|
Dokumentumkezelő, iratkezelő rendszerek bevezetésének buktatói 2008-09-08, 07.35:00 Nyomtatás |
 PDFA dokumentumkezelés tündöklése és bukása Hogyan lapátoljunk ki némi pénzt az ablakon? Dokumentumkezelő rendszerek bevezetésének buktatói). Néhány fontosabb szempont:1. A projektet bátran bízzuk Kovács Marira (minden nagyobbacska szervezetnél ott vannak a Kovács Marik – persze nem is okvetlenül ezen a néven és nem is okvetlenül nőneműek). Kovács Mari mindenhez ért, a dokumentumkezelés meg amúgy sem érdekel senkit (eddig is elvoltunk enélkül – most minek ez a nagy hajcihő?). Mari amúgy is kilapátolt már néhány millió forintot tőlünk – ezt tényleg rábízhatjuk. 2. A szervezet különböző egységeinek vagy vezetőinek adjunk szabad kezet, hogy ki mit szeretne elérni és bátorítsuk is őket az elképzeléseik szabad szárnyalásában. 3. Ha lehet menet közben néhány kulcsembert (amikor már konyít valamennyit a dolgokhoz) bocsássunk el, vagy csak egyszerűen helyeztessünk át más területre – különösen akkor, ha jó (gyanúsan jó) a munkakapcsolata a szállítóval. 4. Ne törődjünk a felhasználók oktatásával - majd megtanulják menet közben. 5. Specifikáljunk bátran, akár a rendszer átadását megelőző néhány órában is - és követeljük a fejlesztőtől, hogy végezze el a változtatásokat. 6. Gyakoroljunk folyamatos nyomást a fejlesztőre – kérjünk ad hoc jelleggel tételes bontású árajánlatokat (például: adja meg az ajánlatra eső általános adminisztrációs költségeit, stb., lásd még: "mi kerül ezen a rendszeren ennyibe?"), éreztetve, hogy a konkurencia feleennyiért is kétszer jobban csinálná. 7. Hagyjuk az embereinket kibontakozni (jó munkához idő kell), ha viszont a szállítóról van szó, a határidő lejárta előtt két nappal éreztessük velük, hogy már most is késésben vannak és kötbért fogunk rájuk verni. 8. Ha van egy kis időnk, hívjuk meg jogász barátunkat és vonuljunk át a szállítóhoz, újratárgyalni a fejlesztési szerződést. Ezt minden üres időnkben újra megtehetjük, pallérozva elménket. 9. A teszteléssel ne törődjünk, a fejlesztő úgyis tesztelt, ha meg nem, majd csak kiderülnek a hibák. 10. Amúgy mindenki végezze csak a munkáját (a cégnek működnie kell, meg kell keresni a pénz a rendszerre) – a dokumentumkezelés pedig legyen szabadidős tevékenység. 11. A rendszer átadása előtt is engedjük szabadon a fantáziánkat és javasoljunk bátran különböző fejlesztéseket ("legyen piros a gomb és ne kék, és persze ne itt") – aztán hivatkozzunk arra, hogy ez nem fejlesztés, hanem hibajavítás. *** Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk Dokumentumkezelő rendszer ajánlati felhívás – 1. rész >>> Hogyan válasszunk dokumentumkezelő rendszert és hogyan vezessük be? - Dokumentumkezelési Akadémia a Modern Üzleti Tudományok Főiskoláján – jelentkezzen most! >>> E-ügyintézés konferencia – 2008 novemberében >>> Kapcsolódó blog Dokumentumkezelési blog >>> Iratkezelési blog >>> Fizikai iratkezelés blog >>> *** Szerző: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2008. 09. 08. |