Kézben tartott dokumentumkezelés, kézben tartott nyomtatás

Mindenki tudja, hogy hiába az elektronikus dokumentumkezelés, az emberek jelentős része nem szeret képernyőről információt szerezni. Esőerdők pusztulása ide, esőerdők pusztulása oda – a beérkezett elektronikus levelek, dokumentumok kinyomtatásra kerülnek.

Napjainkban azonban már nem mindegy, hogy mennyi papír, mennyi festék és mennyi egyéb anyag fogy. A vállalatok, szervezetek, intézmények egyre jobban odafigyelnek, egyre jobban igyekeznek kézben tartani a dokumentumkezelést – és ezen belül a nyomtatást is.

Kézben tartott nyomtatási költségek – szoftver-szempontok: gondolatébresztés

A nyomonkövethetőség miatt lényeges, hogy a felmerülő költségeket el tudjuk osztani projektek, szervezeti egységek vagy akár felhasználók között.

Ennek legegyszerűbb módja lehet ennek (minden feltétel megléte esetén) egy újabb, jó kis szoftver alkalmazása (egy középméretű szervezetnél jó pár szoftver lehet már, amely a különböző tevékenységeket támogatja – de ez most nem témánk).

Szóval: legyen szoftver - de milyen is legyen?

Adminisztráció

Célszerű minél egyszerűbb (de biztonságos) megoldást választani. Létezhet olyan megoldás is, amely szerint a hálózat működtetése során a Windows szerver címtárába felvett felhasználók adatait automatikusan képes felhasználni, így egyszerűbb lehet a felhasználó-kezelés.

Azonosítás

A felhasználók bizonyos esetekben összerendelhetők a már használatban lévő azonosító kártyáikkal, így automatikusan történik a nyomtatás adminisztrációja, regisztrálása.

Nyomtatókezelés

A nyomtatók kezelése lehetővé teheti, hogy egy adott felhasználó vagy csoport több nyomtatót használhasson és tetszőlegesen kérhesse le ezekre a nyomtatásokat, annak feljegyzése és költségelése mellett.

Természetesen a statisztikázásnak kiemelkedőnek kell lennie, hiszen ez a szoftver létezésének célja, értelme (felhasználó neve, az időpont, a nyomtatás jellemzői, időpontja, mennyisége, a projekt vagy a csoport neve... stb.).

A fenti felsorolás nem teljes és a szervezetek igényei és a szoftver lehetőségei szerint változtatható vagy kiegészíthető. Külön figyelmet kell fordítani a szoftverhez csatlakoztatandó készülékek minőségére, tulajdonságaira (a két szállítónak, a szoftver és a nyomtatók szállítójának nem kell okvetlenül azonosnak lennie).

Az igazsághoz hozzátartozik, hogy több ilyen költségfelügyeleti szoftver létezik – mi most ezek közül egyre hívjuk fel figyelmüket: a Canon iWAM MEAP szoftverére

iWAM MEAP szoftver – intelligens megoldás nyomtatási költségeinek féken tartására

Vállalkozásának üzemeltetési költségei egyre csak növekednek? A részletes havi költségkimutatás egyik jelentős tételeként a nyomtatásra fordított összegek szerepelnek? Itt az ideje alaposan szemügyre venni az állandó kiadásokat! A Canon költséghatékony iWAM MEAP szoftvere kiváló megoldást kínál a nyomtatási feladatok nyomon követésére. A program segítségével részletesen elemezheti a nyomtatási, másolási, faxolási és beolvasási feladatokat, így az irodában előállított dokumentumokkal kapcsolatos költségek ellenőrizhetővé és visszakereshetővé válnak. A nyomtatási feladatok elemzésének eredményeként elmagyarázhatja munkatársainak a nyomtatóeszközök előnyeit és költségcsökkentő nyomtatási házirendet is bevezethet. Az iWAM MEAP megoldás telepítését követően azonnal kezdje el a költségcsökkentést és a nyomtatási műveletek hatékonyságának optimalizálását!

Mit kínál az iWAM MEAP szoftver?

A Canon iWAM MEAP szoftvere segít a nyomtatási költségek szabályozásában, mivel használatával könnyen átláthatóvá válik melyik alkalmazott, milyen dokumentumot, és mikor nyomtat. Az iWAM MEAP minden nyomtatási feladatot rögzít, így az osztályok, felhasználók vagy eszközök szerint láthatja az előállított oldalak számát, valamint a feladat méretét és típusát is. A fenti információk birtokában a nyomtatási feladatok már hatékonyan szabályozhatók. A szoftver közvetlenül integrálódik a MEAP-kompatibilis Canon nyomtatóeszközökbe, így nincs szükség további kiszolgálókra vagy IT erőforrásokra.

Az iWAM MEAP szoftver üzleti előnyei

- Pontosan követhető a nyomtatóeszközök használata.
- A nyomtatási feladatok/szokások elemzésével hatékonyabb nyomtatási stratégia vezethető be, és így nem csak a költségek csökkenek, hanem a munkafolyamatok hatékonysága is növelhető.

***

Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Canon újdonság - digitális aláírás egyszerűen! >>>


Növekvő digitalizálási „kényszer” Magyarországon >>>


Új, kompakt, hordozható nyomtató a Canontól >>>


Digitális nyomdai megoldások a Canontól >>>


Canon multifunkcionális készülékek elismerése >>>


Takarékos dokumentumkezelő megoldás multifunkcionális eszközökhöz a Canontól >>>

***
Szerző/publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2008. 10. 15., a Canon anyagának felhasználásával