|
Iratkezelés, dokumentumkezelés címszavakban - archiválás 2007-10-08, 09.27:00
 Nyomtatás |
 PDF
A DocuWorld által elindított "Iratkezelési és dokumentumkezelési Lexikon" következő száma hamarosan megtalálható a Portál Letöltései között – előzetes a tartalomból: archiválás címszó.
A dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére két út van, bármely szervezet (üzleti és államigazgatási) esetében: egyfelől a hagyományos iratkezelés átszervezése, újjászervezése, másfelől az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése.
Szelidítse meg a papírtigrist!
A legtöbb szervezetnél a hagyományos, papírokra alapuló iratkezelés átalakítása, újjászervezése is jelentős eredményeket hozhat. Viszonylag ritka az igazán jól és hatékonyan működő tradicionális iratkezelés – ezért mindenkinek érdemes vetnie egy pillantást saját ilyen jellegű tevékenységére és összehasonlítani azt egy tényleg jól működő iratkezeléssel (lásd még „best practice” eljárásoknál).
Ön tudja-e saját szervezeténél:
- hogyan kell iktatni,
- mikor kell/érdemes „csak” érkeztetni,
- mik ennek a szabályai,
- aztán hogyan célszerű a papírdokumentumok közlekedtetését megoldani,
- mit kell tenni az ügyintézés lezártával,
- meddig kell operatív, vagy kézi irattárban őrizni a dokumentumokat,
- hogyan kell/célszerű kialakítani hosszútávú irattárát,
- milyen szabályzásnak kell meglenni – és ezeknek a szabályzatoknak mit célszerű tartalmaznia,
- mikor kell/lehet külső tanácsadót igénybevenni?
Ha bármely kérdésre nem tudja a választ forduljon a DocuWorld szakértőihez, akik grátisz segítenek Önnek elindulni a helyes úton (a cégek a DocuWorlddel állnak kapcsolatban):
- bérarchiválás, bérszkennelés, bérfeldolgozás témában a Docuscan Kft. munkatársai válaszolnak,
- fizikai iratkezelés, irattár kialakítással kapcsolatban a Docugroup Csoport munkatársai adnak választ
- elektronikus iratkezelési kérdéseivel a netTeam szakértőihez fordulhat
- elektronikus dokumentumkezelési témában a Cardinal Számítástechnikai Kft. várja kérdéseit.
Gyilkos! Papírgyilkos!
A második út a digitális iratkezelés bevezetése (a „papírgyilkos” rendszer). Ebben az esetben is figyelemmel kell lenni azonban a papír alapú iratkezelésre, mert egy darabig – bár egyre csökkenő mértékben – elkísérnek bennünket ezek a dokumentumok is.
Sokakat riaszthat egy összetett elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése – nekik lehet hasznos lépésenként bevezetni a programot. A „papírgyilkosnak” több modulja létezhet: iktató (iktatás-érkeztetés), archiváló (e-mailek, faxok és a digitalizált – szkennelt – dokumentumok archiválása, irattár támogató (operatív és hosszú távú irattárkezelés), stb. A legtöbb esetben ezeket nem kötelező egyszerre bevezetni.
Következő anyagainkban kicsit mélyebben foglalkozunk majd az archiválással, ezért választottuk a DL egyik címszavának az „archiválást”.
Az archiválás címszó
És a bevezetés után most következzen a hamarosan megújult formában jelentkező Iratkezelési, dokumentumkezelési Lexikon „archiválás” címszava:
Archiválás: a digitalizált papíralapú iratok és az adatbázisokba rögzített adatok számítástechnikai adathordozón történő biztonságos tárolása.
A címszó közzététele Füzessy Tamás, FreeSoft Nyrt. engedélyével történik.
Korábbi Lexikonjaink a Letöltések menüpontból elérhetőek.
Dokumentumkezelés.lap.hu
Magyarország legteljesebb, legátfogóbb linkgyújteménye – ha érdeklődik az iratkezelés, dokumentumkezelés iránt, akkor érdemes lehet meglátogatni a lapot: dokumentumkezelés.lap.hu >>>.
Ha hiányol valamilyen témakört vagy céget – kérjük tegyen javaslatot! >>>
Kapcsolódó letöltések:
Az Iratkezelési, dokumentumkezelési Lexikon korábbi számai >>>
A Magyar Dokumentumkezelés cégei - szeptemberi lista - PDF letöltés >>>
Kapcsolódó cikkeink:
Iratkezelési, dokumentumkezelési Lexikon >>>
Szakértői, ingyenes tanácsadás a Dokumentumkezelési Portálon >>>
Magyar Dokumentumkezelés >>>
Kapcsolódó honlapok:
Dokumentumkezelés.lap.hu >>>
FreeSoft Nyrt. >>>
Contentum rendszer >>>
DocuScan Dokumentumkezelő Kft. >>>
Docugroup Csoport >>>
netTeam Zrt. >>>
Cardinal Számítástechnikai Kft. >>>
Szerző: Doc Fan, dátum: 2007. 10. 08.
|
|
|
Részletek...