|
11 sarkalatos kérdés dokumentumkezelő rendszerekkel kapcsolatban 2008-06-18, 09.47:00 Nyomtatás |
 PDFFontos, hogy az elektronikus dokumentummenedzsment és a papíralapú dokumentumok kezelése egyaránt figyelmet kapjanak, illetve az előbbi esetén milyen lényegi szempontokra fókuszáljunk. Dokumentumkezelő rendszer – prelúdiumEngedtessék meg egy rövid kis bevezető, mielőtt elkezdenénk a 11 fontos dokumentumkezelési kérdés bemutatását.Dokumentumkezelés alatt általában az elektronikus dokumentumkezelést, a dokumentumkezelő programot vagy szoftvert értjük. Ez eléggé elterjedt, ugyanakkor meglehetősen pongyola megközelítése a tevékenységnek, mert noha napjainkban minden erővel igyekeznek háttérbe szorítani a papíralapú dokumentumkezelést (lásd például egyebek mellett az elektronikus cégeljrás bevezetését), azért még mindig elég jelentős részét teszi ki a szervezetek kommunikációjának. A dokumentumkezelés fogalmába tehát nemcsak az elektronikus dokumentumkezelés értendő bele, hanem a hagyományos vagy fizikai iratkezelés is. Ugyanakkor, hogy ne legyen könnyű dolga az embernek létezik egy önállóan használatos iratkezelés fogalom, amely inkább a közigazgatásban, államigazgatásban használatos. (Hamarosan megújult formában jelenik meg Portálunk Dokumentumkezelési és Iratkezelési Lexikona, amely segít rendet tenni a különböző fogalmak zűrzavarában.) Véleményünk szerint mindkét részre figyelmet kiemelt figyelmet kell fordítani, azaz a papír formában meglevő, keletkező dokumentumokra, iratokra, illetve az eleve elektronikus formában meglevő (vagy digitalizált) dokumentumokra is. Ez utóbbiak kezelését, menedzselését végzik a dokumentumkezelő (iratkezelő) rendszerek. Fúga: az elektronikus dokumentumkezelő rendszer – és a 11 legfontosabb szempont1. TárolásHol és hogyan, milyen formátumban legyenek tárolva, elmentve, archiválva a dokumentumok? 2. Rendszerezés, szervezés, indexelésMilyen eljárások léteznek, amelyek lehetővé teszik a rendszerbe bevitt dokumentumok rendszerezését, szervezését? Milyen indexelés van a rendszerben, milyen adatok kerülnek rögzítésre az indexelés folyamán, amely később segíti a visszakeresést? 3. VisszakeresésHogyan találhatóak meg a rendszerben a dokumentumok? Elég az indexek alapján történő keresés vagy szükség van/lenne a fulltext keresésre? 4. Dokumentum és rendszer biztonságHogyan lehet hozzáférni a dokumentumokhoz, hogyan van védve a jogosulatlan hozzáférésektől, illetéktelenek által történő olvasástól, nyomtatástól – vagy éppen a törléstől? 5. Üzletmenet folytonosság támogatása, katasztrófavédelemHogyan lehet biztosítani kisebb-nagyobb problémák esetén a dokumentumok helyreállítását, az újbóli elérést – és mennyi időn belül? 6. Selejtezés, tárolási időkMennyi ideig kell őrizni, tárolni a dokumentumkezelőnkben az elektronikus dokumentumainkat? Mikor lehet selejtezni? Mikor és mely dokumentumokat, iratokat kell átadni levéltárba? 7. ArchiválásHogyan biztosíthatóak a lementett, archivált, tárolt dokumentumok későbbi olvashatósága? 8. Megosztás, elosztás, csoportmunkaHogyan biztosítható, hogy a dokumentumok elérhetőek legyenek mindazon munkatársak számára, amelyeknek munkájukhoz ez szükséges? Hogyan lehet ezeken közös munkát végezni, jóváhagyni? 9. Munkafolyamatok, munkafolyamattámogatás, workflowA dokumentumkezelő rendszer milyen támogatást ad a különböző folyamatokban történő ügyintézéshez, a feladatok kezeléséhez? 10. Dokumentumok előállításaA legtöbb dokumentumkezelő rendszer önmagában nem biztosítja a dokumentumok előállítását – kérdés, hogy integrálni kell-e ezt a funkciót is, vagy más funkciók segítségével (csatolás, linkelés) elegendő-e biztosítani az elektronikus dokumentumkezeléssel történő kezelést? 11. Jogosultság, jogosultsági rendszer, “logolás”Hogyan, mi módon lehet “belépni” a rendszerbe, hogyan lehet a felhasználókat kezelni, csoportokba sorolni? Hogyan lehet nyomonkövetni a rendszerben végzett tevékenységét biztonsági és teljesítményszempontból, milyen logfile-ok nyerhetők a felhasználói tevékenységekről? * Természetesen számos egyéb szempont kerülhet a fentiek mellé – talán mégis ezek a legfontosabbak. Kiindulásnak szerintünk mindenféleképp hasznosak – amennyiben észrevétele, kiegészítése van, örömmel vesszük visszajelzését >>> * Ha további szempontokra kíváncsi, kérjük, hogy olvassa Portálunkat, illetve jelentkezzen a Dokumentumkezelési Társaság, a DocuWorld Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, valamint a Modern Üzleti Tudományok Főiskolája által szervezett “Dokumentumkezelés Akadémiára”, amely 2008. szeptemberében megújult tematikával indul. Dokumentumkezelési Akadémia >>> *** Kapcsolódó Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál cikk A hagyományos, fizikai iratkezelés cikkei >>> Az elektronikus dokumentumkezelés cikkei >>> Archiválás Microsoft Office OpenXML formátumban? >>> Hatékony dokumentumkezelés az alapoktól a tartalomkezelésig - a Dokumentumkezelési Akadémia tanfolyami ismertetője (még a régi, hamarosan új) >>> *** Kapcsolódó honlap Ha kiváncsi arra, hogy hogy fejlessze üzletét, vállalkozását – Üzletfejlesztés Portál >>> Modern Üzleti Tudományok Főiskolája >>> *** Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál, dátum: 2008. 06. 18. a Wikipédia angol anyagainak felhasználásával |