A modern vállalati környezet egyre több dokumentumot termel, és használ fel működése során. Ezek egy része keletkezésétől fogva digitális formátumú, a többi pedig hagyományos, nyomtatott vagy írott (pl. aláírt) papír. Az utóbbiak egységes kezelése, továbbítása, sokszorozása, és elérése rendkívül összetett feladat, különösen egy földrajzilag kiterjedt szervezet esetében. Az ilyen iratok digitalizálása közvetlenül csak a sokszorosítás, és elosztás, valamint fizikai tárolókapacitás szükségességét küszöböli ki. A digitalizált, és eleve digitális formátumú dokumentumok archiválása, rendszerezése, hatékony kezelése, és hozzáférhetővé tétele újabb követelményeket vet fel.

Az IBM Content Manager és integrált összetevői digitalizálják a vállalati információk teljes tárházát, valamint biztosítják azonnali hozzáférhetőségüket is. Az IBM Content Manager moduláris felépítésű, jól skálázható, egyes elemei a platformok széles körét támogatják, így tetszőleges informatikai környezetbe könnyedén illeszthetőek.

Az IBM Content Manager bemutatása

A nagy példányszámban előállított dokumentumok (pl. kimenő számlaegyenlegek, értesítők és egyéb ügyféldokumentumok) nyomtatás előtti állapotban kerülnek be a dokumentumkezelő rendszerbe, emberi beavatkozás nélkül látja el a rendszer index információkkal, amelyek a későbbi egyszerű visszakereshetőséget biztosítják.

A termék a legegyszerűbb kézi beviteli megoldástól a lapadagolós nagy scanner-eket használó karakterek, kézírás valamint speciális jelek felismerésre épülő automatizált rendszerekig a megoldások széles körét biztosítja. A feldolgozott dokumentumok természetesen nem csak írásos, hanem tetszőleges grafikus állományok is lehetnek (pl. fényképek, tervrajzok stb.). A feldolgozott dokumentumokra alapozottan tetszőleges munkafolyamatok végezhetők.

Az IBM Content Manager a szabványos formátumok széles választékát támogatja, a TIFF, JPEG, XML, MPEG, QuickTime V.4-től kezdve több száz vezető irodai dokumentumtípusig, beleértve a Microsoft Office, Lotus programcsomagok dokumentumait is. A funkcionalitás biztosításához az IBM Content Manager termék támogatja az ODMA szabványt, amelynek alkalmazásával egyszerűen megvalósítható az integráció a forrás- és a célrendszer között.

Az IBM integrált elektronikus dokumentumkezelő rendszere megoldja különböző informatikai rendszerekben tárolt állományok archiválását is oly módon, hogy az adott alkalmazás felületéről lehessen azokat elérni. Így a felhasználói oldaláról ez nem jelent változást, míg az adott rendszer terhelését jelentős mértékben csökkenti. Leggyakrabban a különböző elektronikus levelezési rendszerek (Lotus Domino, MS Exchange), vállalatirányítási rendszerek (SAP R/3) integrációja igényelt. Az SAP integrációhoz a CommonStore for SAP termék a szabványos archivelink felület felhasználásával kapcsolódik, míg a levelezőrendszerek esetében a kliensfelület funkcionalitása bővül archiválási lehetőségekkel. Az archiválás feltételrendszere paraméterezhető, így az állományok központosítottan és időzítetten archiválhatók.

Ahogy a mai informatikai környezet egyre szélesebb körben alkalmazható, úgy merülnek fel újabb felhasználási területek. Gyakori igény például az oktatási célokra elkészített videó-anyagok tárolása, és a felhasználókhoz történő eljuttatása. Erre a célra az IBM integrált elektronikus tartalomkezelő rendszerének Content Manager VideoCharger terméke alkalmazható, amely számos esetben bizonyított, többek között nagy televízió-társaságok stúdiókörnyezetében is.

A sokféle dokumentumtípus tárolásánál kritikus szempont az, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer meddig tárol adott tartalmat gyors elérésű drága háttértárolón, és mikor helyezi át lassabb elérésű, olcsóbb eszközre. Az IBM egyaránt támogatja a mágneses szalag alapú eszközöket, illetve az optikai lemez technológiákat. A funkcionalitás biztosítását a Tivoli Storage Manager termék végzi, amelyet mind a Content Manager, mind a Content Manager OnDemand termék tartalmaz, így ennek alkalmazása nem jelent további licencköltséget.

