Emberi tényezők

Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése (feltéve, hogy nem egy "egyszerű" iktatórendszerről van szó, amelyet egyetlen felhasználó, a titkárnő fog használni) jelentős előkészületeket igényelhet és legtöbbször igényel is.

A bevezetéssel lehet külső munkatársat, tanácsadót megbízni, lehet belső munkatársra, vezetőre bízni a rendszerrel kapcsolatos feladatok elvégzését, megszervezését. Egy azonban biztos: bárki is csinálja, annak mindenféleképp csoportban kell majd dolgoznia, ezért lehetőleg olyan személyiség legyen az illető, aki képes másokkal együttműködni, de a jó kapcsolatokon túl képes a feladatokat el is végeztetni.

A tapasztalat azt mutatja, hogy legyen a munkákkal megbízva külsős, vagy belsős munkatárs, a vezetésnek, felsővezetésnek folyamatosan ki kell nyilvánítani elkötelezettségét a DM projekttel kapcsolatban.

A csapat összetétele

Ne feledjük: akármi is a projekt deklarált célja, valójában a vállalkozás eredményének növelése a legfőbb cél. Ezt legfeljebb némi kerülővel, azaz nem az értékesítés direkt növelésén át, hanem például a válaszidők csökkentésén, a kényelmesebb, gyorsabb munkavégzésen, vagy az ügyféllojalitás növelésén át kívánjuk elérni.

A csapat vezetőjén kívül tehát helyet kell kapjanak azon üzleti folyamatok felelősei, amelyeket érint a rendszer. Ott kell legyen az informatika képviselője, mert a DMS (dokumentumkezelő rendszer) nagyobb teljesítményű munkaállomásokat vagy hálózatba kötött gépek esetén bővítést is igényelhet, illetve más informatikai kérdéseket vethet fel.

Érdemes lehet jogászt, ügyvédet, jogi specialistát vagy szakértőt bevonni, legalábbis bizonyos esetekben. Ilyen eset lehet például, ha a határokon átnyuló kereskedelmet támogató rendszer adózási vonatkozásai kerülnek szóba, vagy a tárolt személyes adatok kezelésének jogszabályoknak megfelelő kialakítása. Ezen témák a rendszerek elterjedésével és az ismeretek szélesebb körű felhasználásával veszítenek kényességükből, de ennek ellenére mindig lesz olyan dolog, ami miatt célszerű lehet olyan jogi szakértőkkel konzultálni, akik ezeknek szakértői.

Nagyobb szervezetnél célszerű bevonni a vezetés, felsővezetés egy tagját is, legalább reprezentatív módon.

A kiválasztás szempontjai

1. Üzleti, adminisztratív

2. Informatikai

3. Felhasználói

4. Jogi

Üzleti, adminisztratív szempontok alatt a megkívánt funkcionalitásra gondoljunk. Ezen belül legyen kellőképp átgondolva a szervezeti teljesítmények nyomonkövetését biztosító statisztikázás, riportolás.

Informatikai szemszögből vizsgálni kell a meglevő vagy tervezett informatikai struktúrákat, más, meglévő rendszerekkel történő együttműködést, a számítógép-állományt, a hálózati kapacitást, működést.

Felhasználói szempontok alatt a felhasználói felület átgondoltságát értjük, illetve olyan szempontokat, mint a rendszer kiforrottsága, a szállító megbízhatósága, a szervezethez hasonló referenciák, használhatóság, biztonsági megoldások, jogosultság-kezelés, valamint az üzemeltetési szempontok.

A rendszer feleljen meg a magyar jogi környezet elvárásainak maradéktalanul. Vegye figyelembe az ágazati, iparági sajátosságokat (például kórházi dokumentumkezelő rendszer esetén). Ezután esetleg legyen tekintettel a tágabb környezetre, az esetleges anyacég jogi működésére.

Rendszer alapfunkciók

A DM rendszerünk a következő feladatokat támogathatja:

1. iratok, dokumentumok azonosítása (iktatás-érkeztetés, indexelés, visszakereső adatokkal ellátás)

2. szkennelés, rendszerbevitel (és az ezzel járó, illetve az követő feladatok, ellenőrzések stb.)

3. ügyintézés-, vagy munkafolyamat-támogatás (szignálás, ügyek intézése, feladatok kezelése, jóváhagyás, másodjóváhagyás, ...)

4. archívum-képzés, archiválás.

A rendszerek természetesen külön-külön is elláthatják a feladatokat, illetve különböző kombinációk is elképzelhetők, de célszerű egy integrált dokumentumkezelő rendszerben gondolkodni, amely valamennyi elemet tartalmazza, vagy legyen bővíthető a bevezetésre szánt rendszer.

Szerző: DWP, dátum: 2006. 01. 18.