Megtakarítást és dinamikus eladás növekedést hozott a Malév számára az üzletfejlesztésként bevezetett elektronikus értékesítés és elektronikus számlázás.

A sorozat előző részét olvashatja itt >>>

Interneten utazó számlák

Az elektronikus számlázás ma már Magyarországon is „megkapta” a maga jogszabályait. Egyes vélemények szerint túlságosan is megrendszabályozták ezt az e-kereskedelemben egyre inkább nélkülözhetetlen folyamatot. Magánszemélyeknek erre a számlára normál esetben nincs szükségük, hiszen ha csak megtekinteni akarják a számlájukat, akkor elég a digitálisan nem aláírt .pdf kiterjesztésű fájlt letölteniük. A vállalkozások üzleti utazásainál más a helyzet: a fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott digitalizált adat formájában kibocsátott e-számla csak elektronikus formában tárolva és több évre archiválva minősül szabályos könyvviteli bizonylatnak. A nemzetközi adószabályokat általában jelentős lemaradással és lassan követő Magyarország az e-számla szabályozásával nemzeti légitársaságunkat is megoldandó problémák elé állította, mert a nemzetközi gyakorlathoz viszonyítva indokolatlanul szigorú előírásokat követel meg a számla befogadójától. Míg a legtöbb fejlett országban a könyveléshez ma már elég egy e-mailben elküldött (számlasorszámmal és a legfontosabb adatokkal ellátott), olvasható, kinyomtatható, egyszerű textfájl, addig nálunk csak a digitális (egy speciális formátumú fájlról van szó) az érvényes formátumú. Ha valaki csak kinyomtatja és papír alapon tárolja, akkor az adóhatóság ezt nem fogadja el. Az e-számlák archiválása a legtöbb magyar cégnél megoldhatatlan, de egy gyakorlatias jogszabálykönnyítés feloldhatná ezeket a korlátokat, s ez kedvező hatással lenne a magyar e-kereskedelem versenyképességére is.

„Hiába vezettünk be online értékesítést, hiába volt már e-ticketünk, a számlával bajaink voltak. Megrendelhette a vevő weben az utazást, e-mailen megkapta a repülésre jogosító bizonylatot, és már utazhatott is (csak egy személyi azonosítást kellett a repülőtéren elvégezni), de ott volt még a kötelező számlakészítés, ami ráadásul az üzleti utasoknál fontos kellék. A számlát nekünk ki kellett állítani, el kellett küldeni, így azok a postai és adminisztrációs költségek, melyeket meg akartunk takarítani az e-ticket bevezetésével, máris elszálltak. Az e-tickettel kombinált online értékesítés papírszámlával nem az igazi” – állítja Szemők Árpád, amikor a számlázási módszer váltásának szükségességét indokolja.

Kísérlet az ellentmondások feloldására

Most tehát ott tartunk, hogy az elektronikus számla megőrzése a fogadó fél számára – hasonlóan a papíralapú számlához – kötelező, ha azt felhasználja a könyvelésében. A jogszabály rendelkezik a megőrzési kötelezettség időtartamáról (10 év!), és arról is, hogy a számlát eredeti – kibocsátási – formátumában kell megőrizni, tehát az elektronikus számlát csakis elektronikus formában szabad tárolni, vagyis archiválni kell. Amennyiben szükséges, az adóhatóságnak is ilyen formában kell bemutatni.

A projekttervezés során komolyan felmerült az a lehetőség, hogy az Egyesült Államokban legyen a számlakészítés – a Malévnak van ott egy leányvállalata –, ugyanis az amerikai szabályok jóval engedékenyebbek a magyarnál – például egy Worddel készített dokumentum is megfelel számlának, vagy akár azt is megengedik, hogy egy számlamódosításnál ugyanazon a számlaszámon küldjék a megváltoztatott bizonylatot, ami az eredetin szerepelt. Végül mégis a nehezebb utat választották: Budapesten készítik az interneten rendelt összes e-számlát, sőt, az év végére talán már nem is lesz papírbizonylat, ugyanis a jegyértékesítés teljes folyamatát online üzemmódra állítják át.

2006 júniusában készült el az első „éles” e-számla, s a külföldi kirendeltségeket is bekapcsolták a folyamatba, ugyanis ehhez nem kell a kinti irodáknak hozzáférniük a Malév központi számlázó rendszeréhez – ami biztonsági kockázatokat okozhatna –, hanem a neten keresztül, megfelelő autentikációs módszerekkel küldik meg az alapadatokat, és ezek alapján szinte azonnal meg is kapják a kész dokumentumot. E megoldáshoz hasonlóan a call centeres értékesítésnél is e-számlát bocsátanak ki.

A cikksorozat folytatódik, kérjük, hogy térjen vissza a folytatás olvasása miatt!

Publikáló: Doc Doc, dátum: 2007. 07. 04., Forrás: IT News >>>