A cikksorozat folytatásában most a Minta Kft. felhívásának mellékletét tesszük közzé.

Előzetes felmérés elektronikus dokumentumkezelési rendszer bevezetésére a Minta Kft.-nél

Célok:

Elektronikus dokumentumkezelés megvalósítása, az irodai folyamatok elektronikus úton történő bonyolítása, az elektronikus dokumentum kezelő rendszer segítségével a munkavégzés hatékonyságának növelése és költségcsökkentés (munkaerő kapacitás jobb kihasználása, papír alapú dokumentumok kapcsán jelentkező költségek - papír, nyomtatási költség, irattározási költség - csökkentése) elérése, valamint a munkafolyamatok elektronikus irányításának megvalósítása. Ezek következményeként az egyre növekvő ügyfélkörrel való kapcsolattartás minőségének szinten tartása, javítása.

Stratégia, koncepció:

Minden, a cég "birtokában lévő" információ elektronikusan, egy keretrendszerben legyen tárolva, elektronikusan legyen hozzáférhető, kereshető a cég minden érintett munkatársa részére.

A keretrendszer nyújtson segítséget a dokumentumok archiválásában, illetve a papír alapú dokumentumok irattározásában, selejtezésében.

A cégen belüli információáramlás - papír helyett - visszakereshető módon, elektronikus úton történjen.

A feladatok kiosztása, nyomon követése, a határidők figyelése szintén elektronikus úton történjen.

Elvárt előnyök:

A dokumentumok visszakeresése lényegesen kevesebb időt vegyen igénybe. Gyorsabb ügykezelés valósuljon meg a dokumentum kezelő rendszer segítségével. Cégen belül az információk az arra jogosultak számára, könnyen, gyorsan hozzáférhetők legyenek.

Jelenlegi helyzet, háttér:

A Minta Kft. értékesítési tevékenységének teljes adminisztrálását (árajánlatok, bejövő megrendelések, készletnyilvántartás, számlázás, stb.) egy, a Cool Informatika és az S-Dwarf Kft. által kifejlesztett központi rendszer segítségével végzi.

Az értékesítési tevékenységhez szorosan nem kapcsolódó dokumentumok kezelésére, és a dokumentumokhoz kapcsolódó ügyintézésre, illetve a cégen belüli információ áramlás biztosítására azonban a Minta Kft. jelenleg nem használ elektronikus dokumentumkezelési megoldást. A papír alapú iratok nyilvántartása kézi iktatókönyves iktatással történik. A szerződésekről, szállítói számlákról (cég működésével kapcsolatos szolgáltatásokhoz kapcsolódóan) az ügyintéző papír alapú másolatot készít. A papír alapon beérkezett elintézést igénylő ügyekhez kapcsolódó dokumentumokról, vagy több személy számára releváns információt tartalmazó dokumentumokról az érintettek papír alapú másolatok formájában kapnak tájékoztatást. A cégen belüli információáramlás, feladatkiosztás, egyeztetési folyamatok másik preferált formája az elektronikus levelezés használata. Az elektronikus levelezés teendőkezelő modulját jelenleg nem használják erre a célra.

A cég fejlődése, a tevékenység volumenének bővülése, a cég munkatársainak számának növekedése megkívánja, hogy a papír alapú és az elektronikus dokumentumok kezelésének nagyobb figyelmet szenteljenek, ezek nyilvántartását, archiválását, cégen belüli mozgását szabályozzák. A dokumentumkezelés rendjének betartását pedig egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer segítségével támogassák.

Az egyre növekvő mennyiségű üzletileg releváns információ megőrzése, és minden arra jogosult munkatárs számára gyors, és olcsó hozzáférhetővé tétele egy erre a célra szolgáló elektronikus rendszer segítségével biztosítható.

Elektronikus megoldás használatával a dokumentumok rendszerezett tárolása biztosítható, az elektronikus visszakeresés lényegesen kevesebb időt vesz igénybe. A rendszer további előnye, hogy segítségével gyorsabb ügykezelés valósulhat meg, mivel cégen belül az információk az arra jogosultak számára, könnyen, gyorsan hozzáférhetőkké válnak.

