|
Szabványos dokumentumkezelés és archiválás a PDF segítségével 2007-10-25, 17.44:00
 Nyomtatás |
 PDF
A dokumentumkezelő rendszerek fejlesztői – a hosszútávú használhatóságot szem előtt tartva – a kezdetektől fogva törekedtek arra, hogy szabványokat használjanak rendszereik kialakításakor.
Arccal a dokumentum felé
Kissé közhelyes felvezetésként annyit bízvást állíthatunk, hogy napjaink szervezetei soha nem álltak még annyi kihívás előtt, mint mostanában (bár a felvezetés kapcsán egy jól ismert Document Management Expert azt mondaná: „az egyszerű igazságok a legnagyobb igazságok”…).
Ezen szervezeti kérdések egyike a dokumentumokban megtestesülő hatalmas tömegű információ kezelése – beleértve az előállítást, disztributálást-megosztást, archiválást és visszakeresést.
A múltban a hivatalos dokumentumok papírban testesültek meg és az első elektronikus dokumentumkezelő rendszerek ezek menedzselésének megtámogatására alakultak ki. Mai napság azonban, a mindent elárasztó „e”-betűk korát éljük (e-kormányzat, e-önkormányzat, e-adóbevallás, e-vámeljárás…) és a korábbi „szabványos” papírt „trónkövetelők”, azaz újabb szabványos formátumok próbálják meg „lelökni trónjáról”, (azaz felváltani).
Problémát okoz azonban, hogy ezeket az új elektronikus dokumentum-formátumokat számosan különböző szoftverekkel, alkalmazásokkal hozzák létre, tárolják és tekintik meg. A leggyötrőbb kérdésünk ennek kapcsán az, hogy hogyan legyenek ezek a dokumentumok egymással csereszabatosan használhatóak – a biztonsági és hitelességi kérdéseket nem is említve.
Van egyvalaki azonban, aki úgy érzi, hogy ő meg tudja adni a választ a dokumentumok egysége, használhatósága, biztonsága és hitelessége terén.
PDF az elektronikus dokumentumok kipróbált formája
Az Adobe, a PDF formátum „atyja”, előállítója, kreátora az, aki tehát úgy érzi, hogy meg tudja válaszolni a dokumentumok legégetőbb kérdéseit – és a felhasználók – úgy tűnik – a céget igazolják. Az Interneten több tízmillió PDF formátumú dokumentum várja a látogatókat, ügyfeleket, érdeklődőket, sőt, egyre több szállító foglalkozik olyan alkalmazások kifejlesztésével, amely támogatja ezt a formátumot vagy ezt a formátumot is.
Rövid kitérő: mikor Dávid és mikor Góliát?
A PDF sikerét megirigyelte a redmondi óriás is. 2005-ben röppent fel a hír, hogy a Microsoft egy új dokumentum-formátummal próbálja sarokba szorítani a az Adobe megoldását. Ebben az évben beszélt először Bill Gates egy konferencia alkalmával a „Metro” formátumról, amelynek célja az volt, hogy felhasználóik könnyen és egyszerűen hozhassanak létre dokumentumokat, amelyeket aztán gond nélkül meg is tekinthetnek – természetesen Windows alapokon.
Az áttörés azonban úgy tűnik még nem teljes, mert egyes felmérések szerint jelenleg az Interneten megtalálható dokumentumok több, mint 90 %-a PDF formátumban van tárolva (és a maradék sem biztos, hogy „Metro” formátumú).
Szabványosítás útján a PDF-dokumentumkezelés
A PDF sikere arra inspirálta az Adobe vezetőit, hogy a gyakorlatban („de facto”) már szabványként működő formátumot hivatalosan is („de jure”) szabvánnyá nyilváníttassa.
A szabványosítás számos további előnyt hozhat a felhasználók számára. Ezek legnagyobbika, hogy a dokumentumok úgy lesznek tárolhatóak évtizedes távlatban is, hogy megőrzik jellemzőiket (hogy mást ne mondjunk: egyszerűen „megnyithatóak” lesznek a legfrissebb alkalmazásokkal is), függetlenül attól, hogy milyen operációs rendszer alatt készítették vagy tárolták azokat.
Száz szónak is egy a vége: a PDF sikeréért drukkoló szakértők úgy vélik, hogy miután a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet a szabványosítási eljárás végén rányomja majd pecsétjét az aktára, a "PDF" és a "hosszútávú adatarchiválás" egymás szinonimáiként lesznek használhatóak.
Szerző: Doc PDF, dátum: 2007. 10. 25.
|
|
|
Részletek...