A dokumentumkezelés, pontosabban a fizikai iratkezelés szerény, de lényeges területe az érvényét vesztett vagy selejtes dokumentumokkal való megfelelő bánásmód – röpke kitekintő az iratmegsemmisítés világába.

Különösen nagy figyelmet kell fordítani a keletkező papírhulladék kezelésére a pénzintézeteknél, ahol a kukákba kerülő dokumentumok sok esetben bizalmas adatokat tartalmaznak. A biztonság érdekében azonban ezt a papírhulladékot mindenhol bezúzzák. Erre a feladatra a bankok többsége külső szolgáltatót bíz meg.

A napi normál működés, valamint az alkalmi irattári selejtezések során éves szinten több tucat tonna papírhulladék keletkezik a Takarékszövetkezet Bank Zrt. központjában. A hulladék nagy része bizalmas adatokat tartalmaz, ezért különleges kezelést igényel, miközben alig egy-két tonnát tesz ki az a hulladék, amelynek tartalma ezt nem indokolja, így oda lehet adni például iskolai papírgyűjtőknek – közölte kérdésünkre Dauda Ferenc. A Takarékbank szakértőjének tájékoztatása szerint a leselejtezett dokumentumokat a pénzintézet munkatársai az irodákban kihelyezett papírzsákokban gyűjtik, amelyek átmeneti tárolását egy raktárhelyiségben oldják meg. A megtelt papírzsákok, valamint az irattári selejtezések során keletkező papírhulladék elszállításáról egy a pénzintézet által megbízott hulladékkezelő gondoskodik, amely két-három hetente száll ki a bank központjába. A Takarékbank évek óta a Lado Rec Kft.-vel dolgozik együtt, amelyet pályázat útján választottak ki. (Korábban a pénzintézet a rákospalotai hulladékégetőbe vitte a keletkező papírhulladékot, maga gondoskodva a gyűjtésről, a tárolásról és a szállításról is.)

A Lado Rec Kft. a papírhulladékot saját, Kiskunhalas melletti telephelyén szecskázza le néhány milliméteres darabokra, majd bálázza, és másodnyersanyagként papírgyárak részére értékesíti. Emellett a társaság a leselejtezett elektronikus adathordozókat, flopikat és CD lemezeket is átveszi. Dauda Ferenc a szállítást végző zárt teherautót saját gépjárműjével lekíséri a kiskunhalasi telephelyig, sőt a legkényesebb adatokat tartalmazó, kiemelt dokumentumok bezúzását minden alkalommal személyesen a helyszínen végigköveti.

Évente mintegy hat tonna papírhulladék keletkezik a Commerzbank Zrt. központjában, amelynek nagyjából a fele igényel különleges biztonsági intézkedéseket a kezelés során. Szinte Zsolt, a bank környezetvédelmi szakértője elmondta: a pénzintézet a központjában keletkező papírhulladék kezeléséről egészen a közelmúltig saját maga gondoskodott nagy teljesítményű zúzógépek házon belüli üzemeltetésével, s csak a biztonsági irattári, valamint a vegyes hulladék kezelését bízták külső vállalkozóra. A helyzet azzal változott meg, hogy a Commerzbank szerződést kötött a Remondis Data Office Kft.-vel, amely kifejezetten az irodai papírhulladékok kezelésére szakosodott. Ezzel a bank munkatársai a megsemmisítésre fordított időt a banki, üzleti tevékenységre fordíthatják, míg a Remondis a minden emeleten kihelyezett konténerekben gyűjti a megsemmisítendő iratokat. A konténereket a Remondis heti rendszerességgel szállítja el, s a szállítmányokat saját budaörsi telephelyén zúzza be, mielőtt a hulladékot papírgyári hasznosításra továbbadná. A biztonsági követelmények betartására is garanciát nyújt a szolgáltató, mivel lehetővé teszi, hogy a bank szakemberei a hulladék bezúzását bármikor megtekintsék, illetve minden esetben videofelvétel is készül a szecskázásról.

Az Erste Bank a fiókjaiban és a központi területeken irodánként több iratmegsemmisítő gépet működtet, s a bank munkatársai a keletkezett napi papírhulladékot ezek segítségével maguk darálják le – tájékoztatott Illés Adrienn. Az Erste Bank Hungary Nyrt. kommunikációs szakértője szerint a ledarált hulladékot helyben tárolják, s ha összegyűlik egy nagyobb mennyiség, akkor egy a bank által megbízott alvállalkozó gondoskodik a hulladék elszállításáról és hasznosításáról.

Az adatvédelmi szabályok hatálya alá tartozó, banktitoknak, értékpapírtitoknak és üzleti titoknak minősülő adatokat is tartalmazó papírhulladék kezelése minden esetben szigorú szabályok szerint történik – közölte Horváth Imre. Az OTP Bank szakértője elmondta: a pénzintézetnél a bizalmas adatokat tartalmazó papírhulladékot még a keletkezés helyén, a bank épületeiben egy speciális zúzógéppel bezúzzák. A zúzott papírhulladékot a bank hasznosítás céljából a vele szerződésben álló papírhulladék- feldolgozó üzem részére értékesíti. A bank telephelyei és a papírfeldolgozó között a hulladék szállítása zárt konténerekben történik, s arra is figyelnek, hogy a tárolás során se férhessen illetéktelen személy a leselejtezett dokumentumokhoz. A bank megbízott képviselője a helyszínen folyamatosan és közvetlenül ellenőrzi a papírhulladék útját, egészen a feldolgozásig.

Az adatvédelmi szabályok hatálya alá nem tartozó papírhulladék szintén eljut a hasznosítókig, azonban ezt csak a papírgyár telephelyén zúzzák be. A papírhulladék szállítása ebben az esetben is zárt tehergépkocsin történik, s a rakomány illetéktelen személyektől, természeti és más külső behatásoktól is teljes védelmet élvez.

Publikáló: Doc Art, dátum: 2007. 10. 11., Forrás: Recycling Magazin >>>