|
A dokumentumkezelő rendszerek felhasználási lehetőségei - 1. rész 2007-11-05, 07.44:00
 Nyomtatás |
 PDF
A DocuWorld ezen cikke a dokumentumkezelő, iratkezelő rendszerek versenyszféra általi, üzleti célú felhasználásával foglalkozik.
A piaci verseny vállalkozásainak nagy rendszerei: vállalatirányítás és dokumentumkezelés
Napjaink üzleti szervezetei a létrehozásuktól fogva használnak céljaik eléréséhez különböző informatikai eszközöket és szoftvereket. Minden cég életében elérkezik azonban az a pillanat, amikor a meglevő struktúra már nem nyújt elég támogatást, sőt esetleg gátjává is válik a további fejlődésnek vagy akárcsak a versenytársakkal való lépéstartásnak. (Ez utóbbi kapcsán érdekes, hogy manapság már nemcsak a továbblépéshez, fejlődéshez, de a piaci pozíció megtartásához is folyamatosan új eszközökre, megoldásokra, szoftverekre, ötletekre van szükség. Meghökkentő – de ez azt jelenti, hogy nehéz, recesszív gazdasági környezetben is érdemes vagy szükséges fejleszteni, mert csak ez biztosíthatja a cég számára a túlélést, a talponmaradást).
Elérkezett az a kor, amelyben a legtöbb vállalkozásnak új, integrált eszközök után kell néznie. A lehetségesek között ilyen megoldás lehet egy vállalatirányítási- vagy akár egy dokumentumkezelő rendszer.
A vállalatirányítás átfogóan igyekszik a vállalat céljait szolgálni, de ritkán fókuszál a dokumentumkezelésre, pedig az üzleti környezet fejlődése és a cég piaci tevékenysége a dokumentumok, iratok számának drasztikus növekedését eredményezte (és eredményezi napjainkban is), amelyeknek megfelelő menedzselése ugyanolyan fontos. Ezek a dokumentumok természetesen már nem mind keletkeznek papíralapon – a foglalatosságot, a kezelést, a velük való törődést az eredményesség és hatékonyság érdekében azonban minden dokumentum és minden irat igényli.
Klondike az irattárban – a jó dokumentumkezelés értéket teremt
A cégen kívül és belül tehát egyaránt növekszik a dokumentumok száma, amelyet a szervezet, rendszer működőképessége és hatékonysága, eredményessége érdekében menedzselni kell. Egy dokumentumot például – legyen az elektronikus vagy papíros – meg kell találni, elő kell tudni venni. Ezen túl, a velük történő munkát, ügyintézést, folyamatokat is meg kell támogatni.
A dokumentumkezelést a szervezet szempontjából két tengely mentén lehet szemlélni. Az egyik tengely a funkcionalitás, a másik a kiterjedtség, a szervezeti egységekre bevonása.
Elektronikus dokumentumkezelési funkciók
Nyomonkövethetőség, dokumentumok nyilvántartásba vétele
A dokumentumkezelés alapját az iktatás (érkeztetés) funkció jelenti. Az iktatás, érkeztetés célja a szervezethez érkező, ott keletkező belső vagy kifelé küldött iratok, levelek, szerződések (iratok, dokumentumok) nyilvántartásba vétele.
A regisztrálás történhet érkeztetéssel vagy iktatással. Az iktatáskor az adott dokumentumot egyedi azonosítót kap, valamint kategorizálásra kerül (azaz meg kell határozni, hogy milyen partnerrel, illetve egyéb dokumentummal kapcsolódik).
Az azonosítót a fizikai iraton is célszerű, esetleg kötelező feltüntetni. Ez történhet kézzel történő ráírással, speciális nyomtatóval, vagy vonalkód technológia alkalmazásával.
Az iktatás már kisebb szervezetek esetében is általában központilag, a titkárságon, vagy az iktató osztályon történik. Az iktatott dokumentumok, az ügyek elintézése érdekében továbbításra kerülnek, kerülhetnek, ahol ügyintézők foglalkoznak majd velük.
