|
Minisztériumi csoportmunka Microsoft dokumentum menedzsment segítségével 2007-06-02, 06.17:30
 Nyomtatás |
 PDF
A dokumentumok felesleges sokszorozását szünteti meg a csoportmunka és az iratkezelés elektronikus útra terelése.
Az államigazgatási folyamatokról többnyire az jut a laikus eszébe, hogy 30-60-90 nap, sok papír és vesződég. Az OKM és az Atigris Zrt. közös tesztelési folyamata viszont arra enged következtetni, hogy a jövőben el lehet majd felejteni ezeket a jelzőket, hiszen a Microsoft 2007-es szoftvercsomagjai és az elektronikus aláírás bevezetésével az eddigi 30napos határidő a töredékére csökkenhet.
Az OKM 2006-ban, a korábbi Oktatási Minisztérium és a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztérium egyesítésével jött létre. Az informatikai rendszer jelenleg inhomogén, hiszen a Microsoft megoldások mellett számos egyedi fejlesztésű megoldást is használnak. A mindennapokban azonban a Microsoft megoldások így is dominálnak.
A két Minisztérium összeolvadása előtt mindkét helyen Exchange kiszolgálóval dolgoztak, ez az új egységben sem változott. Az NKÖM Intranet-es portál feladatokra már több mint 5 éve alkalmazta a SharePoint portál megoldást, melyet az Atigris ZRt. fejlesztett és szabott testre számukra. Az új Minisztériumban jelenleg 600 felhasználó van, a belső üzemeltetést és a fejlesztések egy részét pedig külsősök végzik.
Az államigazgatási szektorban valódi kihívás, hogy a folyamatosan változó jogszabályi környezetnek képes legyen megfelelni egy rendszer. Jó példa erre az érettségi, felvételi rendszerben történő folyamatos változás, amely átgondolt informatikai megoldást igényel. A minisztériumi munkamenet ugyan alapesetben is igényli, hogy rendezett és átlátható ügyiratkezelés működjön, de az elektronikus közigazgatás bevezetésével ez kiemelten érvényesül. A Minisztérium erős elhatározása, hogy a jövőben az állampolgárok által elvárt gyorsabb és hatékonyabb ügyintézéshez megfelelő belső alkalmazásokat hozzanak létre. Ahhoz, hogy a munka teljesen elektronikussá válhasson, integrálni kívánják az elektronikus aláírás használatának lehetőségét is a rendszerekbe. Elméletben az egész komplex rendszer úgy működne, hogy az elektronikus aláírással rendelkező ügyfél az e-Közigazgatási felületen keresztül teszi fel a kérdését, ami a minisztériumi rendszerben megjelenik, átvételre kerül és minden lépésben digitálisan szignózva jut tovább az Ügyfél által is elfogadható megoldásig.
Az OKM eltökélt szándéka, hogy folyamatait a jövőben teljesen elektronizálja, és kihasználja a rendelkezésre álló szoftverek legújabb funkciói által nyújtott szolgáltatásokat. Igy kerülhetett sor arra is, hogy fél évvel a megjelenés előtt egy zárt Pilot Projekt keretében a Minisztérium tesztelhette a 2007-es szoftverek béta változatait, így győződve meg arról, hogy azok alkalmasak-e a magasszintű elvárásoknak.
A probléma, a feladat
"A változás vagy változtatás kérdése egy minisztériumi környezetben mindig kényes dolog, mert sok a megszokott, ugyanakkor lelassult ügymenet, amelyeket csak súlyos kompromisszumok árán lehet elektronizálttá tenni. Egy új rendszer bevezetése ennélfogva minden esetben széleskörű előkészítést és vezetői szintű mérlegelést igényel, mert nem ritka, hogy az új folyamat egy teljes "vállalati kultúrát" érintő változtatást eredményez - mondja Barcsánszky Péter, az OKM informatikai szakértője. "Ahogy minden más minisztériumra is érvényes, nálunk is erőteljesen szabályozott környezetről van szó, ahol mindig mindennek megvan a maga papírt igénylő vonatkozása. A jelenleg működő rendszereinkben ugyan vannak központi dokumentumtárak, de sokkal inkább jellemző, hogy a dokumentumokat e-mailes csatolmányként küldik el a kollégák, de nem ritka, hogy ezeket a küldés után még ki is nyomtatják. A levelezési forgalom így óriási, hiszen nagyméretű dokumentumok közlekednek a belső hálózaton és így természetesen kifelé is. Az igazi lassulást azonban mégsem ez okozza, hanem a papír alapú iktatás és aláírási kötelezettség, amely a jelenlegi iratkezelés kötelező eleme. A Minisztérium számára megfelelő megoldás lehetne a csoportmunka és az iratkezelés nagy részének elektronikus útra terelése amely folyamat azonban lehetőséget nyújtana olyan döntési pontok közbeiktatására (például elektronikus aláírás), melyek szükségtelenné tennék a dokumentumok többszörözését. Amennyiben így ki lehet váltani a manuális módszereket,azzal nemcsak a folyamatok gyorsulnának, hanem jelentős költségcsökkenést is el lehetne érni.
A mai állapotban bizonyos esetekben egy kezdetben 30 oldalas dokumentum átfutási ideje akár több hét is lehet és a végstádiumig való eljutás során akár 1000 oldalnyi nyomtatott anyag is keletkezhet. Ugyanezt a folyamatot tisztán elektronikus iratkezelés alkalmazásával a tesztelési tapasztalatok alapján néhány napra is lehetne redukálni és elegendő lenne csak a végső változatot nyomtatásra küldeni."
