|
Üzletfejlesztés és dokumentumkezelés 2007-10-29, 09.00:00
 Nyomtatás |
 PDF
Hogyan lehet olyan különböző “nagy” rendszerek segítségével, mint egy vállalatirányítási- vagy dokumentumkezelő rendszer, megtámogatni az üzleti tevékenységet?
És lőn világosság
Minden, dinamikusan növekvő cég életében eljön az a pillanat, amikor meglévő informatikai infrastruktúrája már nehezíti a további fejlődését. A Prodax Rt. ezt a problémát úgy hidalta át, hogy először integrált vállalatirányítási rendszert vezetett be, másodszor pedig egy Lotus Notes alapú irodaautomatizálási szoftvert választott segítségül. Schopp Attila ez utóbbi választás részleteibe enged bepillantást.
Kizárólag magyar tulajdonú vállalat az 1991-ben alapított Prodax - kezdte a cégismertetést Veréb Árpád informatikai osztályvezető. A Prodax a katapultos konnektor szabadalmára építette fel stratégiáját (arról a dugaszoló aljzatról van szó, amelynek a sarkában lévő gombot megnyomva a villásdugó kilökődik, így véletlenül sem rángatjuk ki a konnektort a falból). Az elmúlt tíz év alatt ennek az újításnak is köszönhetően töretlen volt a cég fejlődése: 1999-ben közel 2 milliárd forint árbevételt könyvelhetett el, dolgozóinak létszáma jelenleg 200 fő körül alakul.
A gyors növekedés megkívánta az egységes informatikai infrastruktúra kialakítását. Elsőként egy vállalatirányítási rendszert vezettek be 1998-ban: az Oracle alapokon nyugvó Avalont, ez amellett, hogy kiváló gyártásspecifikus funkciókkal rendelkezik, jól támogatja a disztribúciós folyamatokat is. A szoftver azóta már átesett egy frissítésen - és átkeresztelésen, miután eredeti gyártóját felvásárolta egy másik cég, az IFS Applications -, s a hagyományos vállalatirányítási funkciók teljes köre - logisztika, pénzügy-számvitel, gyártás, tervezés, kereskedelem - lefedhető vele.
Tengernyi dokumentum
A dinamikus növekedés együtt járt a cégen belüli dokumentumok számának és választékának növekedésével is. Ezek kezelését meg kellett oldani a rendszer működtethetősége érdekében: tudni kellett, hogy a dokumentumok hol találhatóak az állományrendszerben, egy dokumentum több változata közül jelezni kellett, melyik a legfrissebb. Mindehhez társult, hogy 1996-ban bevezették az ISO minőség-ellenőrzési rendszert: ez a lépés igen rövid idő alatt rengeteg, a vállalatról szóló dokumentum születésével járt együtt, s a nyilvántartás, verziókövetés is megoldásra várt. Megszületett a döntés: a hatékony munkavégzéshez szükség van egy olyan nyilvántartási rendszerre, amely egyaránt képes kezelni a céghez beérkező és a Prodaxon belül született dokumentumokat.
Amikor meghatározták a szükséges funkciók körét, a bejövő és kimenő dokumentumok iktatási rendjére, a belső kommunikáció irányíthatóságára és a visszakereshetőségre helyezték a legnagyobb hangsúlyt. Azt hamar eldöntötték a Prodax szakemberei, hogy csakis Lotus Notes alapú megoldás jöhet szóba, ugyanis a szakirodalomból és a konferenciákról már ismerték a szoftvert. Azon túl, hogy nyitottsága révén alkalmas volt a fent említett funkciók ellátására, az is mellette szólt, hogy nagyon hamar be lehet vezetni. A gyorsaság kulcsfontosságú volt a Prodax számára, mert gyors ütemben születtek a dokumentumok, és a minőségbiztosítás folyamatához már mindenképpen szükséges volt a rendszerezett dokumentumkezelés.
