Útmutató dokumentumkezelő rendszer pályáztatás útján történő beszerzéséhez - folytatás

Ajánlati felhívás

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer szállítására

Megkötések

A "Minta" Kft. fenntartja a jogát arra, hogy a kiválasztási folyamat során bármikor megváltoztassa eme dokumentumban meghatározott feltételeket, kikötéseket vagy követelményeket. Az esetleges módosításokról haladéktalanul értesít minden Ajánlattevőt.

A "Minta" Kft. nem vállal garanciát az ajánlatkérésben szereplő információk hitelességére vonatkozóan és nem felel az ezekhez kapcsolódó követelésekért. Ajánlattevők saját felelősségükre és kockázatukra adják be az ajánlatukat.

A "Minta" Kft. fenntartja a jogát arra, hogy az ajánlatkérés minden következmény nélkül eredménytelennek nyilvánítsa, vagy a kiválasztási folyamatot több fordulóssá minősítse, vagy megváltoztassa.

A "Minta" Kft. fenntartja a jogát arra, hogy mindennemű anyagi vagy egyéb következmény nélkül megszüntesse a kiválasztási és/vagy szerződéskötési folyamatot. Ezen ajánlatkérési kiírás megszerzésével az Ajánlattevők elfogadják, hogy a kiválasztási vagy szerződési folyamatra vonatkozóan semmiféle követeléssel nem élnek a "Minta" Kft. felé.

Háttér

A "Minta" Kft. elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése mellett döntött, a rendszer beszerzését a jelen ajánlati felhívás útján, pályáztatással bonyolítja le.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásában, az előzetes felmérés elvégzésében, valamint a rendszer bevezetésében, paraméterezésében, testre szabásában tanácsadóként, támogatóként elsődlegesen a "Tanácsadó" Kft. működik közre.

Jelen felhívás alapján a "Minta" Kft. a pályázat nyertesével elektronikus dokumentumkezelő rendszer szállítására (szoftverek átadása, telepítése, technikai segítség a szükséges paraméterezésben, és a felhasználói oktatások lebonyolítása) kíván szerződést kötni.

Az ajánlatkérés tárgya

A "Minta" Kft. ajánlatot kér elektronikus dokumentumkezelő rendszer szállítására. A beérkező ajánlatokkal szemben a következő elvárásokat támasztja:

Általános elvárások

A szállítandó rendszernek teljes körűen le kell fednie az iratkezelési felmérés (lásd melléklet) során felmerült, megfogalmazott megrendelői igényeket.

Az ajánlatnak tartalmaznia kell az ajánlott rendszer teljes körű technikai (szoftver használatához szükséges hardver és szoftver minimumok, használandó hardver konfigurációra javaslat), és funkcionális leírását, valamint az ajánlott elektronikus dokumentumkezelő rendszer bemutató verzióját (felhasználói felületek, kezelhetőség vizsgálata céljából).

Az ajánlathoz kérjük csatolni a pályázó cég iratkezelési, dokumentumkezelési területre vonatkozó referenciáit.

Bevezetéssel kapcsolatos elvárások

Megrendelő elvárása: a rendszer megrendeléstől számított 12 héten belüli beüzemelése (telepítés, paraméterezés).

Időbeli ütemezés, belső és külső erőforrás szükséglet megjelölésével.

Oktatás 16 fő ügyintéző és 1 fő kulcsfelhasználó, és 2 fő rendszergazda számára - oktatáshoz szükséges idő megjelölésével

Esetlegesen iratkezelési szabályzat kialakításához konzultáció (az iratkezelési szabályzatot, mint tanácsadó a "Tanácsadó" Kft. készíti)

Első időszak támogatása (helyszíni vagy telefonos rendelkezésre állás)

Üzemeltetés

Garanciavállalás a működésre és a rendszer aktuális üzleti elvárások szerinti általános továbbfejlesztésére, követésére min. 3 éves távlatban

Rendszer karbantartásának és supportjának alternatívái a szükséges belső és külső erőforrások megjelölésével, szerviz és támogatói háttér megjelölése

Egyedi fejlesztések lehetőségei és feltételei

Költségek megjelölése

Licenszelés módja, szoftvercsomag ára

Oktatási költség megjelölése

Konzultáció óradíjának megadása

Karbantartás óradíjának megadása

Egyedi fejlesztések költségei

Az ajánlatkérés célja

A cég növekedésével párhuzamosan dinamikusan bővíthető elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztása.

Az ajánlattételre felkért cégek

A "Minta" Kft. a fent nevezett feladatra egyetlen szállítóval kíván megállapodást kötni, aki az igények és adottságok ismeretében képes megfelelni a "Minta" Kft. elvárásainak. A "Minta" Kft. - előzetes felmérés alapján - a következő cégeket kéri fel ajánlatuk megtételére:

- Dokumentumkezelő Szoftverrendszerek Kft.

- Documentum Kft.

- e-Dok Informatikai Kft.

- DokumentumVilág Információtechnológiai Rt.

- ArchiDoc Consulting Kft.

a továbbiakban, mint "Ajánlattevők"

"Minta" Kft. fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlatadókat rangsorolja, valamint, hogy az ajánlatkérési folyamatot a későbbiekben más, az itt megjelöltektől eltérő cégekre is kiterjessze.

Ajánlati kötöttség

Az ajánlat beadásától számított 45 nap.

Konzultáció

Az ajánlatkérő "Minta" Kft. konzultációs lehetőséget biztosít az ajánlattevők számára az ajánlat beadásának helyszínén. A konzultációra jogosult az ajánlatkérő részéről:

Minta Márton

Informatikai igazgató

1332 Budapest, Papírhegy u. 11. e-mail:...

és

Minta Mária

Projektasszisztens

1332 Budapest, Papírhegy u. 11. e-mail:...

Az ajánlat beadása

Az ajánlatokat zárt, lepecsételt borítékban papíron, kinyomtatva és cégszerűen aláírva, valamint minden oldalt külön szignálva és szintén a zárt, lepecsételt borítékban, CD-n, vagy e-mailben elektronikus formában is, magyar nyelven kell eljuttatni a "Minta" Kft. számára (a "Tanácsadó" Kft., mint a bevezetés tanácsadója, közvetítésével).

Az ajánlatokat Minta Márton informatikai igazgatónak címezve, Minta Mária részére kell benyújtani.

Ajánlatbeadás és bontás helye, címe: Tanácsadó Kft.

1332 Budapest, Papírhegy u. 11. e-mail:...

Ajánlat beadási határidő: 2009. december 23. délelőtt 10 óra

Az ajánlatokat két (2) példányban kell beadni "Eredeti" és "Másolat" megjelöléssel.

Amennyiben az egyes változatok között eltérés mutatkozik, úgy az "Eredeti" megjelöléssel ellátott az érvényes. Amennyiben az elektronikus és a papír alapú ajánlat között eltérés mutatkozik, úgy a papír alapú az érvényes.

Egyéb feltételek

Az Ajánlattevő köteles vállalni az ajánlat elkészítésének költségeit, s ezt semmilyen körülmények között nem jogosult "Minta" Kft-re áthárítani.

-------------------------------------------

Minta Márton, informatikai igazgató

--------------------------------------------

Minta Mária, projektasszisztens

Budapest, 2009. december 1.

Szerző: DWP, dátum: 2006. 02. 07.