A széleskörűen integrált dokumentumkezelő rendszerek esetén a megjelenítési felület testre-szabhatósága fontos feltétel. A vastag kliensek mellett számos esetben van igény web alapú vékony, illetve JAVA alapú kliensre is adott rendszer esetén. Ehhez szükség van az IBM Enterprise Information Portal termékre, amely egy olyan köztes szoftver, amely tetszőleges forrásrendszerekhez kapcsolódik, és a kliensek felé egy homogén felületet biztosít. Így lehetőség nyílik nem csak a dokumentumtárak integrációjára, hanem relációs adatbázisok, adattárházak, weboldalak, illetve egyéb alkalmazások integrációjára, és így egy portál felület készíthető.

A dokumentumkezelő és egyéb háttérrendszerek integrációjával egy olyan megoldás alakítható ki, amelynek segítségével az ügyfelek elektronikus úton érhetik el a számlázási adataikat (akár webes felületen keresztül, akár elektronikus levélben), azokat ellenőrizhetik, és elektronikusan ki is fizethetik. Amennyiben jogi vagy pénzügyi okokból szükség van a számla papír alapú változatára is, úgy az elektronikus állomány nyomtatásával ez megoldható. A fizetés folyamata biztonságos, hiszen az ügyfelek pénzügyi adatai központi rendszerben kerülnek eltárolásra.

Az IBM Content Manager funkciói

Jogosultságkezelés

A Content Manager teljes körű, hierarchikus, a legapróbb részletekig lemenő jogosultságkezelést támogat. A vállalati hierarchia pontos modellezésével lehetővé válik a szerepkör alapú elérés megvalósítása, valamint a vállalat szervezeti egységeinek elkülönítése.

Adatmodellezés

A rendszer támogatja a vállalat igényeire szabott adatmodell elkészítését. A különböző dokumentumtípusokhoz igény szerint tetszőleges mélységű, és szélességű leíró adatmező struktúra (indexadatok) adható. A dokumentumok kiegészíthetőek megjegyzések, grafikus jelölések, stb. tárolására alkalmas részekkel.

A dokumentumok tetszőleges hierarchiába, pl. mapparendszerbe rendezhetőek, de támogatott a vállalat igényeire szabott kapcsolati rendszer felépítése is.

Capturing

A Content Manager képes nagymennyiségű szkennelt állomány párhuzamos fogadására, és indexálására. Ehhez olyan ISV-k szkennelő megoldásait támogatja, melyek képesek a szkennelt dokumentumok felismerésére, és indexadatok automatikus előállítására

Adatbevitel

Az ismert digitális formátumok bevitele támogatott, igény szerint új formátumok támogatása is implementálható. Importálás során megadhatók a dokumentumok indexadatai, melyre széleskörű feltétel ellenőrzés alkalmazható.

A meglévő fájlszerverek tartalmának importálása egyszerűvé válik az új, xml sémákon alapuló, ütemezett fájlrendszer-importáló használatával.

Alkalmazásintegráció

Az IBM Content Manager egyik legnagyobb erőssége a változatos üzleti alkalmazásokhoz történő integrálódási képessége. Ennek segítségével a vállalatban már megszokott alkalmazások felületén keresztül transzparens módon érhetők el az üzleti tartalomtár funkciói.

A legismertebb támogatott alkalmazások:

SAP

Siebel, PeopleSoft

Lotus Notes, Microsoft Exchange

Microsoft Office termékek

Keresés, elérés

Az alkalmazásokba integrálódó felületeken kívül a felhasználók rendelkezésére áll a rendszer kezelésére alkalmas Windows-os, Webes, valamint IBM Websphere Portal-os kliens is.

Ezek mindegyike támogatja a dokumentumok változatos feltételek szerinti keresését, megjelenítését, valamint kiegészítésekkel történő ellátását.

A DB2 Net Search Extender segítségével lehetővé válik a tárolt dokumentumok tartalmának keresése is.

Csoportmunka/workflow támogatás

A Content Manager támogatja a dokumentum alapú, valamint az ettől független humán (form alapú), vagy gépi feldolgozású munkafolyamatok kezelését. Ezáltal nem csupán egy vállalat adatmodellje, hanem teljes üzleti folyamatmodellje is elkészíthető, és automatizálható.

A folyamatkezelést, valamint a csoportmunkát segíti a dokumentumok verzióinak kezelése, a a párhuzamos módosítás elleni védekezés, és a dokumentumok megjegyzésekkel, pecsétekkel történő kiegészítése.

Az Unioffice Kft. szíves engedélyével közölte a DWP, dátum: 2006. 01. 20.