Lassan egy évtizede már annak, hogy egy olyan, kicsinek igazán nem mondható cégnél, mint amilyen a Tiszai Vegyi Kombinát, a vállalati ügyintézés egészét Lotus Notes alapokon végzik.

Lassan egy évtizede már annak, hogy egy olyan, kicsinek igazán nem mondható cégnél, mint amilyen a Tiszai Vegyi Kombinát, a vállalati ügyintézés egészét Lotus Notes alapokon végzik. A bevezetés, illetve a napi használat tapasztalatairól Papp Alberttel, a TVK informatikai vezetőjével, illetve Kolesár Andrással, a programot forgalmazó UniOffice Rendszerház cégtulajdonosával beszélgetett az IBM.

TVK dokumentumkezelő rendszer az IBM Premier Business Partner UniOffice Rendszerháztól

Nem megszokott ma még Magyarországon, hogy egy 1200 alkalmazottat foglalkoztató vállalat dolgozóinak mintegy kétharmada számítógéppel végezze az ügykezeléssel járó napi feladatokat. A TVK e cégek közé tartozik, ráadásul már akkor felfigyeltek a csoportmunkában végzendő dokumentumkezelés előnyeire, amikor ezt még alig ismerték nálunk. Az IBM Premier Business Partner címmel is büszkélkedő UniOffice Rendszerház pedig még náluk is régebbi játékos: már másfél évtizeddel ezelőtt kezdett érdeklődni e téma iránt.

– 1992-ben alig hallott valaki Magyarországon elektronikus dokumentumkezelésről, a Lotus Notes pedig még Európában is újdonságnak számított – kezdi a történetet Kolesár András. – A sors és a szerencse úgy hozta, hogy cégünk igen korán megismerkedhetett ezzel a programmal, valósággal összenőtt vele, hiszen négy évig kizárólag mi foglalkoztunk vele Magyarországon, és ma is e termék bázisán fejlesztjük az alkalmazásainkat.

– Mikor kerültek kapcsolatba a UniOffice-szal, illetve a Notesszal? – fordulok a TVK informatikai vezetőjéhez.

– 1996-ban olyan szoftvereszközt kerestünk, amellyel nyomon követhetjük a mindennapok kommunikációját, kezelni tudjuk a bejövő és kimenő dokumentumokat, s megoldhatjuk a belső ügyfelekkel való kapcsolattartást. Ekkor találtunk rá a UniOffice-ra és a Lotus Notesra, s talán nem meglepő, hogy először szűkebb körben, az informatika berkein belül próbálgattuk a programot. Néhány havi használat és tapasztalat után bemutattuk a felső vezetésnek, s ők igen pozitívan reagáltak rá. 1997. január 1-jével megtörtént a vállalati szintű bevezetés a legfelső és az alatta lévő szinten, majd az azt követő két év alatt egyre lejjebb, egyre többen megismerkedhettek a Notes kínálta előnyökkel.

Papp Albert nem győzi hangsúlyozni a vezetői hozzáállás fontosságát a termék vállalati elterjedését és elfogadását illetően, hiszen ha a használata elvárás a vezetôség részérôl, akkor a beosztottaknak is ezzel kell dolgozniuk.

S hogy a vezetőség jó lóra tett, azt a most már közel egy évtizedes folyamatos használat, illetve a programmal nyert tapasztalatok igazolják. A TVK – állítja az informatikai vezető – valóban sokat nyert a Notesszal. Szavait alátámasztandó, még egy példát is említ: integrált vállalatirányítási rendszerük nagyjából nyolcórányi meghibásodást visel el, viszont ha a Notes ügykövetés esik ki, akkor már tíz perc múlva csörög a telefon az informatikai osztályon, hogy baj van, csináljanak gyorsan valamit. Mára ugyanis annyira hozzászoktak a dolgozók a használatához, hogy gyakorlatilag nem is tudnak létezni nélküle.

Az elmúlt tíz év alatt természetesen a Notes is sokat változott. A UniOffice nemcsak karbantartja, hanem folyamatosan fejleszti is a rendszert, s ennek során a felhasználók, így természetesen a TVK tapasztalatait is figyelembe veszik.

