A szervezeteinkben, a munkavégzés során a leggyakrabban az iratkezelés "sötét oldalával", azaz a problémáival szembesülünk: a sok papírral, az általuk elfoglalt hellyel, visszakeresési gondokkal, a megoldatlan elektronikus iratkezelési kérdésekkel. Ami a legrosszabb, hogy ritkán áll rendelkezésünkre ezen problémáink megoldására egyidejűleg szakértelem és szabad erőforrás. Ilyenkor célszerű egy külső szakértőt igénybevenni, aki kifejezetten ezekre a gondokra specializálódott (ők jelképezhetik az "Erőt"). Hatékonyan képesek végezni a feladatokkal és nincs problémája a szakmai ismeretek naprakészségével sem, hiszen munkatársaik nap-mint-nap nyomonkövetik a fejlődést. Jelen cikkünkben az irattári tervek elkészítésének boszorkánykonyhájába pillanthatunk be. (A szerk. megjegyzése)

Az irattári tervek készítésének támogatása

Az irattári tervek előkészítése során a készítő figyelembe veszi a vonatkozó jogszabályi előírásokat, mint például:

- az 1995. évi 66. tv., a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Ltv.),

- a 335/2005 Korm. rend., a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről,

- az 1992. évi 63.tv., a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról ,

- valamint a 2000. évi 100.tv.-t, a számvitelről.

A külsős cég áttanulmányozza a szerv korábbi iratkezelési szabályzatát, irattári tervét és a Szervezeti és Működési Szabályzatát (SzMSz). (A tapasztalat azt mutatja, hogy SzMSz, még csak-csak akad, de a korábbi iratkezelési szabályzat és irattári terv megléte sokkal ritkább.)

Az elkészítés folyamán az irattári terv elkészítője folyamatosan konzultál a szerv iratkezelés rendjéért felelős vezetőjével, valamint az általa kijelölt, - lehetőleg a valamennyi szervezeti egység - az iratok értékét megítélni tudó munkatársával.

Meghatározásra kerül, hogy a szerv az alább felsorolt szervek közül mely csoportba tartozik, s a továbbiakban ennek figyelembevételével járunk el.

A 335/2005. (XII.29) Korm. rendelet.

- a központi államigazgatási szerveket saját irattári terv kiadására kötelezi, (egyeztetési kötelezettséggel az illetékes levéltárral),

- a honvédség, határőrség, rendvédelmi szervek, valamint az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére kötelező egységes irattári tervet ad ki az illetékes főhatóság az illetékes levéltárral együttműködve,

- a helyi önkormányzatok, továbbá az egyedi iratkezelési szabályzat és terv kiadására jogosult állami és helyi önkormányzati intézmények részére az ágazati minisztérium, az Országos Levéltárral és az illetékes szaklevéltárral együttműködve irattári mintaterveket készít. A szerv az egyedi irattári tervét az irattári mintatervben foglaltak figyelembevételével adja ki. Itt az irattári mintatervben kiadott őrzési időt nem szabad megváltoztatni.

Az irattári tervben a tételeket tárgyi alapon, esetenként iratfajták alapján kell kialakítani. (Pl. bizottsági ülések előterjesztései, határozatai, jegyzőkönyvei stb.).

Egy irattári tételbe csak azonos értékű, azonos őrzési időt igénylő iratok sorolhatók be.

Az irattári tételeket úgy kell kialakítani, hogy az, az éves ügyfélforgalmi, hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz is alkalmas legyen.

Az irattári tétel tartalmazza:

- a tétel kódszámát

- a tételszám alá besorolt iratok tárgyát

- selejtezhetőség idejét év megjelölésével, 

- határidő megjelölése nélkül az iratképző őrizetében maradó pl. alapító okiratok,

- levéltárnak átadandó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratok levéltári átadási idejét.

Az irattári tervet két főrészre kell osztani:

I.  Általános

II. Különös (szakmai)

A fő részeken belül tárgyanként alcsoportokat kell alkotni.

I. Az általános részbe tartozó tételek egy meghatározott köre függetlenül a szerv jellegétől, minden szervnél megtalálható.

Például:

1. Vezetési és igazgatási ügyek: (ide sorolhatók)

- alapításra, szervezetre, átszervezésre,

- vezetésre (vezetői megbeszélések, emlékeztetők, utasítások, határozatok stb.),

- igazgatási és jogi ügyek,

- belső szabályzatok (általában az SZMSZ és mellékletei: bizonylatkezelési, munkavédelmi, adatvédelmi, iratkezelési stb.)

2. Humánpolitikával kapcsolatos ügyek

3. bér-és munkaügyekkel,

4. kommunikációval,

5. belső ellenőrzéssel,

6. az intézmény, szerv belső működésével kapcsolatos gazdálkodási ügyek stb.

A selejtezhetőség idejét az irat ügyviteli értéke - beleértve a személyi jogbiztosító értéket is - határozza meg.

Jogszabályban rögzített őrzési időket a 2000. évi. 100. tv., számvitelről tartalmaz.

A nyugdíjbiztosító igazgatóság a személyi jogbiztosító iratok vonatkozásában 50 év helyben őrzést ír elő. A személyes és különleges adatokat tartalmazó iratokat az Adatvédelmi Törvény előírásainak megfelelően hatályvesztést követően meg kell semmisíteni, pl. fegyelmi ügyek. Azoknál az irattári tételeknél, ahol jogszabály nem határozza meg az őrzési időt, ott azt az illetékes levéltárral egyeztetve, valamint az irattári minta tervek alapján kell meghatározni. A nem maradandó értékű egyéb ügyek őrzési idejének vonatkozásában az ügyviteli érték ideje a döntő, ezt a szerv saját hatáskörében állapíthatja meg, itt az illetékes levéltár javaslatot tehet.

A maradandó értékű iratok körét előzetesen egyeztetjük az illetékes levéltárral.

II. Különös (szakmai) részek

Irattári tételcsoportjainak kialakításához alaposan meg kell ismerni az illetékes szerv szakmai tevékenységét, ennek alapján lehet meghatározni a fő tétel csoportokat és kialakítani az egyes irattári tételeket.

A maradandó értékű iratok körének helyes meghatározása érdekében ennél a résznél is elkerülhetetlen a folyamatos konzultáció mind a levéltár, mind szerv illetékes munkatársaival. Fel kell tárni azokat a szakmai jogszabályokat, amelyek az adott szervnél képződő speciális iratok őrzési idejét meghatározzák.

A maradandó értékű iratok levéltári átadásának alapesete a keletkezéstől illetve áthúzódó ügyek esetén a lezárástól számított 15 év, ami indokolt esetben két alkalommal 5- 5 évvel meghosszabbítható.

Kapcsolódó linkek:

Docugroup Kft. >>>

Kapcsolódó DocuWorld linkek:

Most vagy soha? Ingyenes segítség a hatékony iratkezelés felé vezető első lépésekben - tegye fel kérdéseit tanácsadóinknak >>>

Akikre büszkék vagyunk: iratkezelés hazai alapokon - nemzetközi környezetben is helytállva >>>

Dokumentumkezelés - szakmai kamara >>>

Publikáló: DocuWorld, a Docugroup Kft. engedélyével, Dátum: 2006. 11. 27., Szerző: Dr. Alföldi Vilma, Docugroup Kft.