A cég munkatársai / potenciális felhasználók:

- Ügyvezető igazgató: kizárólagos aláírási jogkör, minden információ álljon rendelkezésére

- Irodavezető: adminisztratív teendők, partnerekkel való kapcsolattartás, saját ügyek elérése

- Marketing menedzser: marketing tevékenység (értékesítési kampányok koordinálása), árképzés, beszerzési tárgyalások

- Kereskedelmi igazgató: értékesítés (patikalátogatás), kereskedők munkájának koordinálása

- Logisztikai igazgató: árukészlet felügyelése, szállítókkal kapcsolattartás, raktári munka irányítása

- Raktáros: árukészlet kezelése

- PR felelős: sajtófelelős, sajtómegjelenések koordinálása

- Kisegítő adminisztrátor (nincs saját számítógépe)

- Tanácsadók (2 fő, de egy számítógépet használnak, ritkán van operatív ügyintézési feladatuk)

- Kereskedők (3 fő)

- Könyvelő, bérszámfejtő (nem cégalkalmazottak)

A rendszer bevezetése után, 3 hónapnyi használat után mindenképpen fel kell mérni, hogy megfelelően lett-e megállapítva a felhasználók köre.

A rendszerbe beviendő-iktatandó dokumentumok köre:

- Cégalapítással kapcsolatos dokumentumok

- Bejövő számlák (készpénzes + átutalásos)

- Levelezés (pl. reklamációs levelek, válaszlevelek, stb.)

- Bejövő ajánlatok (szolgáltatási ajánlatok, pl. mobiltelefonos cégek, internet szolgáltatók, stb., nem pedig a cég értékesítési tevékenységével kapcsolatos ajánlatok)

- Megbeszélésekről emlékeztetők, vezetői utasítások

- Szerződések:

- Beszállítói szerződések

- Kizárólagos képviseleti szerződések

- Bérleti, távközlési, stb. szerződések

- Munkavállalói szerződések + kiegészítő szerződések:

- Gépkocsi használat, benzinkártya, telefonhasználat stb.

- Humán dosszié tartalma: munkavállalókkal kapcsolatos dokumentumok (személyi igazolvány, útlevél, stb fénymásolatai)

- Bejövő termékprospektusok - ezeket színesben szkennelve iktatnák, célja: érdeklődőknek elektronikus formában tudjanak színvonalasan tájékoztató anyagot küldeni

- Logisztikai területen keletkező dokumentumok:

- Szállítókkal folytatott levelezés

- Marketing akciókhoz kapcsolódó levelezés, dokumentumok (pl. komissziós szerződések)

- Kiléptetés / beléptetés

- Riasztórendszerrel, biztonságtechnikával kapcsolatos dokumentumok

- Kiskereskedelmi egységekkel való kapcsolattartás során keletkező dokumentumok:

- Tájékoztatók akciókról

- Leltárral, megrendelésekkel, áruvisszahívással, stb. kapcsolatos levelezés

- Informatikai rendszerek karbantartásával, üzemeltetésével, hibaelhárításával kapcsolatos levelezés

Alapvető cél minden papír alapú (mivel fax szerver megoldás nem működik a cégnél, így a faxokat is a papír alapú dokumentumok közé soroljuk) dokumentum (kivéve a nem megőrzendő dokumentumok, pl. meghívók, PR anyagok, stb.) teljes körű digitalizálása, valamint az elektronikus dokumentumok egy keretrendszeren belüli rendszerezett tárolása. A keretrendszerben való rögzítés, tárolás nem terjed ki a központi értékesítési rendszer által kezelt dokumentumokra.

A cég értékesítési tevékenységével kapcsolatosan beérkező, illetve kimenő dokumentumokat a S-Dwart Kft. és a Cool Informatika által fejlesztett rendszerszoftver kezeli. Az üzleti folyamatok (ajánlatkérés, ajánlatadás, megrendelés, stb.) a forgalom legnagyobb részét kitevő szerződéses partnerek esetében online, elektronikus formában zajlanak. Ahol papír alapú dokumentum kerül ki a rendszerből (ajánlat, szállítólevél, számla, stb.), az a rendszerben azonosítószámmal rendelkezik, illetve minden esetben reprodukálható, így az iktatórendszerben való rögzítése felesleges. A papíron (faxon, levélben) beérkező ajánlatkérések, megrendelések kézzel kerülnek rögzítésre, a rendszerben ezekhez is kapcsolódik azonosítószám, ez alapján ezeknek a dokumentumoknak a rendezett, visszakereshető tárolása megoldható. Így ezek rögzítése sem szükséges az iktatórendszerben.

