Sokan nem tudják, de nem is sejtik, hogy mennyi pénzüket hagyják elveszni, amikor figyelmetlenül bánnak keletkező papír-dokumentumaikkal. Pedig a helyes dokumentumkezeléssel elérhető eredménynövekedés talált pénz. De hogyan is bánjunk helyesen ezekkel a dokumentumokkal? Ime!

A hagyományos, papír-dokumentumokkal való helyes bánásmód tudnivalói

Az iratkezelés komplett, összetett folyamat, melynek részeként vizsgálni kell:

- az iratok szervezethez való beérkezését vagy szervezetben való keletkezését,

- az iratok nyilvántartásba vételét,

- az iratok szervezeten belüli mozgatását,

- az iratok kézi, majd központi irattározását, visszakeresését, selejtezését,

- majd esetleg levéltárba adását.

Azonosítás, nyomonkövethetőség

A teljes folyamat során az iratkezelést úgy kell kialakítani, hogy az iratok azonosíthatóak, fellelési helyük, útjuk követhető legyen, valamint az iratok visszakereshetőek legyenek.

Tehát a fizikai iratkezelésben az egyik fontos pont a nyilvántartások módszere, melyet érdemes a fizikai és az elektronikus iratkezelést együtt vizsgálva kialakítani.

A manuális iratkezelés fontos szerepet töltött és tölt be napjainkban is a szervezetek életében, de egyes részeit már a modern kor technológiája automatizálta, kivonatolta, viszont más részeit még mindig az emberi szellemi erőforrások tudják csak megfelelően ellátni.

A jelenleg alkalmazott jellemző nyilvántartási módszerek alapelvei:

Iratkezelési rendszerek

A három alaptípusú iratkezelési rendszer, melyek a fizikai iratkezelésből alakultak ki:

- centralizált (központi) iratkezelés: a vállalat valamennyi szervezeti egységének (csoportjának, szakterületének, stb.) az iratait az iratkezelésre szakosodott központi iktatóban (postabontó, titkárság, stb.) kezelik, azaz központi helyen veszik nyilvántartásba.

- decentralizált (osztott) iratkezelés: ebben az esetben valamennyi szervezeti egység (csoport, szakterület, stb.) maga végzi saját iratainak kezelését.

- vegyes iratkezelési rendszer: ebben az esetben az előző két módszert kombináljuk, azaz ez a rendszer olyan szervezeti felépítést feltételez, melyben egy külön egység foglalkozik az érkeztetéssel (és kimenő postázással), és a szervezeti egységek az iktatással, szignálással, ügyintézéssel.

Az iktatási rendszer megválasztását a biztonságos megőrzésnek és a szervezet rendeltetésszerű működésének kell alárendelni. Az iratkezelési rendszernek biztosítania kell, hogy a szervezet a feladatait hatékonyan lássa el, az ehhez kapcsolódó iratok gyorsan és pontosan álljanak rendelkezésre.

Iktatási módok

Az iratkezelés egyik legfontosabb mozzanata a beérkező, kimenő és a belső iratok nyilvántartásba vétele. Ezt a célt szolgálja az érkeztetés és az iktatás is. Érkeztetést csak nagy iratforgalmú vagy több telephellyel rendelkező cégek használnak, de az iktatás szinte minden szervezetben megtalálható.

Az iktatás fő feladata az, hogy az iratokat nyilvántartásba vegye, azonosító számmal lássa el a későbbi visszakeresést megkönnyítve.

Legelterjedtebb módszerek, melyeket mind manuális, mind elektronikus nyilvántartásokban szívesen alkalmaznak a könnyű átláthatóságuk és alkalmazhatóságuk miatt:

- Sorszámos (Minden kezdő irat új sorszámot kap, a sorszámok szervezeti egységenként és évenként egyessel kezdődnek, és jelölni kell egy-egy irat elő- és utóirat számát.)

- Alszámos (Minden kezdő irat külön nyilvántartási számot kap, de az iratváltások ezen szám alá besorolt alszámot kapnak.)

Kevésbé ismert és elterjedt módszerek, melyeket szinte kizárólag a manuális nyilvántartási rendszereknél alkalmaznak, és általában az alszámos rendszer valamilyen továbbfejlesztése:

- Alapszámos (Három típusa alakult ki: változatlan alapszámos, évenként újrainduló alapszámos, előrehaladó alapszámos. Legelterjedtebb formája az évenként újra induló alapszámos módszer, melynek lényege, hogy az azonos ügyben keletkező azonos ügyre vonatkozó iratok tartoznak egy alapszámhoz, és az ügyben keletkező első irat száma az alapszám, a többit ehhez csatolják.)

