Útmutató dokumentumkezelő rendszer pályáztatás útján történő beszerzéséhez

Az előző rész összefoglalója

Cikksorozatunk első részében áttekintést adtunk a kiválasztás hátteréről. Összefogalva a cikket, a következő fontosabb megállapításokat tettük:

-         az emberi tényezők kiemelt szerepet játszanak a DM rendszer bevezetésének sikerében,

-         a vezetésnek állandó érdeklődést és elkötelezettséget kell mutatnia a rendszer iránt (ez egyébként is megszívlelendő),

-         figyelni kell a bevezetési csapat összetételére: üzleti és informatikai terület mindenféleképp szerepeljen, néhány esetben viszont jogi szakértőt is célszerű lehet bevonni,

-         a kiválasztás szempontjai: üzleti-felhasználói, informatikai-üzemeltetési, jogi,

-         a dokumentumkezelő rendszerek lehetőségei: iktató rendszer (regisztrálás, iratnyilvántartás), digitalizálás-archíválás (szkennelés és tárolás), ügyintézés vagy munkafolyamattámogatás.

Cikksorozatunk jelen részében tehát általános áttekintést adunk a egy dokumentumkezelő rendszerrel kapcsolatos kiírás, felhívás megfogalmazásához.

A felhívások nem dokumentumkezeléshez kapcsolódó, háttér elemei

A felhívások nem dokumentumkezeléshez kapcsolódó elemei az alábbiak közülkerülhetnek ki:

-         a pályázat beérkezésének dátuma (célszerű lehet óra, perc pontosságig - például: 2007. május. 12., 15.00 vagy 10.00 óra),

-         a benyújtandó dokumentumok,

-         kérdések feltehetőek-e vagy sem és kit lehet a kérdésekkel megkeresni (A korrupció látszatának elkerülése miatt vigyázni kell ezzel a ponttal. Gyakran adnak meg úgy kiírást, hogy, a kiírásban a megadottól eltérőhöz képest más személlyel történő kapcsolatfelvétel kizárást eredményezhet.),

-         hogyan tart kapcsolatot a kiíró a pályázókkal és nekik hogyan kell kapcsolatot tartani a kiíróval,

-         van-e a kérdésfeltevésen túl konzultációs lehetőség (ez lehet a pályázó cégek számára közösen megtartva, vagy egyeztetett napon, időpontban, egymástól elkülönülten),

-         mikor tekinthető lezártnak, megnyertnek egy kiírás (például, ha a kiíró eredményesnek nyilvánítja azt),

-         milyen szempontok alapján kerül kiválasztásra a nyertes (ne lehessen abból gond, ha nem a legalacsonyabb ajánlatot tévő nyeri el a megvalósítást),

-         ajánlati kötöttség - meddig tartsa magát az ajánlattevő az ajánlatához (figyelni kell az elbírálási, értékelési kapacitásra: belső munkatársak saját napi munkájuk mellett kell, hogy elvégezzék, ezért kellő időt kell nekik hagyni erre),

-         az ajánlat elkészítésénél felmerülő költségek a pályázót terhelik,

-         tehető-e alternatív ajánlat (ez azt jelenti, hogy beadhat-e egyedül, vagy más pályázóval közösen egynél több ajánlatot egy ajánlattevő),

-         ha lehet benyújtani alternatív ajánlatot, külön dokumentumként kell-e benyújtani,

-         a kiírás a pályáztató által menetközben megváltoztatható-e, vagy visszavonható-e eredményhirdetés nélkül (jó lehet, ha benne van egy olyan kitétel, hiszen a kiíró bármikor kerülhet olyan helyzetbe, hogy "le kell fújnia"),

-         milyen nyelvű legyen a pályázat (egyre gyakoribbak a külföldi cégek),

-         milyen körülmények között kell prezentálni az anyagot és hogy van-e bontás (lezárt boríték, pecséttel, aláírással, hány példányban és hogyan kell jelölni az első példányt),

