Minden vezetőt izgat a dokumentumkezelő rendszer beruházás megtérülése. Néhány figyelembe veendő általános szempont a kalkulációkhoz.

A dokumentumkezelés összetett tevékenység. Magában foglalja úgy a „papírokkal” történő szervezett (szabályozók, jogszabályok mentén történő) foglalatosságot, mint a dokumentumkezelő rendszerek (iktató, iktató-archiváló, ügyintézés-támogató rendszer) bevezetését, működtetését. Noha mindig hangsúlyozzuk, hogy a két felet célszerű egy egészként kezelni, itt és most, jelen cikkben a dokumentumkezelés „rendszer” oldalát, az informatikai oldal hatását szeretnénk bemutatni.

Hogyan lehet tehát egyszerűen (vagy bonyolultabb módon) meghatározni a dokumentumkezelési tevékenység, dokumentumkezelő rendszer hatákonyságnövelő értékét, a termelékenységét?

A legegyszerűbben a közvetlen hatás, azaz a dokumentumkezelő rendszer (tevékenység) által elérhető költségcsökkentés mérhető. Ezen túl azonban vannak közvetett hatások is, mint például az, hogy a DM rendszer mennyiben javítja az általános működést, a döntéshozatali mechanizmust, mennyiben változik általa az ügyfelekkel, vevőkkel, vásárlókkal kapcsolatos tevékenység. A közvetlen és közvetett tényezők figyelembevétele segít meghatározni a rendszer teljes költsége mellett annak teljes értéket is.

A közvetett és közvetlen tényezők együttes figyelembevétele napjaink (értve ezalatt az elmúlt néhány évet, évtizedet) igényére felel, hiszen a korábbi módszerek inkább a termeléshez kapcsolódó beruházások értékelésére lettek kialakítva – és ez érthető is, hiszen az információtechnológia a közelmúlt szülötte.

Mára az információtechnológia az üzlet, az üzletfejlesztés meghatározó tényezője lett, ugyanakkor ennek hatékonyságának mérésére most próbálnak eszközöket megalkotni. Fontos a különbség: a termelés-orientált értékelésben a hatékonyság vizsgálatánál a kibocsátást (output) célszerű figyelni, a DM rendszerek kacsán a végeredményen (outcome) van a hagsúly. Ez azt jelenti, hogy a termékelőállításban a végtermék és kapcsolódó költségelemeit figyelem, a DM-hez kapcsolódó tevékenységek esetén pedig azt, hogy milyen eredmény érehető el.

Jó, jó – de mennyi idő alatt térülnek meg a DM rendszerbe fektetett millióim?

Egy vezető álma az olyan beruházás, amely már üzembe helyezése előtt, beüzemelése előtt kifizetődővé válik. Mindenesetre ebben a világban fontos eligazodást adhat néhány számszerű mutató, mint a TCO vagy a ROI. (A TCO-val egy későbbi írásban részletesen is foglalkozunk).

Egy dokumentumkezelő rendszerbe eszközölt befektetés megtérülését kiszámítani nem túl egyszerű, de mindenképp tudni kell, hogy az informatikai beruházások hasznai és költségei csak elég nagy bizonytalansággal adhatóak meg. Ez részben abból adódik, hogy a DM rendszer beintegrálódik a szervezet egyéb rendszerei közé. És minél nagyobb a szervezet, valószínűleg annál több rendszer található meg benne.

Egy dokumentumkezelő rendszer becsült költségösszetétele, három évre vetítve, átlagosan vizsgálva több DM bevezetést:

-          szoftver – 40-50 %

-          munkaerő 25-35 %

-          tanácsadás 15-20%

-          hardver 2-12 %

-          oktatás 1-3 %.

Közvetlen haszonként foghatóak fel az esetleges papírmegtakarításból, tároló hely felszabadulásából eredő megtakarítások, illetve az, hogy a tevékenység esetleges bővítése kisebb erőforrásokkal valósítható meg, mint a rendszer nélkül. A közvetett hasznok a gyorsabb, pontosabb, hatékonyabb munkavégzésből erednek.

A bevezetési idő a rendszer nagyságától, érintett területektől függően akár egy év felett is elképzelhető.

Végezetül: milyen eredményeket várhatunk a DM rendszer bevezetésétől?

Amit adhat egy összetett rendszer az alkalmazóknak:

-          munkaerő költségeinek csökkentése,

-          üzemeltetési költségek csökkenése,

-          ügyfélelégedettség növekedés,

-          és a vállalati folyamatok javulása.

Szerző: DocuWorld, a Microsoft anyagainak felhasználásával, dátum: 2006. 02. 15.