|
Jön az elektronikus számla expressz 2008-04-25, 09.52:00 Nyomtatás |
 PDFEgy jól működő dokumentumkezelő rendszer biztonsággal kezelheti a hamarosan várható elektronikus számla dömpinget – ne csukja be a szemét, inkább szálljon fel az expresszre! Kötelező elektronikus számlázás?Az elektronikus számlázás már nemcsak távlati lehetőség, igaz, még csak pár cég számára napi gyakorlat. Jövőre azonban már valószínűleg általánossá válik a közigazgatásban az elektronikus számla befogadása, s akár már két esztendő múlva kötelezővé tehetik az állami szervezeteknél az alkalmazásukat. Így az érintett beszállítók vélhetően kénytelenek lesznek átállni erre - önállóan, vagy szolgáltatást igénybe véve.Begyorsít az e-számlaBár május elsején lesz négy éve, hogy elhárult annak jogi akadálya, hogy a magyar cégek áttérjenek az e-számlázásra, nemigen akadt olyan úttörő, aki nagyságrendjénél fogva valóban áttörést ért volna el azzal, hogy a beszállítás feltételének szabja az e-számla kiállítását.Jelentős változás lesz azonban ezen a területen, mivel a közigazgatásban jövőre általánossá szeretnék tenni az e-számla befogadását, amit akár egy év múlva követhet a kötelezővé tétel is – derült ki a Hírközlési és Informatikai Tudományos Egyesület Dokumentumtechnológiai szakosztálya és a DMSLabor közös szervezésében megtartott konferencián. Néhány közintézménynél dolgoznak már a papíralapú számlázás felszámolásán, szintén azzal a céllal, hogy két év múlva ilyen már ne legyen használatban. Ha az állami intézmények beszállítói kénytelenek lesznek bevezetni az elektronikus számlázást, s beszállítóiktól is elvárják majd ezt, akkor nagyon hamar mindenki érintett lehet a dologban, még a legkisebb cégek is. Mi is az az elektronikus számla?Az elektronikus számla nem kézzel vagy géppel kitöltött, lepecsételt papíros, amelyet a postás hoz-visz, hanem számítógépen előállított és nem kinyomtatott esetleg interneten érkező levélre, tárolt adatra kell gondolni. Jelenleg nincs rá egységes szabvány, hogy milyen fájlformátumú legyen az e-számla, az viszont követelmény, hogy bármikor megtekinthető, kinyomtatható legyen (például lehet .PDF).Az e-számla hatósági ellenőrzését is biztosítani kell. Az adóhivatal hozzájárult, hogy az elektronikus úton előállított számlákat ne legyen szükséges papíron tárolni, az elektronikus őrzés is lehetséges, de valamelyik a kettő közül kötelező. Papírmentes iroda? Jöhet!Az elektronikus számla nem öncélú dolog. Alkalmas rá, hogy kapcsolódjon a vállalatirányítási rendszerhez (pl. a készletnyilvántartáshoz), lehetővé teszi az e-könyvelést, távkönyvelést, sőt a teljes céges elektronikus nyilvántartás bevezetéséhez is sokkal közelebb visz. Nemcsak azért takarékos megoldás, mert magát a papírt nem kell kinyomtatni, hanem azért is, mert egyszerűsíti, meggyorsítja, automatizálja a különféle nyilvántartások, adminisztrációk elkészítését.Az e-számlát vagy zárt kétszereplős (EDI - electronic data interchange), vagy nyitott, többszereplős (PKI - public key infrastructure) adatcsererendszerben lehet kibocsátani. Előbbinél szükség van egy biztonságos csatornára (bérelhető), valamint szerződésre arról, hogy EDI-rendszerben történik a számlázás. Egyelőre havonta egyszer még kell papíralapú összesítést is készíteni a számlaforgalomról. Az EDI-t ajánlják olyan nagy partnercégeknek, amelyeknél kiemelkedően nagy az egymás közötti számlaforgalom (pl. gyártó-nagyker, nagyker-kisker), ahol cél a kiállítás és a feldolgozás automatizálása, és ahol más elektronikus üzenetek is mozognak, mert ezek továbbítására is jó lehetőség a biztonságos csatorna. Kis cégek számára kisebb számú üzenet továbbítására ideális lehet a web EDI (weboldalon keresztül működik). Mit kell tudnia az elektronikus számlázásnak?Az elektronikus számláknak alkalmasaknak kell lenniük az adóigazgatási azonosításra. A számláknak –akár a hagyományosaknak – szigorúan sorszámozottnak kell lenniük, a sorszámban nem lehet sem kihagyás, sem ismétlés, rögzíteni kell a rontott, vagy elveszett számlák sorszámát is. Az e-számlázási rendszernek alkalmasnak kell lennie próbaszámla kiállítására is.Arra nincs mód, hogy az e-számlázást bevezető cég szakvéleményt kérjen az adóhivataltól arról, hogy jó-e a rendszere, de kérdésekre válaszolnak. Vannak olyan törekvések, amelyek az APEH e-számla mintáját szeretnék szabványként elfogadtatni, de az egyelőre csak ajánlás. Mi kell a bevezetéshez?Ahol eddig is gépi számlázás történt és van a cégnek internetes hozzáférése, ott a web EDI beüzemelése az erre szakosodott szolgáltató segítségével akár egy nap alatt is lehetséges. A bevezetés nem jár külön költséggel, a biztonságos csatorna bérlése viszont állandó, bár nem jelentős tétel. Érdemes körülnézni bevezetés előtt, s nem kell feltétlenül elhinni, hogy csak a jelentős költséggel járó komplex rendszer megvásárlása lehet üdvözítő.Az eddigi hazai tapasztalatok szerint a nagyobb cégek sokpartneres számlázási-feldolgozási rendszereinek kiépítése több hónapos tesztelés, korrekció után sikerült. Oda-vissza átültethetőA papír és az elektronikus rendszer mindkét oldalról közelíthető egymáshoz. Az elektronikus számlakibocsátó az átmeneti időszakban tud hiteles papírmásolatot küldeni az azt fogadni még nem tudó megrendelőjének, attól függetlenül, hogy ő maga már nem használja a papírt. És fordítva, a papíralapú számlák is beemelhetőek az elektronikus rendszerbe, speciális számlafelismerő és osztályozó szolgáltatás igénybevételével.A kézi számlakiállítóknak sem kell elkeseredniük, nem fognak kirekesztődni az üzletből akkor sem, ha megrendelőjük e-számlát kér. Külföldi mintára nálunk is lesznek olyan szolgáltatók, ahol befogadják, és elektronikussá alakítják át számláikat. Sőt, előzetes szerződés esetén akár telefonról is indítható e-számla. Biztonságos-e az elektronikus számla?A PKI-nál a biztonságot két fontos elem, a „legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás”, és a „minősített szolgáltató által hitelesített időbélyeg” alkalmazása garantálja.A biztonsági elemek beszerezhetőek az erre szakosodott minősített szolgáltatóktól, továbbá az is eldönthető, hogy a cég az e-számlázást, a feldolgozást, vagy a számlák tárolását (archiválás) maga kívánja-e megoldani, vagy azt is a szolgáltatóra bízza-e. Utóbbihoz természetesen írásbeli megállapodás szükséges, és a szolgáltató részéről az egyetemleges felelősség is belép. *** Kapcsolódó Dokumentumkezelési Portál cikk Ismerkedjen meg az elektronikus számlázás és a dokumentumkezelés kapcsolatával a Dokumentumkezelési Akadémia tanfolyamán >>> A PDF formátumot elfogadták szabványként >>> Elektronikus dokumentumkezelés, elektronikus számla >>> A papírmentes iroda gondolatáról >>> *** Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2008. 04. 25., Forrás: FN |