Mi a célja a dokumentum-archiválásnak, az elektronikus archívum létrehozásának?

Célunk a rendezettség, visszakereshetőség és a biztonság

Dokumentumaink esetén az archiválásnak vagy archívumképzésnek az a célja, hogy a napi ügyintézésből kikerült dokumentumainkat, iratainkat célszerűen rendezett formában, megfelelő biztonsággal tároljuk.

Az archiválás kiváltója lehet:

-         törvényi és egyéb jogi szabályozás írhatja elő bizonyos szervezeteknél,

-         egyszerű biztonsági másolat iránti igény,

-         az üzletmenet-folytonossági tervünkbe szervesen illeszkedik,

-         helyet szeretnénk felszabadítani a munkatársaink számára,

-         vagy csak egyszerűen a rend iránti vágyunk vezérel (ne adj isten egy peres ügyből kifolyólag nem találjuk a szükséges dokumentumokat...).

Ha dokumentumokkal foglalkozunk, mindig különbséget kell tenni a papír formában létező és a digitális formában meglevő, létrehozottak között. A modern DM lényege, alapelve az, hogy a papírok mennyiségét csökkentsük, amennyire lehet, ezért a fizikai formában meglevő iratok digitalizálására kell törekedni.

A jogi háttér azonban egyelőre olyan, hogy végérvényesen nem lehet megszabadulni papírjainktól, főleg nem egységesen minden szerződéstől, levéltől, számlától (bár történtek lépések ebbe az irányba).

Tehát, ha archiválásról beszélünk meg kell különböztetni a papíriratok tárolására szolgáló archívumot a digitális archívumtól.

Digitális archívum kialakítása - szoftver-típusok

Ha elhatároztuk, hogy "megszabadulunk" a helyet foglaló papírhegyektől és elektronikus formában (is) szeretnénk tárolni azokat, akkor két lehetőségünk van.

Első lehetőség, hogy a papírok "feldolgozása" útján előállítunk (mi magunk vagy egy megbízott szolgáltató) egy vagy több elektronikus fájlt, amely tartalmazza az iratok képét. Lehetséges a külön iratoknak külön fájlokat előállítani, ekkor az azonosításukat elősegítheti, ha a fájl neve tartalmazza az iratazonosítót (szerz1998axelero). Az előállított elektronikus dokumentumok megtekintésére használhatunk valamilyen elterjedt, olcsó vagy ingyenes szoftvert (PDF formátum esetén ilyen lehet az Acrobat Reader).

Második lehetőség, hogy valamilyen speciális, archiválás céljára készített szoftvert használunk. Ilyen szoftver szép számmal található a piacon úgynevezett dobozos termékként is. Így tehát nem kell fejlesztetni, viszont a bevezetéséhez kapcsolódhat oktatás stb., amire mindenféleképp érdemes odafigyelni.

A szoftver, amelyet nevezzünk archiváló szoftvernek, a következő alapfunkciókat biztosítja:

-         beviteli eszköz (szkenner) csatlakoztatása, használata,

-         a keletkezett képek ellátása visszakeresést segítő adatokkal (indexelés),

-         lekérdező felületet, ahol a visszakereséseket lehet végrehajtani,

-         képernyőn történő megjelenítést, a lekérdezett, kikeresett dokumentumok megtekinthetőségét,

-         a kiválasztott iratok újbóli nyomtathatóságát.

Ezen túl hasznos a jogosulatlan hozzáférések megakadályozását, hitelességet, integritást, adatbiztonságot, konzisztenciát biztosítani:

-         megfelelő jogosultsági rendszerrel,

-         a hozzáférések naplózásával,

-         megfelelő adatbázis használatával,

-         megfelelő formátummal, amely lehetővé teszi a hosszú távú használatot.

(Megfelelő adatformátum lehet az XML vagy SGML, amely nemzetközi szabvány is és lehetővé teszi az adatok évtizedek múlva történő felhasználást is, ellentétben némely elterjedt szövegszerkesztő formátummal, amellyel készített dokumentumok már 10 év múlva sem okvetlenül megtekinthetőek.)

Archívumokat különböző céllal, különböző típusú dokumentumokra hozhatunk létre:

-         szerződésarchívum,

-         levelezés archiválása,

-         személyzeti dokumentumok biztonságos, hosszú távú kezelése,

-         ajánlatok, megrendelések, számlák archiválása,

-         és mindenki tudja folytatni a sort.

A cikk folytatódik az archiváláshoz, digitális/elektronikus archívum kialakításához kapcsolódó, fizikai iratok kezelését bemutató résszel.

Szerző: DWP, dátum: 2005. 12. 31.