|
Jön az elektronikus számla expressz 2008-04-25, 09.52:00
 Nyomtatás |
 PDF
Egy jól működő dokumentumkezelő rendszer biztonsággal kezelheti a hamarosan várható elektronikus számla dömpinget – ne csukja be a szemét, inkább szálljon fel az expresszre!
Kötelező elektronikus számlázás?
Az elektronikus számlázás már nemcsak távlati lehetőség, igaz, még csak pár cég számára napi gyakorlat. Jövőre azonban már valószínűleg általánossá válik a közigazgatásban az elektronikus számla befogadása, s akár már két esztendő múlva kötelezővé tehetik az állami szervezeteknél az alkalmazásukat. Így az érintett beszállítók vélhetően kénytelenek lesznek átállni erre - önállóan, vagy szolgáltatást igénybe véve.
Begyorsít az e-számla
Bár május elsején lesz négy éve, hogy elhárult annak jogi akadálya, hogy a magyar cégek áttérjenek az e-számlázásra, nemigen akadt olyan úttörő, aki nagyságrendjénél fogva valóban áttörést ért volna el azzal, hogy a beszállítás feltételének szabja az e-számla kiállítását.
Jelentős változás lesz azonban ezen a területen, mivel a közigazgatásban jövőre általánossá szeretnék tenni az e-számla befogadását, amit akár egy év múlva követhet a kötelezővé tétel is – derült ki a Hírközlési és Informatikai Tudományos Egyesület Dokumentumtechnológiai szakosztálya és a DMSLabor közös szervezésében megtartott konferencián.
Néhány közintézménynél dolgoznak már a papíralapú számlázás felszámolásán, szintén azzal a céllal, hogy két év múlva ilyen már ne legyen használatban. Ha az állami intézmények beszállítói kénytelenek lesznek bevezetni az elektronikus számlázást, s beszállítóiktól is elvárják majd ezt, akkor nagyon hamar mindenki érintett lehet a dologban, még a legkisebb cégek is.
Mi is az az elektronikus számla?
Az elektronikus számla nem kézzel vagy géppel kitöltött, lepecsételt papíros, amelyet a postás hoz-visz, hanem számítógépen előállított és nem kinyomtatott esetleg interneten érkező levélre, tárolt adatra kell gondolni. Jelenleg nincs rá egységes szabvány, hogy milyen fájlformátumú legyen az e-számla, az viszont követelmény, hogy bármikor megtekinthető, kinyomtatható legyen (például lehet .PDF).
Az e-számla hatósági ellenőrzését is biztosítani kell. Az adóhivatal hozzájárult, hogy az elektronikus úton előállított számlákat ne legyen szükséges papíron tárolni, az elektronikus őrzés is lehetséges, de valamelyik a kettő közül kötelező.
Papírmentes iroda? Jöhet!
Az elektronikus számla nem öncélú dolog. Alkalmas rá, hogy kapcsolódjon a vállalatirányítási rendszerhez (pl. a készletnyilvántartáshoz), lehetővé teszi az e-könyvelést, távkönyvelést, sőt a teljes céges elektronikus nyilvántartás bevezetéséhez is sokkal közelebb visz. Nemcsak azért takarékos megoldás, mert magát a papírt nem kell kinyomtatni, hanem azért is, mert egyszerűsíti, meggyorsítja, automatizálja a különféle nyilvántartások, adminisztrációk elkészítését.
Az e-számlát vagy zárt kétszereplős (EDI - electronic data interchange), vagy nyitott, többszereplős (PKI - public key infrastructure) adatcsererendszerben lehet kibocsátani. Előbbinél szükség van egy biztonságos csatornára (bérelhető), valamint szerződésre arról, hogy EDI-rendszerben történik a számlázás.
