|
Iratkezelési rendszer kiválasztása 2007-05-18, 06.41:22 Nyomtatás |
 PDFMilyen funkcionális, jogi és technikai követelményeket kell keresnünk, amikor elindulunk, hogy megtaláljuk iratkezelési rendszerünket? A legfontosabb az alapvető funkcionális és jogszabályi követelmények ellenőrzése, amennyiben a vizsgált rendszer nem teljesíti az alapvető funkcionális és jogszabályi követelményeket, a bevezetésével nem leszünk képesek ellátni még a minimális(eddig papír alapon/régi szoftverrel végzett) iratkezelési feladatokat sem. Amennyiben a rendszer megfelel az alapkövetelményeknek, további (funkcionális, technikai, referencia szerinti) összehasonlítási szempontok szerint kell vizsgálni, hogy a legmegfelelőbb rendszert válassszuk. A funkcionális összehasonlítás során kideríthetjük, hogy milyen további lehetőségeink (elektronikus aláírás, irat archiválás) vannak az adott rendszerben, a technikai összehasonlítással az alapvető hardveres és szoftveres követelmények meghatározásával tudjuk meg, hogy a jelenlegi eszközálományunk megfelel-e a rendszernek vagy további beruházásokra van szükség az alkalmazás bevezetéséhez. A referenciák az egyik legfontosabb összehasonlítás, hiszen szoftver esetén, annak elterjedtsége garancia a rendszer továbbfejlesztésére, jogszabályi megefelelőségére, minőségére is. Alapvető jogszabályi követelmények: Rendszer megfelel-e a hatályos jogszabályi környezetnek? Közfeladatot ellátó szervezet esetén. Rendelkezik-e a 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendeletnek megfelelő tanúsítvánnyal? Ha igen, milyen típusú tanúsítvánnyal? (csökkentett, teljeskörű, kibővített) Alapvető funkcionális követelmények: Érkeztetés Többszintű szignálás, átszignálás Iktatás Határidőbe tétel Keresés Listázás, statisztikák készítése Irattározás, levéltári átadás Ügyintézés támogatása Funkcionális összehasonlítási szempontok: Milyen moduljai, funkciói vannak a rendszernek? Támogatja-e a rendszer a beérkező iratok elektronikus archiválását (szkennelés)? Rendelkezik-e a rendszer munkafolyamat támogatással? Támogatja-e a rendszer a szervezetnél keletkező dokumentumok tárolását? Ha igen, hogyan? Adatbázisban vagy fájlrendszerben, vagy opcionálisan mindkettőben? Támogatja-e a rendszer az elektronikus aláírás használatát? Ha igen, hogyan? Referecia összehasonlítási szempontok: Hány telepített, működő referenciája van rendszernek? Mekkora a részesedése a fejlesztő cégnek a piacon? Rendelkezik-e azonos ágazati területen referenciával? Rendelkezik-e fejlesztő rendszeres ügyfélelégedettség méréssel? Ha igen, kiadja-e annak eredményét? Technikai összehasonlítási szempontok: Mi az ajánlott szerveroldali hardverigény? Milyen szerveroldali szoftverkörnyezetet igényel a megoldás? Mi az ajánlott kliensoldali hardverigény? Milyen kliensoldali szoftverkörnyezetet (operációs rendszer, irodai programcsomag) igényel a megoldás? Elérhető-e a rendszer teljes funkcionalitása böngészős felületen (Internet Explorer, Firefox, Opera)? Milyen szabványos technológiával lehetséges kapcsolódni a rendszerhez? További összehasonlítási szempontok: Szoftverszállító biztosít-e telefonos, helyszíni supportot? Ha igen, rendelkezik-e külön erre kiképzett szakemberekkel? Milyen határidővel vállalja a hiba helyszíni elhárítását? Milyen licenszelési feltételeket biztosít a szállító? Illeszkednek-e a licenszelési feltételek a szervezet iratkezelési igényeihez, forgalmához (pl.: sok felhasználó-kevés irat, kevés felhasználó-sok irat? Felhasználás-arányosoak-e a licenszelési feltételek? Milyen további szolgáltatásokat biztosít a szállító a rendszerhez? (jogszabálykövetés, karbantartás, ismételt oktatás, 7*24 órás rendelkezésre állás) Publikáló: DocuWorld, dátum: 2007. 05. 18., Forrás: Ügyiratkezelés >>> |