|
Közigazgatási dokumentumkezelés - Hetényi László, Budapest főinformatikusa 2007-06-27, 09.08:57 Nyomtatás |
 PDFA közigazgatási iratkezelés aktualitása, érdekessége és fontossága miatt egy korábban készült interjú. Többen úgy vélik, kevés pénz van a közigazgatásban. Azzal azonban mindenki egyetért, hogy iratokból pedig sok - talán túl sok is - van. Talán azért is érdemes erről bővebben beszélni, mert ha a rengeteg iratot nem kezeljük elég hatékonyan, az igen sokba kerül, tehát ezen a területen még néhány százalékos költségmegtakarítás is nagyon sok pénzt hoz. Kérdés (K): Megjelenik tehát a szolgáltatóközpontok létrehozásának gondolata szállítói és közigazgatási oldalon egyaránt. Hol, milyen esetben, melyik az üdvözítő megoldás? Egyáltalán, milyen példákat látunk tágabb környezetünkben? Ezek alkalmazhatók-e az itthoni viszonyok mellett? Vagy nekünk kell saját verziót kidolgozni a nemzetközi technológiák felhasználásával? Mi az előnye és hátránya egy esetleges outsourcing megoldásnak? Mi a véleménye erről Hetényi Lászlónak, a Főváros Főpolgármesteri Hivatal IT-vezetőjének? Hetényi László (HL): Irat (dokumentum) nélkül nincs hivatal. Ha az ügyirat fogalmat használom, még erősebben megmutatkozik, hogy ez az államigazgatási szervezet működésének meghatározó eleme. Egy államigazgatási szervezet működésének középpontjában az "ügy", és az ahhoz kapcsolódó iratok állnak, így nagyon fontos, hogyan kezeli, tárolja a dokumentumait, milyen ügyeket kezel, illetve keletkeztet, mennyire átláthatók, követhetők, kézben tarthatók az ügyviteli folyamatai. Ebben a megközelítésben tehát az (ügy)iratkezelés hatékonysági kérdés, alapvetően befolyásolja a közigazgatás működését. Ha az (ügy)iratkezelés át tudja lépni a szervezeti határokat anélkül, hogy új (ügy)iratokat generálna, alapvető hatást gyakorolhat az állam szolgáltatásainak színvonalára. Elég csak arra gondolni, hogy még egy szervezeten belül is mennyit tudjuk mozgatni az ügyfeleket és saját szervezetünket. A legnagyobb szolgáltatóágazatok (például az APEH, OEP, az egészségügyi rendszer, vagy akár az önkormányzatok) önmagukban is komoly kihívást jelentenek. A már megfogalmazódott célok mögött is az ügyiratkezelés, az ügykezelés problémája húzódik meg, hiszen az "egyablakos" ügyintézés is erről szól. Ha van fontos eleme az államigazgatás reformjának, ez az. Amennyiben az NFT2-ben jelentős összeget fordítunk az államigazgatás intézményi rendszerének modernizációjára, világossá kell tenni, hogy azt csak egy jól átgondolt fejlesztés, központilag megfogalmazott szabályok, szabványok és filozófiájában egységes (ügy)iratkezelés megvalósításával szabad megtenni. K: Nem vagyunk elég gazdagok ahhoz, hogy minden kormány újra kezdje a kutatásokat a saját reformjainak végrehajtásához. Ezért mi úgy látjuk, hogy össze kell hozni egyetlen tudástárba azokat - a szakma által elfogadott és értékesnek tartott - a szellemi erőfeszítések által létrejött tudástermékeket, amelyeket a mindenkori kormány térítésmentesen felhasználhat tervezési, illetve kutatási feladataihoz. Az elmúlt évek gyakorlata az volt, hogy saját szakértői gárdával újra és újra kidolgoztatták azokat a tanulmányokat, amelyek - többé-kevésbé azonos eredményt produkálva - már korábban az előző kormányok kidolgoztattak. Lát itt előrelépési lehetőséget? Mi a véleménye erről egy igen nagy "tudásanyag" felett rendelkező IT-vezetőnek, illetve mi a véleménye az informatikai szakembernek? H.L.: Gyakorló szakemberként úgy gondolom, kiemelkedő jelentősége lehetne egy közigazgatási tudástár kialakításának és működtetésének. Ha megvizsgálnánk a hivatalok működését, biztosan állíthatjuk, hogy nagyon sok olyan tevékenységet találnánk, amelyet egymástól függetlenül valamennyien elvégzünk. Ha csak az e cikkben megjelenő iratkezeléssel kapcsolatos problémakört nézzük, biztosak lehetünk abban, hogy ennek a meghatározó területnek a korszerűsítése kapcsán nagyjából hasonló megközelítéssel és indokokkal ugyanazt a munkát végeztük el mi, amit elvégeztettünk a külső szállítókkal is. Ők egyébként építik a saját tudástárukat, és ebből esetenként kitűnően profitálnak, hiszen az egyik államigazgatási szervezetben szerzett tapasztalatot sikeresen eladják egy másik államigazgatási szervezetnek. (Csak megjegyzem, nálunk olyan eset is előfordult, hogy még a nevet is elfelejtették kicserélni, tehát azt is lehetett tudni, hogy az anyag eredetileg kinek készült.) A gondolat egyébként kísértetiesen hasonlít a 80-as évek K+F adatbázisainak működéséhez. Ennek az volt a lényege, hogy ha egyszer valahol a világban valaki feltalált valamit, megoldott egy műszaki problémát, azt újra és újra ne találja fel más