|
11 sarkalatos kérdés dokumentumkezelő rendszerekkel kapcsolatban 2008-06-18, 09.47:00
 Nyomtatás |
 PDF
Fontos, hogy az elektronikus dokumentummenedzsment és a papíralapú dokumentumok kezelése egyaránt figyelmet kapjanak, illetve az előbbi esetén milyen lényegi szempontokra fókuszáljunk.
Dokumentumkezelő rendszer – prelúdium
Engedtessék meg egy rövid kis bevezető, mielőtt elkezdenénk a 11 fontos dokumentumkezelési kérdés bemutatását.
Dokumentumkezelés alatt általában az elektronikus dokumentumkezelést, a dokumentumkezelő programot vagy szoftvert értjük. Ez eléggé elterjedt, ugyanakkor meglehetősen pongyola megközelítése a tevékenységnek, mert noha napjainkban minden erővel igyekeznek háttérbe szorítani a papíralapú dokumentumkezelést (lásd például egyebek mellett az elektronikus cégeljrás bevezetését), azért még mindig elég jelentős részét teszi ki a szervezetek kommunikációjának.
A dokumentumkezelés fogalmába tehát nemcsak az elektronikus dokumentumkezelés értendő bele, hanem a hagyományos vagy fizikai iratkezelés is.
Ugyanakkor, hogy ne legyen könnyű dolga az embernek létezik egy önállóan használatos iratkezelés fogalom, amely inkább a közigazgatásban, államigazgatásban használatos. (Hamarosan megújult formában jelenik meg Portálunk Dokumentumkezelési és Iratkezelési Lexikona, amely segít rendet tenni a különböző fogalmak zűrzavarában.)
Véleményünk szerint mindkét részre figyelmet kiemelt figyelmet kell fordítani, azaz a papír formában meglevő, keletkező dokumentumokra, iratokra, illetve az eleve elektronikus formában meglevő (vagy digitalizált) dokumentumokra is.
Ez utóbbiak kezelését, menedzselését végzik a dokumentumkezelő (iratkezelő) rendszerek.
Fúga: az elektronikus dokumentumkezelő rendszer – és a 11 legfontosabb szempont
1. Tárolás
Hol és hogyan, milyen formátumban legyenek tárolva, elmentve, archiválva a dokumentumok?
2. Rendszerezés, szervezés, indexelés
Milyen eljárások léteznek, amelyek lehetővé teszik a rendszerbe bevitt dokumentumok rendszerezését, szervezését? Milyen indexelés van a rendszerben, milyen adatok kerülnek rögzítésre az indexelés folyamán, amely később segíti a visszakeresést?
3. Visszakeresés
Hogyan találhatóak meg a rendszerben a dokumentumok? Elég az indexek alapján történő keresés vagy szükség van/lenne a fulltext keresésre?
4. Dokumentum és rendszer biztonság
Hogyan lehet hozzáférni a dokumentumokhoz, hogyan van védve a jogosulatlan hozzáférésektől, illetéktelenek által történő olvasástól, nyomtatástól – vagy éppen a törléstől?
5. Üzletmenet folytonosság támogatása, katasztrófavédelem
Hogyan lehet biztosítani kisebb-nagyobb problémák esetén a dokumentumok helyreállítását, az újbóli elérést – és mennyi időn belül?
6. Selejtezés, tárolási idők
Mennyi ideig kell őrizni, tárolni a dokumentumkezelőnkben az elektronikus dokumentumainkat? Mikor lehet selejtezni? Mikor és mely dokumentumokat, iratokat kell átadni levéltárba?
7. Archiválás
Hogyan biztosíthatóak a lementett, archivált, tárolt dokumentumok későbbi olvashatósága?
8. Megosztás, elosztás, csoportmunka
Hogyan biztosítható, hogy a dokumentumok elérhetőek legyenek mindazon munkatársak számára, amelyeknek munkájukhoz ez szükséges? Hogyan lehet ezeken közös munkát végezni, jóváhagyni?
9. Munkafolyamatok, munkafolyamattámogatás, workflow
A dokumentumkezelő rendszer milyen támogatást ad a különböző folyamatokban történő ügyintézéshez, a feladatok kezeléséhez?
10. Dokumentumok előállítása
A legtöbb dokumentumkezelő rendszer önmagában nem biztosítja a dokumentumok előállítását – kérdés, hogy integrálni kell-e ezt a funkciót is, vagy más funkciók segítségével (csatolás, linkelés) elegendő-e biztosítani az elektronikus dokumentumkezeléssel történő kezelést?
11. Jogosultság, jogosultsági rendszer, “logolás”
Hogyan, mi módon lehet “belépni” a rendszerbe, hogyan lehet a felhasználókat kezelni, csoportokba sorolni? Hogyan lehet nyomonkövetni a rendszerben végzett tevékenységét biztonsági és teljesítményszempontból, milyen logfile-ok nyerhetők a felhasználói tevékenységekről?
*
Természetesen számos egyéb szempont kerülhet a fentiek mellé – talán mégis ezek a legfontosabbak. Kiindulásnak szerintünk mindenféleképp hasznosak – amennyiben észrevétele, kiegészítése van, örömmel vesszük visszajelzését >>>
*
Ha további szempontokra kíváncsi, kérjük, hogy olvassa Portálunkat, illetve jelentkezzen a Dokumentumkezelési Társaság, a DocuWorld Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, valamint a Modern Üzleti Tudományok Főiskolája által szervezett “Dokumentumkezelés Akadémiára”, amely 2008. szeptemberében megújult tematikával indul. Dokumentumkezelési Akadémia >>>
***
Kapcsolódó Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál cikk
A hagyományos, fizikai iratkezelés cikkei >>>
Az elektronikus dokumentumkezelés cikkei >>>
Archiválás Microsoft Office OpenXML formátumban? >>>
Hatékony dokumentumkezelés az alapoktól a tartalomkezelésig - a Dokumentumkezelési Akadémia tanfolyami ismertetője (még a régi, hamarosan új) >>>
***
Kapcsolódó honlap
Ha kiváncsi arra, hogy hogy fejlessze üzletét, vállalkozását – Üzletfejlesztés Portál >>>
Modern Üzleti Tudományok Főiskolája >>>
***
Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál, dátum: 2008. 06. 18. a Wikipédia angol anyagainak felhasználásával
|
|
|
Részletek...