| Statisztikák |
| Összes látogató: |
47149 |
| Mai látogatók: |
27 |
| Látogatók a hónapban: |
276 |
| Max. látogatók száma: |
1725 |
| Tegnapi látogatók: |
69 |
 Részletek...
|
| |
| Találatok |
| Összes találat: |
212330 |
Találat (napi): |
200 |
| Találatok (heti): |
853 |
| Találatok (havi): |
2913 |
| Találatok (tegnapi): |
129 |
| |
| Weboldal |
| Regisztrált tagok: |
103 |
| Fórum bejegyzések: |
0 |
| Fórum témák: |
0 |
| Letöltések: |
51 |
| Hírek: |
923 |
| Fotógaléria: |
0 |
| Fotók: |
0 |
| |
| Hozzászólások |
| Hírek: |
0 |
| Szavazás: |
0 |
|
|
|
|
Archiválás oda-vissza: kösse fel a gatyáját! 2008-08-21, 08.43:00
 Nyomtatás |
 PDF
Magyarországon a focihoz, a közgazdaságtanhoz és a dokumentumkezelés, iratkezelés tevékenységéhez mindenki ért, de legalábbis meg tudja ítélni az értékét – vagy talán mégsem?
A dokumentumkonverzió jogi aspektusai
Ha valaki tud olyan főnökről, akinek egy dokumentumkezelési árajánlat kapcsán az első reakciója a „hmmm, tényleg ilyen olcsó?” volt, az kérem, hogy jelezze szerkesztőségünkben. Általában épp ezzel ellentétes kérdések fogalmazódnak meg verbálisan vagy metakommunikatíve (mondhatnánk, hogy kiül az arcára?): „mi kerül ezen ennyibe?”
Ez nyilván a tájékozatlanságra is visszavezethető, hiszen a dokumentumkezelést a kézbesítők eddig is ellátták – most minek ekkora feneket keríteni ennek?
Vannak azonban, akik tudják, hogy a gyorsuló tempójú üzleti környezetben (beleértve ennek a hátteret nyújtó közigazgatást is, különös tekintettel ennek elektronizálódására) a helytálláshoz minden tartalékot fel kell tárni. Nekik ajánljuk figyelmükbe a cikket.
Észak-nyugati átjáró: a papíralapú és az elektronikus dokumentumkezelés között
A gazdálkodó szervezetek nagy része belső ügyviteli folyamatait elektronikus dokumentumok felhasználásával valósítja meg, azonban az ügyviteli folyamatokban több papír alapú dokumentum is keletkezik. Sok esetben ezen papír alapú dokumentumok digitalizálásra kerülnek, az ügyviteli folyamatban az elektronikus dokumentum kerül felhasználásra. A papír alapú dokumentum a továbbiakban kizárólag hatósági ellenőrzési vagy bírósági eljárásokban történő esetleges későbbi felhasználás céljából kerül megőrzésre. A papír alapú dokumentumok kezelése, megőrzése, a megőrzés biztonságos feltételeinek biztosítása, a dokumentumok szükség esetén történő előkeresése nagyobb mennyiség esetén magas költséggel járhat.
A hatályos jogszabályok általánosságban lehetővé teszik, hogy a papír alapú dokumentumról meghatározott feltételek teljesítése mellett készített másolat is ugyanazon jogi erővel rendelkezhessen, mint maga a papír alapú dokumentum.
Papíralapú dokumentumok
A Rendelet a papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratról, a papíralapú közokiratról és a papíralapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatkészítés szabályait határozza meg. Teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősülő dokumentumok közül a rendelet alkalmazása szempontjából leglényegesebb dokumentum a gazdálkodó szervezet által üzleti körében kiállított és szabályszerűen aláírt okirat. Közokirat pedig a bíróság, közjegyző vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv által ügykörén belül, a megszabott alakban kiállított okirat.
A másolatkészítés folyamata
A másolatkészítő először elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja az elektronikus másolatnak a papíralapú dokumentumnak való megfelelését, elhelyezésre kerülnek a jogszabályban meghatározott metaadatok, a dokumentum záradékkal kerül ellátásra, majd elektronikus aláírás és időbélyeg (egyes esetekben időbélyeg helyett saját időforráson alapuló hitelesített időjelzés) kerül elhelyezésre a dokumentumon.
A másolatkészítésre jogosult személyek körét belső szabályzatban kell meghatározni.
Az elektronikus másolat
Az elektronikus másolat a papíralapú dokumentumnak képileg vagy tartalmilag kell, hogy megfeleljen. A képi megfelelés a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi és formai elemeinek, míg a tartalmi megfelelés a joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeknek az elektronikus másolatból való megismerhetőségét jelenti.
Az elektronikus másolatok formátumára vonatkozóan a Rendelet nem határoz meg egyes formátumokat. A választott formátumnak azonban meg kell felelnie az általános szabályoknak, valamint közokiratról történő másolatkészítés esetén a másolatkészítő vagy a papírlapú dokumentum kiállítójának személyére kiterjedő hatályú jogszabályban meghatározott formátumra információvesztés nélkül átalakíthatónak kell lennie.
Másolatkészítés a Rendelet szabályaitól eltérően
A Rendelet szabályaitól eltérő módon is készíthető papíralapú dokumentumról elektronikus másolat, ehhez az elektronikus másolathoz azonban nem fognak az eredeti papíralapú dokumentum joghatásai kapcsolódni.
***
Kapcsolódó honlap
Dr. Kovács V. Gábor infokommunikációs szakjogász >>>
Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk
A Dokumentumkezelési Akadémia (iratkezelés, dokumentumkezelés, tartalomkezelés tanfolyam) >>>
Új lendület a papírmentes iroda gondolatának – gondolatok a közigazgatás digitalizálásáról >>>
E-ügyintézés 2008 – IIR rendezvény >>>
Kapcsolódó blog (az emberi iratkezelés, dokumentumkezelés)
Iratkezelés blog >>>
Dokumentumkezelés blog >>>
***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2008. 08. 21., Forrás: Dr. Kovács V. Gábor >>>
|
|
|
|