Nagyon gyakori, hogy a papírosalapú iktatókönyvek kiváltására önálló iktató programot vezetnek be. Célszerű azonban már a jövőre is tekinteni és egyszerű iktatóprogram helyett olyan megoldásban gondolkodni, amely a többi funkciót (ügyintézéstámogatás, feladatok elintézésének támogatása, ISO dokumentumok kezelése, stb.) is tartalmazza vagy nyitott a funkciók későbbi bevezetésére.
Ügyintézés, ügyintézéstámogatás, munkafolyamattámogatás, workflow management
Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésének célja lehet az ügyek intézésének egyszerűsítése, gyorsítása vagy szervezettebbé tétele is. Az elektronikus ügyintézéstámogatásban az ügyintézők a dokumentumok rendszerben megtalálható képei alapján végzik feladataikat. (Természetesen, ahol szükséges, ott a papírok is kísérhetik az ügyeket.)
Elektronikus ügyintézés előnye, hogy az ügyintéző a dokumentummal együtt, annak kapcsolatain keresztül, azonnal láthatja az adott ügyhöz tartozó más dokumentumokat, előzményeket is. Az ügyintézés folyamán az ügyintéző a dokumentum ügyintézési adatlapján regisztrálhatja az elintézés mozzanatait, az esetlegesen felmerült problémákat illetve új dokumentumokat is létrehozhat a már meglevőhöz kapcsolódóan.
Az ügyintézéshez tartozhat – egyebek mellett – problémakezelés vagy jóváhagyás, (másodjóváhagyás), illetve társterületek, tárügyintézők bevonása.
Irattárazás, selejtezés
Egy dokumentumkezelő rendszerben az operatív („kézi”) irattárba általában mindjárt a „papír” digitalizálása után kerül(het) a dokumentum. A digitalizálást végző személy a dokumentumokat besorolja valamilyen irattári tartóba (doboz), és a rendszer számára megadja, hogy a dokumentum hova került elhelyezésre. A rendszer a dobozokhoz tartalomjegyzéket készíthet, amit kinyomtatva vagy elektronikusan lehet hitelesíteni. A dobozok az ügyintézés lezárulta után, (az előírt idők elteltével) kiszállíthatóak a központi irattár(ak)ba. Ehhez a rendszer szintén támogatást adhat.
Az irattárban őrzött dokumentumokat megadott, meghatározott ideig őrizni kell. Ezután selejtezhetőek vagy levéltár számára átadandóak. Azt, hogy egy dokumentumot mennyi ideig kell megőrizni, az intézmény iratkezelési szabályzata határozza meg, a jogszabályi-törvényi háttérnek megfelelően.
A dokumentumkezelő rendszer, iratkezelő rendszer képes kezelni az intézmény irattári szabályzatában meghatározott irattári tételszámokat. Ezeket az iktatáskor vagy az elintézés során az ügyintéző rendelheti hozzá a dokumentumhoz. Az irattári tételszám alapján kigyűjtéseket lehet készíteni egy irattárban tárolt selejtezhető vagy levéltárba adható dokumentumokról. A kigyűjtésen a dokumentumokat a pontos helyük megadásával szerepelteti a rendszer. A kigyűjtés szervezhető dobozonkénti bontásba is.
Miután a dokumentumok kigyűjtése megtörtént, a rendszer számára a kigyűjtésből készíteni kell egy átadólistát, amelyen azok a dokumentumok szerepelnek, melyeket megsemmisítésre adott át a szervezet, és egy másik átadólistát, melyen a levéltárba átadott dokumentumok találhatóak. Az átadólistát a szokásos módokon lehet hitelesíteni. A listák tartalma alapján a rendszer elkönyveli, hogy milyen dokumentumok kerültek ki az adott dobozokból. A dokumentum elektronikus változatát, illetve a képét általában nem kell törölni az archívumból, mert az alkalmazott technológia miatt a dokumentumok számának növekedése nem rontja a dokumentumok kezelésének hatékonyságát.
A következő részben a szervezeti egységek szerinti dokumentumkezelési lehetőségekről olvashat – kérjük térjen vissza és keresse a cikk folytatását!
Szerző: Doc Author, dátum: 2007. 07. 05.
|
|
|
Részletek...