Természetesen tudták azt is, hogy a Domino/Notes önmagában nem elegendő, az csak az alapot adja meg a tényleges dokumentumkezelő alkalmazáshoz. Több rendszert is megnéztek, míg végül a Pi-Office szoftvere mellett döntöttek. Egyrészt az ár volt meghatározó, másrészt a felkínált szolgáltatások. Érdekes módon a Prodax nem a minél több és minél mélyebb szolgáltatásra tartott igényt, hanem arra, hogy a bevezető cég vonja be munkatársait a munkába, hogy azok minél többet megtanulhassanak a rendszerről. Így viszonylag rövid idő alatt saját kezükbe vehették a további fejlesztéseket.
A Pi-Office rendszere egyfajta szakértelmet is magába foglalt, nevezetesen a dokumentumok megfelelő struktúra szerinti rendezését. A Prodaxnak erre a tudásra szüksége volt, hiszen saját struktúrával még nem rendelkeztek, és az idő rövidsége is arra szorította őket, hogy elfogadják a kész megoldásokat.
Gyors bevezetés, ellenállás nélkül
Végül 1997 decemberében kötött szerződést a Pi-Office és a Prodax az irodaautomatizálási rendszer bevezetéséről. Ahogy azt korábban tervezték, a szerelvénygyártó cég munkatársai nagyon hamar bekapcsolódtak a munkába. A Pi-Office igazgatója, Kovács László egy példát említ: oktatásból is csak egy- napi képzést kértek, utána már a saját informatikusuk oktatta tovább a leendő végfelhasználókat.
A Prodax átvette a Pi-Office szoftverének dokumentumstruktúráját, gyakorlatilag azt töltötte meg tartalommal, és változtatott itt-ott a terminológián - a legfelső szintet például főügynek hívják a cégnél. Így nem kellett újra feltalálni a kereket, az alapoktól kezdve kitalálni az ügymenetet, mert erre jól használható sablont kaptak. Mindezeknek köszönhetően alig három hónap alatt végeztek is a bevezetéssel: 1998. április 1-jén megkezdődhetett az éles üzem.
A rendszerbe gyakorlatilag az összes, a cégnél fellelhető irattípust felvették: bejövő és kimenő elektronikus levél, fax, feladat, feljegyzés, emlékeztető, egyebek. Minden, ami a napi munkához kapcsolódik - szülessen bár a cégen belül vagy érkezzen kívülről - elektronikus formában bekerül a dokumentumkezelő rendszerbe; ha papíron érkezett (mint a fax), akkor először szkennelik őket, majd mindent iktatnak és besorolnak a megfelelő főügy alá. Ha az irat eredetileg is elektronikus formában jött, még ennél is egyszerűbb dolga van a felhasználónak. A Notes bejövő postaládáját például kiegészítették egy új nyomógombbal, az iktatással. Kap a felhasználó egy hivatalos elektronikus levelet, s ezt a gombra kattintva egyből elhelyezheti és iktathatja a Pi-Office adatbázisának megfelelő helyére.
Van még egy fontos dokumentumtípus, amelyet el kellett helyezni a rendszerben, mégpedig az ISO minőség-ellenőrzési szabályzatai. A Pi-Office szoftverének van egy funkciója, amely különösen alkalmassá teszi különféle szabályzatok nyilvántartására; a Prodax ezt használta ki a kézikönyvek, az alapve-tő ISO-dokumentációk tárolására. Ezeket utána nem is nyomtatták ki, hogy külön elküldjék a 11 tagú minőségbiztosítási testületnek, hanem mindenki a rendszerből kérhette le az éppen aktuális változatot. A bevezetés három hónapja alatt a Pi-Office alapfunkcióit valósították meg (iktatás, ügykövetés, feladatok kiadása, ellenőrzése stb.), csupán egyetlen helyen egészítették ki a rendszert: működik a Prodaxnál egy munkaszámrendszer, az ennek megfelelő értékeket pedig hozzá kellett kapcsolni a dokumentumokhoz.
Minden dokumentumkezelő rendszer annyit ér, amennyire a felhasználók szigorúan veszik a működtetési szabályokat. A Prodaxnál külön munkautasításban rögzítették az iratkezelés rendjét. Ebben fektették le, hogy milyen elvárások vannak a munkatársakkal szemben, milyen ügyekben mi a követendő folyamat, milyen típusú dokumentumot hol kell tárolni, mi módon kell lefolytatni a belső, illetve a külső levelezést, és így tovább.
