Azok a szoftverek, amiket eddig megismertem, általában valamilyen menükkel struktúrált, tranzakcióorientált szoftverek voltak. Azaz volt bennük pl. törzsadatkezelő menü, ahol alapadatokat vehettünk fel, módosíthattunk vagy töröltünk, aztán volt pl. beszerzési alrendszer, pénzügyi alrendszer, személyügyi alrendszer, egyebek. Néhány ilyen szoftver (általában a drágábbak közül) ezen felül tartalmazott egy egészen érdekes megoldást is, a workflow-t.

A workflow tulajdonképpen egy folyamat leképezése egy vagy több szoftver segítségével, adat-, dokumentum- vagy feladat (task) mozgatásával az egyes lépések között. Ilyen workflow lehet pl. egy bonyolultabb beszerzési folyamatban az engedélyeztetés de egy nagyobb cégnél pl. az új munkatárs felvétele. Ilyen esetekben hagyományosan a folyamat nemcsak szervezetileg, de informatikailag is széttagolt lehet, azaz esetenként eltérő munkatársak által egymás után több menüből kiválasztott több tranzakcióval lehet adott folyamatot végigcsinálni. Ehhez tudni kell a menüpontok és tranzakciók sorrendjét és a kitöltendő adatokat, kommunikálni kell egymással, ki mikor lett készen a saját részével, stb. Mivel mindent a felhasználóknak kell megjegyezni, hibákat is el lehet követni, pl. a nem kötelező adatok vagy a következő munkatárs értesítése elfelejthetőek.

Képzeljük el azt a lehetőséget, hogy a szoftverben nemcsak hagyományos menüpontok találhatóak, hanem az alapadatfelvevő pontok mellett olyanokkal találkozhatunk, amelyek tulajdonképpen teljes folyamatokat vagy egy munkatárs által elvégezendő tevékenységláncokat tartalmaznak úgy, hogy a menüpontokat kiválasztva végig kell haladnunk egy programozott tranzakcióláncon, megadva minden szükséges adatot. Ez a lánc megszakítható, de ez a tény valamilyen módon a felhasználónak jelzésre kerül, pl. a számítógépbe vagy a szoftverbe belépéskor. Ilyen módon leképezhető pl. a fenti, "munkatárs felvétele" folyamat is (most szándékosan bonyolult példával élve):

- vezető elindítja a workflow-t azzal, hogy jelzi az igényét egy új munkatársra, megadva az elvárt belépési időpontot és természetesen kijelölve a pontos munkakört. Ha a rendszer nem tartalmaz munkaköri leírásokat, a szükséges elektronikus dokumentum az igényhez
("work item" vagy "task") kapcsolható.
- opcionálisan a work item megjelenik a vezető felettesénél, hogy engedélyezze a felvételt
- engedélyezés után a work item "továbbmegy" a pályáztatást végző munkatárshoz, ami annyit jelent, hogy kap egy üzenetet arról, hogy munka érkezett :)
- a pályáztatást végző munkatárs végignézi a már bennlevő pályázatokat (amelyek lehetnek akár elektronikusan tárolva, azaz scannelve és indexelve vagy a szoftverbe közvetlenül rögzítve) és pl. talál egy megfelelőt, akit kiválaszt az állásra. A szoftver automatikusan küld egy értesítést (e-mail) a pályázónak, hogy jöjjön be interjúra adott időpontra, amit a szoftver természetesen rögzít, opcionálisan beírva azt a munkatárs és a vezető elektronikus naptárjába.
- Az interjú eredményeit a munkatárs megfelelő módon rögzíti, a példa kedvéért fel is veszi a pályázót, aminek tényét a szoftverben rögzítve előállítódik és nyomtatódik a munkaszerződés. Ebben a fázisban rögzítik a munkakezdés napját, amiről opcionálisan e-mailen keresztül az igénylő vezető is értesítést kap.
- A szoftver -ha van ilyen adata- a munkakör alapján összeállítja a munkavégzéshez szükséges oktatások listáját (általános, munkavédelem, szakmai, tűzvédelmi, egyebek) és erről e-mailben értesíti az összes illetékest.
- ... és így tovább

Látható tehát, hogy már meglevő informatikai eszközeink workflow technikával kiválóan "folyamatba szervezhetőek", ami hatékonyságot, mérhetőséget (a workflow minden egyes eleme informatikailag naplózásra kerül, kiértékelhető), folyamatbiztonságot, veszteségmentességet azaz optimális folyamatokat eredményez (feltéve ha logikusan, átgondoltan lett felépítve).

Fontos azonban, hogy minden olyan esetben, ahol elfelejtődhet egy lépés (pl. el lehet felejteni elolvasni egy üzenetet), gondoskodni kell annak megelőzéséről.

Mai világunkban az informatika felhasználására számtalan lehetőség adódik, van pl. a "mert van pénz rá", a  "mert olvastam róla valahol" és a "mert mások is ezt használják", stb. Van azonban olyan lehetőség is, hogy a szoftvereket és hardvereket a fent leírt módon kombinálva, a folyamat és a felhasználók szolgálatába állítjuk. Ehhez azonban mind a felhasználóknak mind az informatikusoknak kicsit változtatniuk kell eddigi hozzáállásukon és gondolkodásmódjukon.

Publikáló: Doktor Dokumentum, dátum: 2007. 06. 14. Szerző: Holden blogja >>>