Iktatandó dokumentumok becsült mennyisége:

kb. heti 50 db készpénzes számla

kb. heti 120 db átutalásos számla

kb. heti 120-150 bejövő-kimenő levél (lehet megrendelés, reklamációs levél, ajánlat, stb.)

kb. heti 510 szerződés

A fenti mennyiség papír alapú dokumentumokra vonatkozik, amelyek közül 70 % egyoldalas, a maradék átlagosan 3 oldalas. Ezen kívül témája, irattípusa miatt sok elektronikus levél is az iktatandók körébe tartozik. Becslések szerint munkatársanként kb. napi 15-20 darab. (összesen heti 400-500 darab, évi 25000 darab)

Valamint visszamenőleg szükséges a már megkötött szerződések, előszerződések, az emberi erőforrás részleg dossziéinak, egyéb anyagainak, és egyéb iktatandó dokumentumaina elektronikus iktatása. (jelenleg csak szerződésből kb. 300 darab van)

Javasolt munkarend:

A szervezet méreténél fogva, illetve abból kifolyólag, hogy az iratmennyiség nem teszi szükségessé, hogy egy személy teljes munkaidőben dokumentumkezeléssel foglalkozzon, valamint mivel az elképzelések szerint a cég bármely munkatársánál, bármely formában keletkező dokumentumot, ami a cég számára üzletileg releváns információt tartalmaz, rögzíteni kell a dokumentumkezelő rendszerben, így javaslom, hogy minden felhasználó jogosult legyen a saját hatáskörében fogadott, vagy készített elektronikus dokumentumok rendszerbe való felvételére, iktatására.

A postai úton, illetve faxon fogadott papír alapú dokumentumok digitalizálására, ezen dokumentumok rendszerben való érkeztetésére, iktatására, címzetthez elektronikus úton való eljuttatására, a rendszer erre szolgáló funkciójával, egy megbízott munkatárs kijelölése szükséges.

Amennyiben erre nem áll rendelkezésre megfelelő erőforrás, akkor ezt minden a rendszerhez hozzáférő munkatársnak saját magának kell elvégeznie, a rendelkezésre álló 2 db szkenner használatával.

Amennyiben a rendszerben módosítási jogosultsággal nem rendelkező munkatárs kap, vagy készít iktatásköteles dokumentumot, úgy célszerűen az Irodavezetés feladata lehet a dokumentumok digitalizálása, és a dokumentumkezelő rendszerben az érkeztetési, iktatási feladatok ellátása. A rendszer bevezetése után 3 hónappal mindenképpen ellenőrizni kell, hogy mekkora volt az ilyen �nem tervezett� dokumentumoknak a volumene, és ezek feldolgozása mennyire terhelte az Irodavezetést, és ennek függvényében lehet bővíteni a felhasználók számát.

Engedélyezési folyamatok:

A Minta Kft.-nél aláírási joggal kizárólag az ügyvezető igazgató rendelkezik, tehát minden szerződést, megrendelést, számlát ő hagyhat jóvá. Azzal a kiegészítéssel, hogy

beszerzéseket 100 ezer forintos értékhatárig az irodavezető is eszközölhet.

Teendők kiosztása, ügyek követése:

A munkatársaknak való feladatkiosztás jelenleg többnyire szóban, illetve elektronikus levelezésben történik. Nem használnak semmilyen szoftveres segítséget a feladatok teljesítésének, illetve a határidők nyomon követésének ellenőrzésére.

A bevezetendő rendszer funkcionalitásával kapcsolatos elvárások, elképzelések

Az iktatórendszerektől általánosan elvárt alapfunkcionalitások (érkeztetés, iktatás, iktatókönyv nyitása, zárása, dokumentumok stornózása) itt nem kerülnek felsorolásra.

Jogosultságkezelés: dokumentum szinten legyen beállítható (mivel több felhasználó fogja ugyanazt az iktatókönyvet használni).

Titkosan a "Humán dosszié" anyagai kezelendők, ezeket csak az ügyvezető (illetve a rögzítésüket végző személy) láthatja.