Egyelőre havonta egyszer még kell papíralapú összesítést is készíteni a számlaforgalomról. Az EDI-t ajánlják olyan nagy partnercégeknek, amelyeknél kiemelkedően nagy az egymás közötti számlaforgalom (pl. gyártó-nagyker, nagyker-kisker), ahol cél a kiállítás és a feldolgozás automatizálása, és ahol más elektronikus üzenetek is mozognak, mert ezek továbbítására is jó lehetőség a biztonságos csatorna. Kis cégek számára kisebb számú üzenet továbbítására ideális lehet a web EDI (weboldalon keresztül működik).
Mit kell tudnia az elektronikus számlázásnak?
Az elektronikus számláknak alkalmasaknak kell lenniük az adóigazgatási azonosításra. A számláknak –akár a hagyományosaknak – szigorúan sorszámozottnak kell lenniük, a sorszámban nem lehet sem kihagyás, sem ismétlés, rögzíteni kell a rontott, vagy elveszett számlák sorszámát is. Az e-számlázási rendszernek alkalmasnak kell lennie próbaszámla kiállítására is.
Arra nincs mód, hogy az e-számlázást bevezető cég szakvéleményt kérjen az adóhivataltól arról, hogy jó-e a rendszere, de kérdésekre válaszolnak. Vannak olyan törekvések, amelyek az APEH e-számla mintáját szeretnék szabványként elfogadtatni, de az egyelőre csak ajánlás.
Mi kell a bevezetéshez?
Ahol eddig is gépi számlázás történt és van a cégnek internetes hozzáférése, ott a web EDI beüzemelése az erre szakosodott szolgáltató segítségével akár egy nap alatt is lehetséges. A bevezetés nem jár külön költséggel, a biztonságos csatorna bérlése viszont állandó, bár nem jelentős tétel. Érdemes körülnézni bevezetés előtt, s nem kell feltétlenül elhinni, hogy csak a jelentős költséggel járó komplex rendszer megvásárlása lehet üdvözítő.
Az eddigi hazai tapasztalatok szerint a nagyobb cégek sokpartneres számlázási-feldolgozási rendszereinek kiépítése több hónapos tesztelés, korrekció után sikerült.
Oda-vissza átültethető
A papír és az elektronikus rendszer mindkét oldalról közelíthető egymáshoz. Az elektronikus számlakibocsátó az átmeneti időszakban tud hiteles papírmásolatot küldeni az azt fogadni még nem tudó megrendelőjének, attól függetlenül, hogy ő maga már nem használja a papírt. És fordítva, a papíralapú számlák is beemelhetőek az elektronikus rendszerbe, speciális számlafelismerő és osztályozó szolgáltatás igénybevételével.
A kézi számlakiállítóknak sem kell elkeseredniük, nem fognak kirekesztődni az üzletből akkor sem, ha megrendelőjük e-számlát kér. Külföldi mintára nálunk is lesznek olyan szolgáltatók, ahol befogadják, és elektronikussá alakítják át számláikat. Sőt, előzetes szerződés esetén akár telefonról is indítható e-számla.
Biztonságos-e az elektronikus számla?
A PKI-nál a biztonságot két fontos elem, a „legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás”, és a „minősített szolgáltató által hitelesített időbélyeg” alkalmazása garantálja.
A biztonsági elemek beszerezhetőek az erre szakosodott minősített szolgáltatóktól, továbbá az is eldönthető, hogy a cég az e-számlázást, a feldolgozást, vagy a számlák tárolását (archiválás) maga kívánja-e megoldani, vagy azt is a szolgáltatóra bízza-e. Utóbbihoz természetesen írásbeli megállapodás szükséges, és a szolgáltató részéről az egyetemleges felelősség is belép.
***
Kapcsolódó Dokumentumkezelési Portál cikk
Ismerkedjen meg az elektronikus számlázás és a dokumentumkezelés kapcsolatával a Dokumentumkezelési Akadémia tanfolyamán >>>
A PDF formátumot elfogadták szabványként >>>
Elektronikus dokumentumkezelés, elektronikus számla >>>
A papírmentes iroda gondolatáról >>>
***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2008. 04. 25., Forrás: FN
|
|
|
Részletek...