előírások miatt, más részét pedig a szervezet saját döntése és megfontolása alapján azonban hosszú éveken át meg kell őrizni. A hagyományos és széles körben elterjedt "kupleráj" típusú dokumentummenedzsment technikák tudományos alapokon történő átalakítását nevezzük, nevezhetjük archívum-kialakításnak vagy archiválásnak.

Az archiválás a maga teljességében két világra terjed ki. Egyik fele - mint a dokumentumkezelés egésze is - a való világban létezik. Az archiválás ezen részével, tudnivalóival a hagyományos (tradicionális) vagy fizikai iratkezelés foglalkozik. A fizikai iratkezelő cégek varázsolnak rendet az irattárainkban, alkotják meg iratkezelési szabályzatainkat, hogy mágnesként rendezzék sorba az iratainkat.

Az archiválás másik része a szép, új, digitális világban foglal helyet. Ennek a világnak a problémáira az elektronikus iratkezelés, elektronikus dokumentumkezelés kínál megoldásokat. A rendteremtés legalapvetőbb eszköze az iktatás elektronizálása, azaz egy jó kis iktatóprogram. Ennek bevezetése és működtetése után jöhet egy archiváló szoftver.

Ez az archiváló szoftver mindenhol kapóra jön, minden szervezetnél:
- ahol jelentős számú ügyfelet kell kiszolgálni és az ügyfelek problémáihoz kapcsolódóan a dokumentumokra újra és újra szükség van, ráadásul gyorsan, azaz nincs idő napokat várni egy szükséges irat előkerülésére,
- ahol a tárolásra használt iratárak zsúfolásig megteltek, de további helyre lenne szükség,
- ahol a papír alapú dokumentumok tárolásának helységeiért borsos bérleti díjakat kell fizetni,
- ahol az üzletmenet biztonsága megköveteli, hogy minden irat (de legalább a kulcsfontosságúak) meglegyenek másolatban,
- ahol a tárolt iratok tűzveszélynek vagy beázás lehetőségének vannak kitéve.

Ha megérett az elhatározás, hogy elbánunk a papírhegyekkel és a megfelelő "vas" (hardver) és tároló kapacitás is rendelkezésre áll, illetve beszereztük az archiváló szoftvert egy dolog van hátra. Az utolsó, de legalább olyan fontos dolog a megfelelő folyamatok kialakítása vagy a meglevők átalakítása.

Dokumentumkezelési szakértők tapasztalatai azt mutatják, hogy a fenti felsorolásban magukra ismerő cégeken túlmenő körben is érdemes lehet a digitális archiválás bevezetését megfontolni, mert a papír alapú tárolás helyigényes és igen drága. Az elektronikus archívum bevezetése viszont belátható időn belül megérülhet. A jól kifejezhető irattári költségekkel ellentétben a biztonság például megfizethetetlen. Akinek ázott már el irattára, vagy vált a lángok martalékává, az nagyon jól tudja, hogy mennyire megkönnyíti az szervezet munkájának folytatását, ha "kéznél" van a digitálisan archivált dokumentumtár.

Mit várjunk?

Az archiváló megoldások hosszú távra szólnak, olyan megoldást érdemes választani, amely lehetőleg nemzetközileg elfogadott szabványokon nyugszik. Így lehetünk biztosak benne, hogy 20 év múlva is kinyerhetőek a tárolt adatok.
Győződjünk meg, hogy a bevezetendő archiváló program könnyű digitalizálást, szkennelést (bevitelt) biztosít, különösebb oktatás nélkül is.
Legyen jól kereshető a benne tárolt tartalom.
A bevezető cégnek legyenek működő referenciái.
Az archiválás ritkán zárható le egy rendszer bevezetésével. A cég biztosítsa a lehetőséget az oktatásra, a követésre a felmerülő újabb technológiák és szervezeti igények adaptálására.

Kapcsolódó cikkek:
Bérszkennelés, bérfeldolgozás, bérarchiválás >>>

Szerző: DocuWorld, dátum: 2007. 05. 15.