Menedzserszinten a "Humán" anyagokon kívül az összes többi dokumentum hozzáférhető, menedzserszint alatt a saját terület dokumentumai.

Részletes keresési lehetőség: az iktatáskor rögzített információk alapján a dokumentumok visszakereshetők legyenek, legyen mód teljes szöveges keresésre, valamint természetesen témák / mappák szerint is kereshetők legyenek a dokumentumok.

Dokumentumok irattározása, selejtezése: támogassa a papír alapú dokumentumok irattározását, selejtezését, legyen a rendszerben rögzíthető, hogy a papír alapú dokumentum fizikailag hol van tárolva, melyik irattárban, melyik archiváló dobozban, mikor selejtezhető stb.

Elektronikus levelek iktatása: a bejövő és kimenő e-mailek, mint az üzleti levelezés, illetve belső információáramlás legfontosabb csatornái egyszerűen, felhasználó barát módon legyenek rögzíthetőek a rendszerben (az iktatás megkönnyítése érdekében esetleg a dokumentum irányának, az e-mail tárgyának átvétele az iktatott dokumentum tárgyaként, stb.)

Integrált partneradatbázis: partnercégek, illetve ezen cégek munkatársainak alapadatainak elektronikus tárolására, iktatáshoz alapadatként felhasználása. A meglévő központi értékesítési rendszerben lévő partneradatbázis áttöltése szolgálhat kiindulópontként.

Iratok csoportosítása: a könnyebb navigálás érdekében szükséges az iratok tevékenységi helyszínek szerinti (helyszínek: iroda, raktár, kiskereskedelmi egységek, területi képviselők, webáruház), illetve ezen belül témák szerinti csoportosítása. A csoportosítást leképező könyvtár / téma struktúrába a kulcsfelhasználó tudjon - igény szerint - új elemeket felvenni.

Időbeli elkülönítés: alapból csak a folyamatban lévő, aktuális ügyek, illetve más megközelítés szerint, a fél évnél nem régebbi anyagok látszódjanak, a többi anyag archivált állapotban legyen. A lezárt dokumentumok archiválása szükséges, ezek a dokumentumkezelő rendszerből kereshetők legyenek (legalább az irathoz tartozó leíró információk alapján).

Lezárt / nyitott ügyek: mindenképpen szükséges funkcionalitás, hogy a dokumentumok állapota (lezárt / nyitott, stb.) jelölhető legyen, a nyitott ügyek egyszerűen áttekinthetőek legyenek, célszerűen egy az ügyintéző saját nyitott dokumentumait, feladatait, stb. megmutató listában, vagy nézetben.

Feladatkiosztás, teendő kezelés: a bevezetendő alkalmazás biztosítson lehetőséget a dokumentumokkal kapcsolatos ügyintézés nyomon követésére, a dokumentumokhoz felelősök, illetve feladatok rendelésére, a feladatok végrehajtási határidejének, állapotának nyomon követésére.

Iktatókönyvek száma: rendszertől függően egy, illetve a Humán dosszié anyagainak tárolása miatt maximum két külön iktatókönyv kialakítása szükséges. A legjobb megoldás, ha a Humán dosszié anyagainak strukturált (dolgozóhoz kapcsolódó = dolgozó, mint téma, vagy ügy, vagy almappa rendszertől függően) és jogosultság védett tárolása a normál iktatókönyvön belül (pl. egy külön nézet kialakításával) megoldható.

Kimenő irat sablonok: kimenő iratok rendszerben való készítéséhez integrált céges fax, illetve levélpapír sablonok - nem alapvető fontosságú funkció

Információkhoz való hozzáférés nem aktív felhasználók számára: a bevezetendő rendszer kiválasztásakor szempont, hogy a nem aktívan iktató munkatársak is hozzáférhessenek a rendszerben tárolt információkhoz pl. webes felületen keresztül, illetve a feladatkezelés kapcsán számukra kiadott teendőket tudják a levelező rendszer feladatkezelő részével adminisztrálni.

