Gyakori és jellemző problémák a nem tanúsított iratkezelési rendszerekkel:

- Nem felel meg a jogszabályi előírásoknak, a 24/2006 BM-IHM-NKÖM együttes rendelet értelmében a közfeladatot ellátó szervezeteknél 2008. január 1.-től nem alkalmazható. A januártól a felügyeleti szervek (KIF, Regionális Közigazgatási Hivatal, Levéltár) által végzett ellenőrzések során mulasztásos jogszabálysértést állapíthatnak meg.
- A mulasztásos jogszabálysértést nem a szoftverszállító követi el, hanem az alkalmazó szervezet, és felelős vezetője.
- Nem garantált az informatikai biztonság, nincs informatikai biztonsági koncepció. A mentési folyamatok nem szabályozottak, ezért előfordulhat (hardverhiba, környezeti behatás pl.: villámcsapás, külső beavatkozás pl.: véletlen törlés), hogy adatok vesznek el vagy a teljes adatvagyon megsemmisül.
- A felhasználói jogosultságok nincsenek összhangban a jogszabályi előírásokkal, ezért a nagyon szigorú titokvédelmi irányelvek sérülnek.
- A szoftverek fejlesztőinek több mint egy éve van lehetősége a rendszerek tanúsítására, amely cég nem tanúsított valószínűleg nem fejleszti a rendszerét, vagy nem képes a szigorú tanúsítási elvárásoknak megfelelővé tenni. Nincs garancia a későbbiekben sem a továbbfejlesztésre.
- Nehézkes használat és lassú működés. Jellemzően elavult (DOS alapon, nem szabványos SQL adatbázis kezelővel) szigetszerű alkalmazások, amelyek nem integrálhatók más szoftverekkel. (Pl.: szakágazati alkalmazásokkal). Nem képes a hálózatos működésre.
- Legtöbb esetben funkcionálisan sem alkalmas pl.: hiányos visszakeresési lehetőségek, statisztika készítés hiánya, csak a papír alapú dokumentumokat képes kezelni - miközben a szervezetek jelentős részének már van elektronikus iratforgalma (pl.: e-mail).
- Szupport, ügyfélszolgálat nem létezik vagy nem elérhető.

A tanúsított szoftver jellemzői:

- Független tanúsító által kiállított tanúsítvány garantálja, hogy a szoftver tökéletes a felhasználó számára mind funkcionalitásában, mind minőségében
- Garantált a jogszabálykövetés az informatikai biztonság.
- Hálózatos környezetben is alkalmazható megoldás, többszintű jogosultságkezeléssel, amely korszerű technológiára épül.
- A felelősséget minden területen a (informatikai, jogszabályi) a Tanúsító szervezet garantálja
- A törvényi feltételek mellett az iratkezeléssel szemben általánosan támasztott követelményeknek is megfelel
- Teljes körű dokumentációval rendelkezik, amely lapját képezheti az iratkezelési szabályzat elkészítésének

Tanúsítási kategóriák szerinti jellemzők

A csökkentett tanúsítvánnyal rendelkező rendszerek jellemzői:

- Nincs elektronikus aláírás-kezelés, képes az elektronikus ügyintézésre
- 2009-től nem felel meg a törvényi előírásoknak
- Nem biztos, hogy a cég megszerzi a teljeskörű tanúsítványt
- Ha megszerzi a teljeskörű tanúsítványt, akkor ennek költségét a már lekötött ügyfeleivel fogja megfizettetni, és minél kevesebb ügyfele van a tetemes fejlesztési és tanúsítási költség annál kevesebb részre oszlik el. Képes lesz-e veresenyképes áron supportot és jogszabálykövetést biztosítani - az esetleges egyedi igények gyors és hatékony kielégítéséről nem is beszélve?
- A tapasztalat az, hogy intézményi szinten hasonló volumenű rendszer-átalakítást jobb egy nagyobb lépésben keresztülverni, mint több kisebb lépésben

A teljeskörűen tanúsított szoftver jellemzői:

- A törvényi előírásokat mindenben (teljeskörűen) teljesíti
- Képes az elektronikus aláírásra, képes az elektronikus beadványok kezelésére
- Jól kalkulálható a költsége, nincsenek rejtett, nehezen megbecsülhető tanúsítási költségek (2009-re) mint egy szűkített tanúsítványú rendszernél
- Ár-érték arányban a legjobb választás

A kibővített tanúsítvánnyal rendelkező rendszerek jellemzői:

- A kibővített tanúsítás csak az ügyfélkapuhoz való csatlakozást jelenti, funkcionálisan a kibővített tanúsítvánnyal rendelkező rendszer nem feltétlen tud többet. Mégis általánosan elmondható, hogy magasabb licenszár és magas bevezetési költségek, amellett jellemzik a szoftvereket.

Publikáló: DocuWorld, dátum: 2007. 06. 11., Forrás: Ügyiratkezelés >>>