|
Iratkezelés, dokumentumkezelés címszavakban - archiválás 2007-10-08, 09.27:00 Nyomtatás |
 PDFA DocuWorld által elindított "Iratkezelési és dokumentumkezelési Lexikon" következő száma hamarosan megtalálható a Portál Letöltései között – előzetes a tartalomból: archiválás címszó. A dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére két út van, bármely szervezet (üzleti és államigazgatási) esetében: egyfelől a hagyományos iratkezelés átszervezése, újjászervezése, másfelől az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése. Szelidítse meg a papírtigrist! A legtöbb szervezetnél a hagyományos, papírokra alapuló iratkezelés átalakítása, újjászervezése is jelentős eredményeket hozhat. Viszonylag ritka az igazán jól és hatékonyan működő tradicionális iratkezelés – ezért mindenkinek érdemes vetnie egy pillantást saját ilyen jellegű tevékenységére és összehasonlítani azt egy tényleg jól működő iratkezeléssel (lásd még „best practice” eljárásoknál). Ön tudja-e saját szervezeténél: - hogyan kell iktatni, - mikor kell/érdemes „csak” érkeztetni, - mik ennek a szabályai, - aztán hogyan célszerű a papírdokumentumok közlekedtetését megoldani, - mit kell tenni az ügyintézés lezártával, - meddig kell operatív, vagy kézi irattárban őrizni a dokumentumokat, - hogyan kell/célszerű kialakítani hosszútávú irattárát, - milyen szabályzásnak kell meglenni – és ezeknek a szabályzatoknak mit célszerű tartalmaznia, - mikor kell/lehet külső tanácsadót igénybevenni? Ha bármely kérdésre nem tudja a választ forduljon a DocuWorld szakértőihez, akik grátisz segítenek Önnek elindulni a helyes úton (a cégek a DocuWorlddel állnak kapcsolatban): - bérarchiválás, bérszkennelés, bérfeldolgozás témában a Docuscan Kft. munkatársai válaszolnak, - fizikai iratkezelés, irattár kialakítással kapcsolatban a Docugroup Csoport munkatársai adnak választ - elektronikus iratkezelési kérdéseivel a netTeam szakértőihez fordulhat - elektronikus dokumentumkezelési témában a Cardinal Számítástechnikai Kft. várja kérdéseit. Gyilkos! Papírgyilkos! A második út a digitális iratkezelés bevezetése (a „papírgyilkos” rendszer). Ebben az esetben is figyelemmel kell lenni azonban a papír alapú iratkezelésre, mert egy darabig – bár egyre csökkenő mértékben – elkísérnek bennünket ezek a dokumentumok is. Sokakat riaszthat egy összetett elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése – nekik lehet hasznos lépésenként bevezetni a programot. A „papírgyilkosnak” több modulja létezhet: iktató (iktatás-érkeztetés), archiváló (e-mailek, faxok és a digitalizált – szkennelt – dokumentumok archiválása, irattár támogató (operatív és hosszú távú irattárkezelés), stb. A legtöbb esetben ezeket nem kötelező egyszerre bevezetni. Következő anyagainkban kicsit mélyebben foglalkozunk majd az archiválással, ezért választottuk a DL egyik címszavának az „archiválást”. Az archiválás címszó És a bevezetés után most következzen a hamarosan megújult formában jelentkező Iratkezelési, dokumentumkezelési Lexikon „archiválás” címszava: Archiválás: a digitalizált papíralapú iratok és az adatbázisokba rögzített adatok számítástechnikai adathordozón történő biztonságos tárolása. A címszó közzététele Füzessy Tamás, FreeSoft Nyrt. engedélyével történik. Korábbi Lexikonjaink a Letöltések menüpontból elérhetőek. Dokumentumkezelés.lap.hu Magyarország legteljesebb, legátfogóbb linkgyújteménye – ha érdeklődik az iratkezelés, dokumentumkezelés iránt, akkor érdemes lehet meglátogatni a lapot: dokumentumkezelés.lap.hu >>>. Ha hiányol valamilyen témakört vagy céget – kérjük tegyen javaslatot! >>> Kapcsolódó letöltések: Az Iratkezelési, dokumentumkezelési Lexikon korábbi számai >>> A Magyar Dokumentumkezelés cégei - szeptemberi lista - PDF letöltés >>> Kapcsolódó cikkeink: Iratkezelési, dokumentumkezelési Lexikon >>> Szakértői, ingyenes tanácsadás a Dokumentumkezelési Portálon >>> Magyar Dokumentumkezelés >>> Kapcsolódó honlapok: Dokumentumkezelés.lap.hu >>> FreeSoft Nyrt. >>> Contentum rendszer >>> DocuScan Dokumentumkezelő Kft. >>> Docugroup Csoport >>> netTeam Zrt. >>> Cardinal Számítástechnikai Kft. >>> Szerző: Doc Fan, dátum: 2007. 10. 08. |