A dokumentumkezelés tartalom-siló csapdája

Egy szervezeten életében a a dokumentumgyártók rendszerint egymástól függetlenül hozzák létre a tartalmakat. Áthatolhatatlan falakkal vannak körülbástyázva, minek eredményeképpen ugyanazon tartalom újra és újra létrejön, gyakran következetlenségre utaló különbségekkel.

Ezt a jelenséget hívják tartalom-siló csapdának.

A tartalmak redundanciája

Vegyünk például egy vállalatot, mely egy új termék fejlesztésébe kezd.

1. A vízió dokumentum felvázolja a termék funkcionalitását és piaci pozícionálását.

2. A marketing osztály az adott dokumentum alapján létrehozza az új termék promóciós brosúráit, weboldalát, nyomdai szórólapjait. A tartalmakat a médiumoknak megfelelő követelményeknek állítják elő; a webes és a nyomtatott anyagok eltérnek egymástól.

3. Az oktatásért felelős csoport a vízió alapján a termék fejlesztési csoporttal együttműködve megírja a termék általános ismertetését és funkcionális leírását. Ezek a tartalmak egyáltalán nincsenek kapcsolatban a marketing osztályon előállított brosúrákkal, webes oldalakkal, hiszen ugyanabban az időintervallumban állnak elő.

4. Az ügyfél kapcsolattartó a fejlesztési csoport segítségével megírja a termék funkcionális ismertetőjét. Az oktatói csoporthoz hasonlóan a dokumentum előállítása során ezúttal sem profitálnak a többi osztály hasonló erőfeszítéseiből.

A tartalmak redundanciája nyilvánvaló. Az osztályokon ugyanazokat a tartalmakat állítják elő, gyakran többszörösen is, hogy eleget tegyenek a webes és nyomtatási kritériumoknak.

- A lektoroknak ennek megfelelően többször át kell javítaniuk ugyanazon tartalmakat.

- A következő lépésben mindegyik dokumentumot le kell fordítani egy tucat nyelvre. A fordítás ára nagyon magas, hiszen legalább hat (osztályonként kettő) variánsa létezik ugyanannak a dokumentumnak.

- Az utolsó pillanatban beszottyanó változtatási kérelmek költség vonzata elképesztő méreteket ölt (6x12 dokumentum). A felvázolt munkamenet sok idő, pénz és erőforrás kiesést jelent a vállalat számára.

A szervezet a tartalom-siló csapdájának szenvedő áldozatává vált.

A vállalat életében egy termék előállításának folyományaként hatalmas mennyiségű dokumentum áll elő. A szervezet sikeres, ha a kívánt tartalom gyorsan, megfelelő formátumban, hozzáértő személyek hozzájárulása révén jön létre. Gyakran előfordul, hogy a tartalomnak a legkülönbözőbb kimeneti formátumoknak kell eleget tennie (papír, Webes tartalom, PDA); egy rosszul szervezett vállalat esetén a legtöbb alkalmazott kényszerűségből webes szakember, designer és kiadványszerkesztő egy személyben. A HR osztálytól a termékfejlesztésig sok tucat ember bontakoztatja ki rejtett festői hajlamát, a tartalmak a szivárvány minden színében, a legváratlanabb helyeken tornyosulnak átláthatatlan halmokat képezve. Gyakran előfordul, hogy több osztályon ugyanazon dokumentumokat állítják elő: nincs tudomásuk arról, hogy az épület másik szárnyában egy fél évvel ezelőtt már megírták ugyanazt, másik öt osztályon pedig egy tucat hasonló tartalommal bíró állomány lapul soha nem látott mappák mélyén.

A vállalat bölcs vezérei felismerik a problémát, majd súlyos összegeket szánnak tartalom-menedzsment eszközök bevezetésére. Az új rendszer működni látszik, bár az átállási idő nem kevés. A hatékony tartalomkezelés rögös útján tett első lépés azonban még nem hozza el a megváltást, a tartalom-siló csapdájának leküzdéséhez széles körű szemléletváltásra van szükség.

A cikket folytatjuk.

Szerző: Kulcsár Zsolt, http://www.crescendo.hu/, dátum: 2006. 02. 02.