A megoldás
A Minisztériumban egy három hónapos pilot projekt indult az Office 2007 és a Share Point Server 2007 bevezetésére, melybe két osztályon, tizenkét, az ügymenetet kíválóan ismerő kollegát vontak be. A cél egy csoportmunka és egy véleményeztetési folyamat szimulálása volt, kizárólag a SharePoint 2007 eszközrendszerével megvalósítva. A teszteléshez a Minisztérium és az ATIGRIS ZRt szakértői egy terminál szerveres megoldást választottak, mert a béta termékek éles környezetben történő használata túl nagy biztonsági kockázattal járt volna. Minden, a tesztben résztvevő munkatárs így egy elkülönített felülethez kapott hozzáférést, ahol szabadon tesztelhette a SharePoint 2007 és az Office 2007 legújabb funkcióit. Éles bevezetés a tesztidőszak alatt nem történt, de a megfelelő fejlesztésekkel minden szükséges folyamatot sikerült átültetni az SPS nyelvezetére.
Első tapasztalatok
A kitűzött célokat teljes mértékben sikerült megvalósítani, hiszen a csoportmunka, és az eddig kritikus véleményeztetési folyamat a tesztelt rendszerben nagymértékben felgyorsult és sikerült egy jól működő központi dokumentumtárat is kialakítani. A jól definiált folyamatoknak és a kialakított dokumentummenedzsmentnek köszönhetően a dokumentumok verziószámuknak megfelelően egy központi helyen tárolódnak, így egyrészt nincs szükség e-mailes csatolásra, másrészt minden, a dokumentumon történt változtatás követhetővé és logolhatóvá válik. "Amennyiben a megfelelő pontokon használjuk az elektronikus aláírást, akkor az SPS 2007 segítségével a papír alapú dokumentumkezelés nagy része kiiktathatóvá válik." - mondta Barcsánszky Péter. A pilot projekt elsődleges célja számunkra az volt, hogy kiderüljön, alkalmas-e az új Share Point 2007 az államigazgatási környezetben történő felhasználásra, a válasz pedig a tesztek alapján egyértelmű igen. A tesztelők az Államtitkári értekezletek szervezéséhez egy értekezletszervező modult is összeállítottak, melynek lényege az, hogy az elkészült előterjesztéseket űrlapszerűen állíthatják össze a későbbi értekezlet résztvevői, így mindenki könnyen és gyorsan teheti közzé a saját anyagát, ebből pedig összeáll a végleges program. A modul részletes kimunkálására a tesztelés rövidsége miatt nem volt elegendő idő, de ebben az esetben is kiderült, hogy az új Share Point 2007 képes megfelelni ezeknek a speciális elvárásoknak is. A Share Point 2007 funkciók használatakor nagy előny, hogy mindenki Outlook-ot használ, amely lehetővé teszi a modulok integrálását, sőt az Outlook illetve az Office saját belső funkciói további hatékonyságnövelő, integráló hatással lehetnek a munkafolyamatokra. Abban az esetben ha a feladatok elektronizálásnak gyakorlatát sikerül a vezetőkkel is elfogadtatni, akkor ők ezt továbbadják beosztottaiknak, így az új alkalmazás nem megtanulandó bosszúság lesz, hanem eszköz, amely segít hatékonyabbá és könnyebbé tenni a mindennapi feladatok elvégzését.
Speciális igények
A pilot projekt elsősorban az SPS 2007-re épült, mely az "Előterjesztés követés" alkalmazást futtatja, azonban elengedhetetlenek voltak a kliens környezetet adó Office 2007 részei is, melyek az SPS által futtatott alkalmazás használatát jobbá, kényelmesebbé tették. "Az SPS 2007, mint futtató környezet egy viszonylag szabad, a mi felhasználóink számára túl sok szabadságot is engedő rendszer, ami azonban az államigazgatás jogszabályokkal megkötözött világában nem feltétlenül optimális. Csakis az alapfunkciókat használva a SharePoint 2007 nem lenne alkalmas az államigazgatási folyamatok kiszolgálására, de ha rendelkezésre áll egy profi, az SPS-t jól ismerő belső fejlesztőcsapat, vagy egy piacról igénybevehető külső support (akik úgy alakítják ki az alkalmazásokat, hogy azok a jogszabályoknak is megfeleljenek), akkor az SPS 2007-nek tapasztalatunk szerint igenis van létjogosultsága az egyedi fejlesztésekkel szemben." -mondja Barcsánszky Péter. Megfelelően testre szabva az SPS 2007 együttesen lehet egy biztonságos és jogszabályi feltételeknek megfelelő portálrendszer és egy teljesen integrált, fejlett szoftver- és csoportmunka környezet is.
Szükségesség
A felsorolt fejlesztések és új technológiai megoldások elsősorban a hatékonyságnövelés és a költségcsökkentés zászlaja alatt születtek meg, de nem feltétlenül az a legfontosabb, hogy mennyivel csökkentek a nyomtatási költségek, érdemes azt is szemügyre venni, hogy a felgyorsult folyamatok időt és erőforrást takarítanak meg, amit a minisztériumhoz forduló ügyfelek illetve a belső ügyek hatékonyabb kiszolgálására lehet fordítani. A hatékonyságnövelés igénye már több irányból megfogalmazódik, de a komolyabb IT fejlesztések néha falakba ütközhetnek a bürökratikus kultúra merevsége, nehézkessége miatt. Fontos, hogy a vezetők mellett a dolgozók is megértsék, ezek a fejlesztések az ő érdekeiket is szolgálják. Az új megoldások alkalmazásával új korszak kezdődhet, melyben az adminisztráció többé nem nyűg, hanem egy, a kényelmesen kezelhető részfeladatok közül.
Publikáló: DocuWorld, dátum: 2007. 06. 02., Forrás: Atigris >>>
|
|
|
Részletek...