is, feleslegesen elköltve sok pénzt, lekötve erőforrásokat. De láthatjuk, hogy a mai világban ez a tendencia felerősödött. Vegyük észre, hogy a legnagyobb informatikai szállítók ma ezzel házalnak az államigazgatási felső vezetőknél, és nemzetközi tapasztalatokat csokorba gyűjtve bizonyítják, hogy az adott terület legkiválóbb szakértői. Ők tehát tudják, hogy ez mekkora érték. Vevői oldalon mi is azokat keressük tanácsadóként, de kivitelezőként is, akikről azt gondoljuk, hogy egy adott témában megfelelő ismereteik, gyakorlatuk, tapasztalatuk van. A referenciák bekérése erre szolgál. Ez tehát természetes az eladói oldalon, de nem tűnik működő gyakorlatnak a vevők részéről. Ha az államigazgatás, államháztartás reformja címén az elmúlt években, évtizedekben történteket követjük nyomon, azt látjuk, hogy újra és újra felfedezünk nagy igazságokat, és megismételjük elődeink eleve kudarca ítélt kísérleteit, újraíratunk általuk már elkészíttetett tanulmányokat, hiszen egy újszülöttnek minden vicc új. Végiggondolva a felvetést, nincs olyan vetülete az ügynek, amely ne erősítené meg egy közigazgatási tudástár létrehozásának szükségességét. Ezt nagymértékben igazolja az a tény, hogy az államigazgatásban folyamatos személyi mozgás tapasztalható, amely esetenként, egy-egy kormányváltás alkalmával szinte kisöpri a már megszerzett tapasztalatokat. Látnunk kell azonban azt is, hogy ilyen kezdeményezések voltak és vannak ma is az államigazgatásban. Jó példa erre a BM által kiadott Módszertani Füzetek sorozata, ahol megjelent a Jó megoldások az államigazgatásban című kiadvány. Nem szeretném tudni, hány állami vezető tud erről a kiadványról, és azt még kevésbé, hogy hány olvasta. Persze ennek oka lehet a reklám hiánya is. Csak egy érdekes felvetésnek szánom, hogy az államigazgatásban megvalósuló projektekről minden alkalommal lehetne készíteni egy még áttekinthető méretű összefoglaló jelentést. (Sokat segítene egy egységes sablon.) Itt fellelhetők lennének a célok, eredmények, tapasztalatok, buktatók stb. Persze meg kellene határozni bizonyos peremfeltételeket, így például témakör, érték stb., hogy ne váljon parttalanná és kezelhetetlenné a dolog. De az is érdekes, hogy szállítók konferenciákat rendeznek egy-egy aktuális problémakörről, így például a dokumentumkezelésről, s az államigazgatási szervezetek időnként komoly összegeket fizetnek nekik. Ezeket az ismereteket, megtűzdelve néhány olyan gyakorlati tapasztalattal, amely a konferenciákon nem hangzik el, jórészt mi is megszerezhetnénk egymástól, de valamiért nem tesszük. K: Mi a helyzet az adatvagyonnal? Hogy lehetne ezt felleltározni, kinek feladata (kinek az érdeke) a leltározás, hogyan lehet ezt üzleti alapon megtenni? Hogyan lehet túllépni a jelenlegi helyzeten, hogyan lehet hasznosítani a köz számára a közös adatvagyont? Kinek mi a szerepe ebben a folyamatban? H.L.: Ez nagy probléma és kihívás. Azt általánosságban rögzíthetjük, hogy az államigazgatási szervezetek döntő többségének nincs olyan (meta)adatbázisa, amelyből kiderülne, miről van adata. Az egyes ágazatok nem rendelkeznek egységes adatszótárral, tehát ha véletlenül találunk is olyan szervezetet, amelyiknek van ilyen, nincs biztosíték arra, hogy ezek egyes entitásai akár ágazati szinten is azonos tartalmat hordoznának. A fogalomrendszer még nem jelent adatvagyont, csak megteremti a kialakítás egyik legfontosabb feltételét. Az adatgazdálkodás megteremtése további nehézséget okoz abban a tekintetben is, hogy az egyes szervezetek folyamatainak jó része már lefedett valamilyen informatikai rendszerrel, vagyis hordozza az adatvagyon nagy részét, de még szervezeten belül sem egységes fogalomrendszerre alapozva. Kicsit vitatkoznék azzal az állítással, hogy az adatvagyonok nagy része ma magánkézben van, hiszen ez nem igaz az APEH, az OEP, a Földhivatalok, az illetékhivatalok adataira, márpedig az állami adatvagyon döntő részének ezek adják az alapját. E tekintetben tehát a helyzet nem reménytelen. A MEH kezdeményezésére indult pár éve a KIKERES projekt, és ennek egyik célja éppen az ágazati adatszótárak létrehozása volt. A felismerés tehát, hogy erre szükség van, már megszületett. Megfogalmazódott a szándék, és el is költöttünk rá sok pénz. A projekt meghatározásakor a most felvetett problémákat végiggondolták hozzáértő szakemberek, és arra a - megítélésem szerint helyes - következtetésre jutottak, hogy ennek a létrehozása állami feladat, és csak központilag meghatározott egységes fogalomrendszer lehet az állami adatvagyon kezelésének alapja. Persze e leegyszerűsített megfogalmazás mögött rengeteg probléma húzódik meg. Publikáló: Doc Art, dátum: 2007. 06. 27., Forrás: Szt >>> |