Mai felgyorsult tempójú életünkben az információk tömegével kell szembesülnünk. Mint tudjuk, a tudás hatalom, de ilyen tömegű információkat, adatokat már nem lehet fejben tárolni, így egyre nagyobb hangsúlyt kell kapnia az információk megfelelő rendszerezésének, tárolásának, visszakeresésének.

Egy cég, amely versenyképes akar maradni - a gazdasági élet bármely területéről legyen is szó -, nem engedheti meg magának azt a luxust, hogy az információk tengerében elvesszen, lassan reagáljon a piaci igényekre, vagy bármely más területen információk hiánya, vagy lassú hozzáférhetősége miatt nem tudjon azonnal, rövid időn belül reagálni a felmerülő problémákra, kihívásokra.

Az információ hordozója napjainkban is elsősorban az irat, akár elektronikus, akár papír formátumú. Annak ellenére, hogy egyre inkább teret hódít az elektronikus iratkezelés, jelenleg a fontosabb hivatalos ügyintézés gyakorlatában még mindig túlsúlyban maradt a „papír” használata. A manuális, papír alapú irat alkalmazásához főként olyan esetekben ragaszkodnak, amikor két fél közötti megállapodás, kötelezettségvállalás jön léte, melyet az iraton eredeti „kézi” aláírással ismernek el. Igaz, hogy az ilyen típusú iratfajták száma csökken, de ennek ellenére továbbra is szükséges foglalkozni a fizikai iratkezeléssel.

A fizikai iratkezelés mértéke az elektronikus iratkezeléssel szemben elsősorban a törvényi feltételektől függ. Jelenleg a jogi szabályozás teljeskörűen még nem ad lehetőséget arra, hogy a digitalizált dokumentum papír alapú eredetijét megsemmisítsük, éppen ezért érdemes úgy ötvözni a hagyományos és elektronikus iratkezelést, hogy zökkenőmentes legyen az átállás a teljes elektronikus dokumentumkezelésre abban az esetben, amennyiben biztosítottak lesznek a törvényi feltételek.

Az alábbi felsorolásban találhatóak a jelenleg hatályos törvények, jogszabályok, melyeket figyelembe kell venni az iratkezelés során:

A felsorolásban először a törvény vagy jogszabály számát adjuk meg, majd a törvény vagy jogszabály pontos megnevezését:

- 1995. évi LXVI. törvény, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről,

- 1995. évi LXV. törvény, az államtitokról és a szolgálati titokról,

- 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendelet, a minősített adatok kezelésének rendjéről

- 1995. évi XL. törvény, a közbeszerzésekről,

- 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet, a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról,

- 1997. évi XLVII. törvény, az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről,

- 62/1997. (XII. 21.) NM rendelet, az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésének egyes kérdéseiről,

- 1991. évi XVIII. törvény, a számvitelről (többszörösen módosított),

- 1995. évi XCVI. törvény, a biztosítóintézetekről és a biztosítási tevékenységről,

- 1996. évi CXII. törvény, a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról,

- 1996. évi CXI. törvény, az értékpapírok forgalomba hozataláról, a befektetési szolgáltatásokról és az értékpapír tőzsdéről,

- 1997. évi CXL. törvény, a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről,

- 1997. évi CXLIV. törvény, a gazdasági társaságokról,

- 1992. évi LXIII. törvény, a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról,

- 2001. évi XXXV. törvény, az elektronikus aláírásról,

- 20/2004. PM rendelet, elektronikus számláról,

- 193/2005 (IX. 22.) Korm. rendelet, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól,

- 194/2005 (IX. 22.) Korm. rendelet, a közigazgatási hatósági eljárásokban felhasznált elektronikus aláírásokra és az azokhoz tartozó tanúsítványokra, valamint a tanúsítványokat kibocsátó hitelesítés szolgáltatókra vonatkozó követelményekről,

- 195/2005 (IX. 22.) Korm. rendelet, az elektronikus ügyintézést lehetővé tévő informatikai rendszerek biztonságáról, együtt működési képességéről és egységes használatáról,

- 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet, a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól,

- 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet, a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól,

- 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről.

Az fenti törvények az alaptörvények, az alábbi felsorolás nem tartalmazza azok módosításait!

A törvényalkotásban jelenleg előtérbe került az iratkezelés témája az új technikák, technológiák és az igények fejlődésével, így elengedhetetlen folyamatosan figyelni a megjelenő szabályzásokat.

A kötelező iratkezelési folyamatok, feladatok szabályozására vonatkozó jogszabályok elsősorban a közfeladatot ellátó szervekre (állami, közigazgatási szervezetekre) vonatkoznak, de az egyéb gazdasági szereplőkre is vonatkozó törvényeknek is vannak iratkezelésre vonatkozó pontjai.

Az elektronikus iratkezelés elsősorban az elektronikus iratok keletkeztetésénél, és továbbításánál (e-mail), valamint az iratok elektronikus nyilvántartásánál jelentkezik, illetve ezekkel a funkciókkal váltották fel a manuális iratkezelést. A fizikai iratkezelés az elektronikus támogatással tehát sokat egyszerűsödött, manapság már elsősorban a fizikai iratok útjának követését, az illetékesek hozzáférésének lehetőségét, és a tárolását, illetve tárolásából adódó feladatok megoldását jelenti. A továbbra is fizikai módon kezelendő iratok típusait a vállalatok, szervezetek egyénileg jogosultak meghatározni a törvényi vonatkozások figyelembe vételével.

A nagy tömegben keletkezett iratokat valamilyen módon nyilvántartásba kell venni, rendszerezni kell, hogy minél hatékonyabban valósulhasson meg az adatok visszanyerése, lehetővé téve a gyors és pontos ügyintézést. De ezek nemcsak a gazdálkodó szervezetek érdeke, hanem kötelessége is, hiszen törvényi előírásokban szabályozzák az iratok kezelését.

Jelenleg is fellelhetőek olyan szervezetek, ahol a nyilvántartások vezetése fizikai módszerekre alapul, vagy az elektronikus nyilvántartást a korábban kialakított fizikai nyilvántartáshoz igazították. A fizikai iratkezelésben a csoportosítás, rendszerezés, tárolás módszerét úgy kell kialakítani, hogy minél egyszerűbben azonosítani és visszakereshetővé lehessen tenni az iratokat.

A fizikai iratkezelés az iratok szervezethez való beérkezésétől vagy szervezetben való keletkezésétől az irattározásig, majd a selejtezésükig, esetleg levéltárba adásáig tart. Az ügyintézési folyamatokon túl az irattározáshoz kapcsolódóan a fizikai iratkezelés témakörén belül kell foglalkozni az irattárak kialakításának, szükség esetén az irattári anyagok rendezésének, az irattári anyagok tárolási módjának (dobozok, polcok), irattári nyilvántartásának, továbbá szükség esetén az iratok szállításának kérdéseivel is.

Publikáló: DocuWorld, dátum: 2006. 02. 21. Szerző: Rajnoha Beáta, dokumentumkezelési tanácsadó, Flexus Consulting Kft.