– A fejlesztés egy idő után kifejezetten strukturális kérdéseket is felvetett, ezért úgy döntöttünk, hogy műszaki szempontból is megújítjuk a rendszert – magyarázza Kolesár András. – Ez pedig azt eredményezte, hogy ha ma kérnek tőlünk valamilyen változtatást, azt jóval gyorsabban meg tudjuk valósítani, mint a régi rendszerben.

– Gondolom, a felhasználók is pozitívnak tartják a változásokat...

– Valóban, ám az igazsághoz hozzátartozik, hogy időnként egyfajta korlátozást is jelent a számukra. A fejlesztés során ugyanis igen komolyan és következetesen átalakítottuk a jogosultsági rendszert, s bizonyosan vannak olyan felhasználók, akik némi szabadságfok - csökkenést éreznek. Viszont hibát is nehezebb elkövetni, az egész rendszer korrektebbé vált.

– S hogyan látja ön mint felhasználó az új verziót? – kérdezem Papp Alberttől.

– Tény, hogy a munkafolyamatok, pontosabban az egyes lépések jobban nyomon követhetők, mint régebben. Minthogy minden egyes jóváhagyás regisztrálva (logolva) van, egyértelműen látható, ki a felelős, ha valahol „áll” egy dokumentum, s bármikor utólag is megtekinthető, hogy ki mikor mit csinált egy-egy anyaggal.

Kolesár András, az UniOffice vezetője a helyettesítési funkciót is megemlíti, amelyet azért építettek a rendszerbe, hogy ne legyen fennakadás, ha egy vezető szabadságon van. A program ismeri a szervezeti struktúrát, s ha szükséges, a jogosultságokat a kellő időben átadja az egy szinttel lejjebb lévő, azaz a helyettesítést végző személynek. Így aztán nem fordulhat elő, hogy hetekig nem történik semmi egy-egy ügyirattal.

– Ugyancsak fontosnak érezzük még, hogy minden egyszerűen kikereshető – veszi át a szót Papp Albert. – A Notes ügykövetésben ugyanis elektronikusan tároltak a dokumentumok, és egyértelműen azonosítható bármelyikük. Mondok egy sarkított példát: nálunk, az informatikán még akkor is megtalálunk egy óra alatt egy régebbi dokumentumot, ha valaki csupán az évszámra és arra emlékszik, hogy nagyjából mivel volt kapcsolatos a szóban forgó irat. Képzelje el, meddig tartana a keresés a hagyományos, papír alapú rendszerben!

A TVK-nak egyébként nemcsak a forgalmazó UniOffice-szal, hanem az IBM-mel is nagyon jó a kapcsolata. E témát érintve, kicsit a múltba is visszatekint az informatikai vezető.

– Emlékeim szerint volt egy igazán pozitív periódus, amikor a Lotus Notes kiemelt szerepet játszott az IBM termék-portfóliójában. Azután viszont következett egy viszonylag rövid, egy-másfél éves, ám számunkra annál aggasztóbb időszak, amikor nem lehetett pontosan tudni, hogy mi lesz a szoftvertermék sorsa. S ez nemcsak az ügykövetés miatt izgatott bennünket, hanem azért is, mivel jó néhány alkalmazás működik még nálunk Notes-bázison. Szerencsére mára az IBM egyértelművé tette, hogy kiáll a Notes mellett, és stratégiai termékének tekinti. Azt hiszem, ez nemcsak minket nyugtatott meg, hanem a termék további, legalább 120 millió felhasználóját a világon.

***

Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Űrlapfeldolgozás és tartalomkezelés >>>


Archiválási tudnivalók >>>


Az iroda automatizálása felsőfokon - 2. rész >>>


Újabb tanúsított iratkezelési szoftver - Office GOV Ügykövetési rendszer >>>


Lotus Notes/Domino – új verzió >>>


Számlajóváhagyás az UniOffice Kft-től >>>


Verziókövetés a dokumentumkezelésben >>>


Unioffice Rendszerház – névjegy >>>

***
Publikáló: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2009. 03. 25., Forrás: IBM