-         az ajánlat milyen struktúrájú legyen - főleg az ajánlatok egymással történő összehasonlítása végett (legyen-e csak az árakra vonatkozó kísérőlap, hogyan bontsák meg a költségösszetevőket (licenc, hardver, szolgáltatási költségek),

-         felelősség kizárása,

-         több fordulóssá nyilvánítás joga,

-         a kiírás feltételeinek elfogadása a pályázó(k) által,

-         esetlegesen titoktartási nyilatkozat,

-         a lebonyolítás háttérének ismertetése, az esetleges tanácsadó megjelölésével,

-         mire kíván szerződést kötni, mi legyen a szerződés típusa,

-         ajánlatkérés tárgya, célja, általános elvárásokkal, bevezetéssel kapcsolatos elvárásokkal, üzemeltetés, költségek megjelölése,

-         egyéb feltételek ismertetése.

A felhívások dokumentumkezelésre vonatkozó része

A pályázat kiírója által célszerűen megadandó információk a következóek lehetnek:

-         a kiíró cég rövid bemutatása

-         szervezeti célok

-         stratégia, koncepció

-         jelenlegi helyzet, háttér

-         a pályázatot kiíró tevékenységének rövid bemutatása

-         felhasználók (tervezett) száma

-         szervezeti hierarchia

-         követelményjegyzék, funkcionális specifikáció, folyamatleírások, támogatandó ügyviteli eljárások, üzleti folyamatok - normál folyamatok és kivételkezelések,

-         mit vár el, milyen eredmények elérését célozza a pályázat a rendszer bevezetésével, elvárt előnyök,

-         bevonandó dokumentumok köre, dokumentumtípusok,

-         dokumentumok mennyisége,

-         visszamenőleges feldolgozandó (ha van) dokumentumok és (becsült) száma,

-         üzemeltetéssel, IT üzemeltetéssel kapcsolatos elvárások,

-         technikai, informatikai háttér, informatikai infrastuktúra.

Mit kérjen be a kiíró az ajánlatban?

-         a pályázó bemutatása (a cég szervezete mekkora múltra tekinthet vissza, milyen kiforrott a rendszer, hány éve van piacon, mekkora az árbevétele a vonatkozó területből, hányan dolgoznak DM területen, mekkora a fejlesztői gárda, milyen főbb, adott szektorra vonatkozó referenciája van a cégnek),

-         a termék életútja, termékstratégia, változások az elmúlt 2 évben, tervezett fejlesztések a közeljövőben,

-         a rendszer ismertetése, funkcionalitás általában, nagyobb rendszerek esetén teljesítményadatok,

-         a kiíró által megadott követelményeknek való megfelelés,

-         kereskedelmi feltételek, fizetési feltételek,

-         árajánlat struktúráltan (szoftverlicenc, kapcsolódó szoftverlicencek, bevezetés költséggei, testreszabás, oktaás, egyéb, stb.),

-         vállalási határidő,

-         javaslat a bevezetési projektre,

-         milyen erőforrásokat igényel a bevezető oldalán,

-         kötbér, garanciák, jótállás,

-         milyen kisegítő támogatást nyújtanak (oktatás, betanítás, support, hardverszállítás, stb.),

-         informatikai követelmények,

-         üzemeltetési követelmények,

-         adatbázisok, adatbáziskezelés

-         kapcsolattartás más rendszerekkel, adatátvét más rendszerektől, interface szükségesség

-         milyen kapcsolódó, kiegészítő szolgáltatásokat vár el (hardver beszerzés, adatbáziskezelő beszerzés, irattári, iratkezelési szolgáltatások, stb.)

Természetesen a fenti felsorolásból válogatni kell, illetve megszabni azt a terjedelmet, amiben közzéteszünk vagy elvárunk valamilyen információt.

A következő részben egy konkrét pályázati felhívás mintát teszünk közzé.

Forrás: DWP, dátum: 2006. 01. 25.