A dokumentumkezelő rendszerekre gyakorta tekintenek úgy, mint olyan rendszerekre, melyek a papíron keletkező dokumentumok képét képesek tárolni, visszakeresni, továbbítani stb. A valóságban ennél jóval előrébb tartunk. A szkennelt dokumentumokat, ha azok valamilyen meghatározott szerkezetnek felelnek meg, mint például egy számla, vagy egy vámáru nyilatkozat, a karakterfelismeréssel együtt lehetőség van a tartalom "strukturált" kezelésére. Ez azt jelenti, hogy első lépcsőben a korábban képi információ a számítógép által kezelhető karakterekké, tehát betűkké, illetve számokká alakul, második lépcsőben azonban automatikusan, jelentésének megfelelő tárolóhelyre kerül. Pl. a számla száma, a számlán szereplő mennyiség és érték, a megnevezés, a végösszeg stb. egy másik szoftver számára feldolgozásra kész állapotban kerül átadásra.

Az űrlapfeldolgozás tehát a szkennelésen alapul, a szkennelés azonban kiegészül számos olyan eljárással, melyek a szkennelt kép minőségének javítására és ellenőrzésére vonatkoznak. A kép elektronikus megjelenése és ellenőrzése után kerül sor a felismerésre, melynek során a rendszer a különféle lehetséges bizonylatok, űrlapok közül a számára ismerteket helyesen képes kezelni és a megfelelő információt a feldolgozó szoftver megfelelő mezőibe képes továbbítani.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy nagy tömegű számla, vámokmány, fuvarokmány, recept, vagy bármely más dokumentum tartalma mind képként, mint feldolgozható információként felhasználható. Ennek a hatékonyságra gyakorolt hatása óriási, hiszen adatbevitel nélkül keletkezik számítógép számára kezelhető információ, ugyanakkor a kép is továbbítható, gondoljunk csak egy számlalikvidációs munkafolyamatra.

Cégünk a fenti folyamat támogatása érdekében szerződést kötött a ReadSoft cég magyarországi üzleti partnerével az Offisys Kft-vel és kidolgoztuk a ReadSoft cég űrlapfeldolgozó terméke és az IBM DB/2 Content Manager terméke közötti kapcsolatot. Ennek célja az, hogy az űrlapfeldolgozásból keletkező hatalmas információmennyiség (mind a karakteres, mind a kép információ) tárolásra és továbbfeldolgozásra kerülhessen a Content Manager szoftverben.

Ez a termék UniOffice Connector néven jelent meg a közelmúltban, mely biztonságos, XML alapú adatátvitelt tesz lehetővé az űrlapfeldolgozó szoftver és a Content Manager termék között. Tekintettel arra, hogy a kapcsolat kiépítésének a módja általános formában készült el, elkészült a terméknek az a változata is, amely az űrlapfeldolgozó szoftvert a Lotus Notes/Domino rendszerrel kapcsolja össze. Így igen kedvező ár/érték arányú megoldás válik kialakíthatóvá. A Lotus Notes rendszer - természeténél fogva - képes mind a képi, mind a karakteres információ párhuzamos tárolására és workflow-ban való használatára.

A szerző engedélyével továbbközölve, publikáló: Dokumentumkezelési Portál, dátum: 2006. 01. 03.