Elektronikus ügyintézés és iratkezelő rendszer – a cél

A Közigazgatási eljárási törvény (KET) megfogalmazza azt a célt, hogy a hivatalok szolgáltató funkcióját szükséges erősíteni, ezáltal csökkennének az ügyfelekre háruló eljárási terhek - ami többlet munkát jelent a hivatal oldalán -, a gyors és egyszerű ügyintézést pedig az elektronika és informatika korszerű eszközeinek alkalmazásával szükséges biztosítaniuk.

Elektronikus ügyintézés és iratkezelő rendszer – a közigazgatási eljárási törvény szerinti követelmények

Az elektronikus ügyintézéssel és az elektronikus tájékoztató szolgáltatással szemben támasztott követelmények a közigazgatási eljárási törvényben meghatározott 166., 167. §-ban foglaltak szerint:
"A hatóság az eljárása során - a biztonságos és átlátható ügyintézés érdekében - az elektronikus ügyintézés informatikai támogatásával gondoskodik az ügyfél által elektronikus úton előterjesztett és a hatóság által készített dokumentumok biztonságos kezeléséről."
"A hatóság az elektronikus ügyintézés, illetve szolgáltatás teljesítéséhez csak olyan informatikai rendszert vehet igénybe, amely biztosítja a hatóságok egymás közötti, valamint az ügyfelekkel való biztonságos kapcsolatát, az adatvédelmi szabályoknak megfelelő adatkezelést és a hiteles dokumentumcserét, továbbá az elektronikus iratoknak a jogszabályban meghatározott formában és a levéltári szabályokban meghatározott ideig történő archiválását, továbbá alkalmas más, az említett célt szolgáló informatikai rendszerekkel történő együttműködésre."

Az elektronikus ügyvitelei rendszer bevezetése fontos annak érdekében, hogy az önkormányzati iratkezelés és az ügyintézés teljes folyamata egyszerűbb, gyorsabb, ugyanakkor biztonságosabb, és mindezek által hatékonyabb legyen.

Elektronikus dokumentumkezelés

Az elektronikus dokumentumkezelés egy cég, vagy egy intézmény, tehát egy zárt szervezet központi rendszere, mely dokumentumok központi tárolására és ellenőrzött hozzáférésére, valamint a velük végzendő munka támogatására szolgál, amely felöleli a dokumentumok teljes "életciklusát" a keletkezéstől az archiválásig, vagy a selejtezésig.

A papír alapú dokumentumok - még napjainkban is - igen jelentős hányadot képeznek az összes dokumentum között és ezek kezelése az elektronikus dokumentumokkal együttesen csak úgy lehetséges, ha alkalmas műveletek révén - a papír dokumentumok is betagolódnak a cégszintű egységes rendszerbe, melynek technikai alapját az adatbáziskezelés képezi.

A törvényben megfogalmazott céloknak, feltételeknek megfelel az UniOffice Rendszerház által kifejlesztett, Lotus Notes / Domino alapú Office Ügykövetés alkalmazás, mely a hatékony és biztonságos elektronikus dokumentumkezelést valósítja meg.

Az Office ügykövetési rendszer fontosabb jellemzői

Irodaautomatizálás egyszerűen

Az Office rendszer egyszeri és egyszerű adatrögzítéssel teszi lehetővé az összes korábbi nyilvántartás kiváltását, az elektronikus és papír alapú iratok egységes környezetben történő kezelését, az ügyek és irataik életciklus menedzselését a keletkezéstől a selejtezésig, vagy levéltárba adásig.

A programrendszer kezeléséhez elegendő általános számítógép-kezelői és alapfokú Lotus Notes felhasználói jártasság.