Az utasítások betartatása könynyen ment, mint ahogy az egész rendszerrel szemben sem volt ellenállás a felhasználók részéről - már minden munkatárs rendelkezett számítógépes ismeretekkel, használták a szokványos irodai szoftvereket.
Az alaprendszer bevezetésével az volt a cél, hogy a cégnél felhalmozott információ - egyes természetes kivételektől eltekintve - mindenki számára elérhető legyen. Ezt sikerült is megvalósítani már a kezdet kezdetén: mindenki számára nyilvánvaló volt, hogy milyen információt merre talál, és hogy aktuális-e még az adott dokumentum. Ennek köszönhetően hatékonyabbá vált az egyének és a munkacsopor-tok munkája is.
Miután kialakították az alaprendszert, a Prodax informatikus munkatársai máris azt nézték, hogyan tudnák jobban kihasználni a szoftvert, és a felhasználóktól is sorra érkeztek az igények az új funkciókra. A Domino/Notes és a Pi-Office rendszer lehetőségeire támaszkodva egész sor munkafolyamatos alkalmazást fejlesztettek ki házon belül (csak időnként fordultak a Pi-Office-hoz némi elméleti útmutatásért). Ezek egy része ismét csak a minőségbiztosításhoz kapcsolódott; olyan folyamatokról volt szó, amelyek nem fértek bele a hagyományos vállalatirányítási rendszer keretei közé. Két telephelye van a Prodaxnak - Budapesten és Gyöngyösön -, és van olyan minőség-ellenőrzési dokumentum, amelynek négyszer kell faxon fordulnia a két helyszín között, mire minden szükséges aláírás rákerül. Ennek kiváltása mellett kidolgoztak elektronikus munkafolyamatokat az idegen áru minőségvizsgálatára, a javítási munkalapok és a reklamáció kezelésére, illetve a véleményezés támogatására. Idén pedig elvégezték a szellemi dolgozók feladatértékelő rendszerének a kifejlesztését.
E munkák során összekapcsolták a dokumentumkezelést az IFS Applicationsszel; példa erre a számlaigazolási munkafolyamat. A beérkező - nem a gyártáshoz kapcsolódó - számlákat beszkennelik, így küldik a pénzügyre, ahonnan továbbítják az illetékes számlaigazolónak. Az illető költségfelelős egy Lotus Notes adatlapon kontírozza a számlát, majd így küldi vissza a pénzügyre, ahol ennek megfelelően könyvelik. A folyamat során online adatcsere zajlik az IFS Oracle-adatbázisa és a Notes-adatbázis között.
A minőség próbáját is kiállta
A dokumentumkezelő rendszer alapvetően átalakította a cég működését, hiszen még több dolgozót érint, mint annak idején a vállalatirányítási rendszer. Ennek megfelelően az előnyeit is mindenki érzi: a mindig rendelkezésre álló dokumentumok érzékelhető hatékonyságnövelést eredményeztek. Bevált a rendszer az ISO-minősítéskor is: a minőség-ellenőrzési dokumentumokat nem papíron, hanem elektronikusan kezelik, sőt az auditorok legutóbb az ellen sem emeltek kifogást, hogy az ISO-rendszer kulcselemének minősülő minőségbiztosítási kézikönyvet nem nyomtatásban, hanem elektronikus formában nyújtották át.
Ami pedig a jövőt illeti, sorra születnek az újabb és újabb munkafolyamatos alkalmazások. Jelenleg a területi képviseleti rendszer integrálásán és az elektronikus adatcsere létrehozásán dolgoznak, ezeket szintén Notes alapokon tervezik megvalósítani. Még idén áttérnek az eddig használt Domino/Notes 4.6.1-ről az 5.0-s változatra. Az ügyfélprogramot már lecserélték a munkaállomásokon, és a második félév során a két, fürtözött rendszerben működő IBM-kiszolgálón is frissítik a Dominót. Ügyféloldalon az egyszerűbb kezelhetőség, a tetszetősebb felhasználói felület indokolta az áttérést, kiszolgálóoldalon pedig az új funkciók, amelyeknek már a képviseleti rendszer integrálásában is szerep juthat.
Publikáló: Doc Art, dátum: 2007. 10. 29., Forrás: Pont Rendszerház >>>
|
|
|
Részletek...