Előzmény kezelés: dokumentumok közötti kapcsolatok, linkek kiépítése legyen lehetséges

A bevezetés ebben a fázisban semmiképpen nem tér ki az alábbi funkciókra:

- Karakterfelismerés a kép formájában digitalizált papír alapú dokumentumok esetében

- Kapcsolattartás a cégnél használt ügyviteli, pénzügyi, stb. rendszerekkel (leszámítva a Cool rendszer partnertörzsének esetleges � amennyiben van rá technikai lehetőség, és ennek igénybevétele nem igényel több erőforrást, élőmunkát mint a kb. 300 jelenlegi partner adatainak kézi rögzítése - átemelését)

- Digitális aláírás

- Alszámos iktatás

Javaslat dokumentumstruktúrára:

IRODA

HUMÁN

Munkavállaló neve szerinti csoportosítás, a név alá sorolva található meg az összes adott munkatárssal kapcsolatos dokumentum (önéletrajz, bizonyítvány másolatok, iratok másolatai, munkaszerződés, stb. � a kulcsszavakat a kulcsfelhasználó szabadon bővíthesse az igényeknek megfelelően)

Önéletrajzok

CÉGALAPÍTÁS

Alapító okirat

Társasági szerződés

Cégkivonat

Stb.

ENGEDÉLYEK

Gyógyszerengedélyek

Gyógyszerkönyvek

Stb.

SZERZŐDÉSEK

Szerződés / gyógyszertárak

Szerződés / egyéb üzleti partnerek

Szerződés / egyéb partner

Szerződés / külföldi partner

SZÁMLÁK

Házipénztár

Szállítói számlák

LEVELEZÉS

Reklamációs levelezés (Kimenő, Bejövő)

Belföldi partner levelezés (Kimenő, Bejövő)

Külföldi partner levelezés (Kimenő, Bejövő)

Kongresszusi, kiállítási DM levelek

Marketing DM levelek

AJÁNLATOK

Ajánlatkérések

Kimenő ajánlatok

Bejövő ajánlatok

MEGRENDELÉSEK

INFORMATIKA

DOKUMENTÁCIÓK

HIBABEJELENTÉSEK

KARBANTARTÁSI JEGYZŐKÖNYVEK

KISKERESKEDELMI EGYSÉGEK

Tájékoztatók, akciók leírása

Árukészlettel kapcsolatos levelezés (hiány, áruvisszahívás, stb.)

Egyéb

TERÜLETI KÉPVISELŐK

Levelezés

WEB (webáruház + hirdetési felületek értékesítésének adminisztrációja)

Érdeklődések

Árajánlatok

Megrendelések

Teljesítési igazolások, jegyzőkönyvek

Kimenő számlák

Kapcsolódó levelezés

Reklamációs levelezés

Webáruház / megrendelések

Minden bejövő-kimenő dokumentumnál külön jellemzőként (e jellemző alapján is kereshetőnek kell lennie a dokumentumnak) kerül megadásra, hogy milyen formában (papír alapú dokumentumként, faxon, e-mailben) érkezett, ill. került kiküldésre.

Az egyes irattípusokkal kapcsolatban nyilvántartandó információk:

Minden dokumentum esetében:

Automatikusan:

A dokumentum érkeztetését, iktatását végző neve, érkeztetés, iktatás időpontja

Manuálisan:

Dokumentum iránya: bejövő, kimenő

Eredeti dokumentum: papír alapú, elektronikus

Érkezett / kiküldésre került: levél, fax, e-mail

Címzett (partnertörzsből választható)

Feladó (partnertörzsből választható)

Dokumentumot olvashatja:

Dokumentumot módosíthatja:

(Iratcsoport: A fent definiált dokumentumstruktúra melyik szintjére kerül a dokumentum)

Irattípus: Szerződés, számla, megrendelés, árajánlat, stb.

Dokumentum tárgya

Iktatószám (rendszer által kiosztott)

Dokumentum státusza: lezárt / nyitott

Felelős:

Elintézés határideje:

A fent felsoroltakon kívül irattípusonként eltérő egyéb információk rögzítése is szükséges lehet, ez részletesen a későbbiekben kerül kidolgozásra

Technikai háttér

Szoftver

Alkalmazásszerver: Windows 2003 Enterprise Server, MS SBS Professional

Adatbázis szerver: MS SQL 2000

Levelező szerver: MS Exchange

Munkaállomások: Windows 2000 vagy XP operációs rendszer, MS Office, MS Outlook, Internet Explorer

Szkenner

2 db HP LaserJet 3030

A sorozatot folytatjuk!

Szerző: DocuWorld, dátum: 2006. 02. 16.