- Főlajstromszámos (Az iktatószám itt főlajstromszámból, alszámból és évből áll. Az ügy kap nyilvántartási számot, és valamennyi azonos ügyben keletkező iratot alszámmal látnak el. Az iktatás nem évenként kezdődik, hanem az ügyek folyamatos alszámokat kapnak.)

- Nyilvántartásos dosszié rendszer (Irattári tételszámonként egy nyitott dossziét hoznak létre, melybe minden azonos ügyre vonatkozó irat főszámként a megfelelő tételszámot és azon belül pedig sorrendben a megfelelő alszámot kapja.)

stb.

Nyilvántartásba vétel eszközei

A nyilvántartásba vétel manuális eszközei lehetnek:

- érkeztető könyv,

- érkeztető bélyegző,

- iktatókönyv, iktató lap,

- iktató bélyegző,

- átadókönyv, vagy kézbesítőkönyv,

- futárjegyzék,

- kiadási füzet,

- mutatókönyvek (tárgymutató, névmutató, stb.),

- gyűjtőív,

- előadói ív,

- stb.

A nyilvántartó könyvek típusa az elektronikus iktató és dokumentumkezelő rendszereknél az alábbiak szerint módosul:

- elektronikus érkeztetőkönyv (mint adatbázis),

- elektronikus iktatókönyv (mint adatbázis).

A többi nyilvántartást (pl.: átadójegyzék, futárjegyzék, mutatókönyvek, stb.) az elektronikus iktatókönyvből általában le lehet képezni, elő lehet állítani elektronikusan és nyomtatással.

Iktatószám képzése

A nyilvántartások kialakításánál fontos, hogy hogyan alkalmazzuk az iktatószám képzést, hiszen ez mutathatja meg számunkra az irat „hovatartozását” (pl.: felelős szervezeti egységet, ügyet, ügytípust, stb.). Előfordulhatnak olyan esetek, ahol nincs szükségünk arra, hogy az iktatószám kommunikáljon számunkra bármilyen plusz információt, kizárólag a sorszám érdekes. Ez utóbbit főként az elektronikus iktatórendszereket alkalmazó vállalatoknál alkalmazzák, ahol elegendő akár a vonalkód sorszám alapján visszakeresni az iratot.

Az iktatószám képzésére többféle megoldás kínálkozik:

- sorszám (vagy vonalkód), pl.: 0001.,

- sorszám, év, pl.: 0001/2003.,

- a szervezeti egység rövid neve, a sorszám, pl.: IT-0001/2003.,

- a szervezeti egység rövid neve, a sorszám, illetve az év utolsó négy karaktere, pl.: IT-0001/2003.,

- az év utolsó négy karaktere, a sorszám és a szervezeti egység rövid neve, pl.: 2003-0001/IT.,

- a szervezeti egység rövid neve, a sorszám, alszám, illetve az év utolsó négy karaktere, pl.: IT-0001-1/2003., vagy IT-0001/2003-1.,

- a szervezeti egység, ügycsoportszám, sorszám, alszám, év, Pl.: IT-32-0001-1/2003.,

- stb. (az iratkezelési és nyilvántartási rendszertől függően)

Nyilvántartandó adatok

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet meghatározza azon adatokat, melyeket mind a manuális, mind az elektronikus iktatókönyveknek kötelezően tartalmazniuk kell:

- iktatószám;

- iktatás időpontja;

- küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma;

- küldemény elküldésének időpontja, módja;

- küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója;

- küldő megnevezése, azonosító adatai;

- címzett megnevezése, azonosító adatai;

- érkezett irat iktatószáma (idegen szám);

- mellékletek száma;

- ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése;

- irat tárgya;

- elő- és utóiratok iktatószáma;

- kezelési feljegyzések;

- ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja;

- irattári tételszám;

- irattárba helyezés időpontja.

Természetesen a fentieken kívül további egyedi adatmező igények lehetnek.

Az elektronikus iktató és dokumentumkezelő rendszereknél a fenti adatok gyakorlatilag az index mezők, melyeket archiválás esetén karakter felismeréssel akár automatikusan is kitölthetünk. Az elektronikus rendszereknél alapvető, hogy minden felvett adatra tetszőlegesen keresni tudjunk.

Publikáló: DocuWorld, dátum: 2006. 02. 26. Szerző: Rajnoha Beáta dokumentumkezelési tanácsadó, Flexus Consulting Kft.