|
Új lendület a papírmentes iroda gondolatának – 1. rész. 2008-02-11, 08.40:00 Nyomtatás |
 PDFMelyik valósul meg előbb – a vállalkozások papírmentesítése, vagy a közigazgatás digitális alapra helyezése? A közelmúltig, ha papírmentes iroda megvalósításáról beszélt valaki, akkor általában a piaci szektor versenyző vállalkozásainál történő papírok digitalizálása, illetve az eleve elektronikus formában meglevő dokumentumok elektronikus felhasználása jutott az ember eszébe. Napjainkban azonban ez már nincs teljesen így: a magyar közigazgatás elektronizálásának (elektronikus közigazgatás) tervei új határokat jelölnek ki a papírmentes irodának, papírmentes ügyintézésnek, illeve egyúttal új lendületet is adhatnak a mára kissé kifulladt gondolatkörnek. A papír alapú dokumentumkezelésEgy kis(ebb) vállalkozás (KKV), cég egész jól elboldogul a hagyományos iratkezeléssel, dokumentumkezeléssel még akkor is, ha sem iratkezelési szabályzata, sem pedig irattári terve nincs. Elég ha a könyvelő tudja, hogy mit mennyi ideig kell őrizgetni és irattározza is azokat, de ha mást nem, akkor legalább a nagyon fontos iratokat, dokumentumokat „archiválja”. A többi dokumentum pedig a főnök szigorúságára és a munkatársak jóindulatára (mondhatnánk úri kényére-kedvére) vannak bízva a legtöbb esetben. A hagyományos dokumentumkezelés csődjeFurcsa, de a cég üzleti sikere a hagyományos, papír alapú dokumentumkezelés csődjét is jelentheti egyúttal. A partnerek, ügyfelek, vevők, beszállítók, a szervezeti egységek, a munkatársak számának növekedése – már csak statisztikai alapon – az iratokhoz kapcsolódó gondok számának növekedését is jelenti, ami egy ponton túl akár katasztófálissá is válhat.A legrémesebb az, amikor a szerződések, egyenlegek, levelek egyszerűen eltűnnek („pedig Lepsénynél még megvolt...”) illetve, más dossziékba átcsomagolják. De nem kell mindig a legrosszabbra gondolni, elég ha kiküldendő, beérkező és a belső szervezeti egységek közötti dokumentumok, iratok száma nő meg drasztikusan (a mennyiségi változás egy ponton átcsap minőségi változásba). A papírmentes iroda gondolataEkkor szokott felmerülni a dokumentumkezelés gatyába rázásának szükségessége, menedzseriesebben a papírmentes iroda gondolata. Kellően nagy szervezetnél és kellően körültekintő vezetőségnél ilyenkor rendbe teszik a régi iratkezelési szabályzatot és mellette az irattári tervet (ha esetleg nem lett volna, akkor gyorsan csinálnak egyet). A papírmentes iroda felé történő első lépés lehet a hagyományos, manuális iktatás kiváltása, amely iktatás általában időigényes és körülményes. A kiválasztott dokumentumkezelő rendszer iktató modulja már rengeteget segíthet az ügyintézési időtartamok lerövidítésében, az átláthatóság megteremtésében és a szervezettség, dokumentáltság, nyomonkövethetőség növelésében. „Paperless”(papírmentes) vagy „less paper” (kevesebb papírral járó)A reális célkitűzés azt mondja, hogy a teljes papírmentesítés napjainkban nem lehetséges, így a szervezeti folyamatokat jó ideig kísérik még a „papírok”. Ugyanakkor kitűzhető célként a lehető legkevesebb papírirat „gyártása” és „közlekedtetése”, a meglevő dokumentumok digitalizálása, szkennelése, illetve reális lehet az elektronikus dokumentumok használatának növekedése. Egy modern elektronikus dokumentummenedzsment rendszer az iktatáson kívül számos funkcióval rendelkezik még. Ezek általánosságban (a különböző modulokon, funkciókon keresztül) lehetővé teszik a dokumentumok nyilvántartásba vételét, az előállításban közreműködnek-segítenek (sablonok, minták, template-ek), segítik az elosztást, támogatják a tárolást, archiválást és a visszakeresést. Mindezen tevékenységekhez biztonságot nyújtanak jogosultsági rendszerükön és naplózásukon keresztül. Papírmentes iroda, papírmentes közigazgatás – melyik lesz előbb: a tyúk vagy a tojás?Magyarország versenyképességét jelentősen befolyásolja a közigazgatás milyeténsége, különös tekintettel annak vállalkozóbarátságára és szolgáltatásorientáltságára. A Cap Gemini 2006 közepén közzétett felmérése szerint az e-kormányzati felkészültség szempontjából Magyarország a korábbi 23. helyről a 14. helyre lépett előre. Ez már önmagában is látványos eredmény – ugyanakkor még sok-sok intézkedés következik amelyek a végén az e-kormányzat teljes kiépülését eredményezik. A kormányzat-önkormányzat ügyeinek elektronikus intézése, az elektronizált iratok véleményünk szerint erőteljes kihatással lesznek a vállalkozások iratkezelésére, dokumentumkezelésére is. A gyakorlatban ez képletesen szólva azt jelenti, hogy (most csak a vállalkozások ügyeit tekintve) egyre több „digitális ablak” nyílik a cégek felé, ahol elektronikus iratokat, dokumentumokat lehet „beadni”, „intézni” (adóbevallás, fuvarlevél, közjegyző, stb.). Az a szervezet, amely saját rendszerei és a közigazgatás megfelelő rendszerei között közvetlen elekronikus kapcsolatot tud kiépíteni versenyképesebb lesz, versenyelőnyre tesz szert, hiszen gyorsabban, olcsóbban, egyserűbben képes ügyeit intézni. Itt jelenik meg tehát az erőteljes lökés, a digitalizálódó közigazgatás hatása, amelynek révén a papírmentes iroda gondolata újra előkerülhet. A cikk hamarosan folytatódik – kérjük térjen vissza, hogy elolvashassa a folytatást! Szerző: Dokumentumkezelési Portál, dátum: 2008. 02. 09. |