Jogszabályi megfelelőség

Az Office rendszer megfelel az önkormányzatok iratkezelésére vonatkozó jelenlegi jogszabályoknak, de a fejlesztésénél már figyelembe vettük az előkészítés alatt álló jogszabály tervezetek iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott előírásait is. (KEIR projekt információ:http://www.logister.hu/ )

A rendszer által kezelt fontosabb iratkezelési funkciók:
- érkeztetés
- iktatás (sorszámos, gyűjtőszámos, több iktatókönyv együttes kezelése kapcsolatokkal)
- szignálás
- adatok, az adatbázisban készült dokumentumok és csatolt fájlok együttes kezelése
- előzmény/folyomány- és kapcsolatkezelés
- átiktatás, hibajavítás, sztornózás
- papír és elektronikus iratok párhuzamos kezelése (elektronikus kézbesítőkönyv)
- kiadmányozás
- irattári adatok kezelése (irattári terv, selejtezés, ill. levéltárba adás támogatása)
- archiválás
-elektronikus aláírás használat lehetősége

A rendszer által támogatott fontosabb ügyintézési funkciók:
- ügyintézés egy adatbázisban (valamennyi irat elektronikus változata és kísérő információik egy helyen tárolhatók, ugyanakkor számtalan összefüggés szerint kezelhetők)
- feladat kezelés
- határidő figyelés
- integrált ügyfél és partnerkezelés
- sablonok (programozottak és a felhasználó által készíthetők)
- munkafolyamatok kezelése
- elektronikus levél küldés és fogadás a rendszerből
- integrált levelesláda használat (iktatás levelesládából, automatikus értesítés küldés fontosabb eseményekről, pl.: határidő, feladat létrejötte, módosulások, stb.)
- faxok (kimenő közvetlenül az adatbázisból, bejövők külön adatbázis – feltétele a fax szerver)
- keresések, összesítési (statisztikai kimutatási) és különböző áttekintési lehetőségek

Paraméterezhetőség

Megfelelő telepítés és egyszeri beállítás mellett minden ismert ügy- és iratkezelési szokás (szabályzati előírás) szerint használható.

Skálázható használat

A rendszer széles skálán üzemeltethető a csak iktatástól a teljes körű (érkeztetéstől a levéltárba adásig, vagy selejtezésig) használatig, de előnyei a teljes körű használatnál a legnagyobbak.

A részleges használat lehetősége egyrészt az egyes ügyintézési funkciókra, másrészt a felhasználói körre is vonatkozik. Lehetséges, hogy egyes szervezeti egységek teljes körűen, míg mások egyidejűleg csak iktatásra használják.

Fokozatos bevezethetőség

A skálázhatóság miatt a rendszer alkalmas arra, hogy teljes körű használati cél esetén is a bevezetési időszakban részlegesen üzemeljen. Legkisebb használható része az iktatás. További funkcióinak használatba vétele a betanítások, vagy tanulás ütemének megfelelően történhet. A fő alkalmazás (Ügykövetés ) felületaktív segítséget tartalmaz és minden adatbázisban megtalálható a részletes felhasználói leírás is.

Biztonság

Az Office rendszer többszörös hozzáférési biztonsági rendszerrel rendelkezik:
- a Lotus Notes/Domino rendszer többszörös biztonsági rendszerén túl az alkalmazás külön biztonsági rendszereket is tartalmaz
- a dokumentumok láthatósága és szerkeszthetősége külön-külön állítható, több szinten
- automatikus, részletes és garantáltan módosíthatatlan naplózás
- rendszeren belül a lényegi információt tartalmazó dokumentumtörzsekre a Lotus Notes/Domino aláírás használat biztosított

Egyéb szolgáltatások

A rendszer telepítéséhez és használatához az UniOffice mindenre kiterjedő támogatást biztosít:
- felhasználói és adatgazdai oktatások szakoktatókkal (a felhasználónál, vagy a cégünk oktatóközpontjában)
- támogatások (távoli, vagy helyszíni, adminisztrátori és felhasználói)
- egyedi igények kielégítésére külön szerződéskeretében lehetséges

Fejlesztés

A rendszer – az e-kormányzat célkitűzései szerint – folyamatosan fejlesztésre kerül.

***
Publikáló: Dokumentumkezelés és iratkezelés Portál, dátum: 2009. 01. 05., Forrás: UniOffice