Rázzuk gatyába az adminisztráció folyamatait a munkafolyamatok felől közelítve, egy jó kis iratkezelő rendszerrel megtámogatva.

Óriási változások az EU-s finanszírozású pályázati rendszerben! Nem csak termelési beruházásra – jelszó: költségracionalizálás.

Február közepe óta újra pályázhatnak EU-s forrásra a mikro-, kis- és középvállalkozások. Megváltozott a szemlélet a kiíró szerv részéről, ezzel együtt az eddigi tapasztalatok alapján megváltozott a pályázók hozzáállása is. A korábbi évekhez képest változás, hogy nincs az elbíráláskor szubjektív szempontrendszer, egyszerű ponttáblázat szerint nyer, vagy nem nyer a pályázatunk. Ötlet kell csak kvázi és támogatással fejleszthetünk a profilunkhoz illeszkedő eszközökkel, szolgáltatásokkal. A trend, a működést racionalizáló termékek és szolgáltatások beszerzése.

KKV pályázat - gondok és elképzelések

Amikor egy kisvállalkozás vezetője értesül egy számára előnyös pályázati lehetőségről rendszerint egy cél szerint mérlegel: cégének jövedelemtermelő képességét a lehető legkisebb befektetéssel, a lehető legnagyobb mértékben igyekszik növelni. Azon gondolkodik, hogy a támogatást hogyan tudja olyan eszközökre költeni, amelyek segítségével a termelékenységének hatékonyságát növelheti. Egy bútorgyártó új gyalugépet, egy pék új kemencét, egy kertészvállalkozó új munkagépeket szerez be.

Általában elfeledkezik a mindennapok szürkeségében azonban arról, hogy a cégében emberek dolgoznak, a cége egy működő szervezet, a cégben dolgozók egy –írott, vagy íratlan- szabályrendszer alapján végzik a feladataikat. Ebből következően a munkatársak felejtenek, hibáznak. Elfejti továbbá azt is, hogy ezeken az apró hibákon, adott esetben szervezési hiányosságokon konkrét üzletek múlhatnak. Egy-egy ügyfél elvesztése, egy üzleti lehetőség elszalasztása –néhány szélsőséges esetet kivéve- sosem szándékos mulasztás következménye, sokkal inkább apró hibák, azok sorozatainak eredménye.

Általában elfelejti, nem gondolkodik tehát azon, hogy cégének hatékonysága úgy is növelhető, hogy a munkatársai hibalehetőségeit a minimálisra csökkenti. Az efféléket elfelejteni manapság még nagyobb felelőtlenség. Pályázati lehetőséget kizárólag a termelés növelésére fordítani akkor, amikor a KKV-k elsöprő többsége a megrendelései számának visszaeséséből érzi a pénzügyi válság jelenlétét, közeledését, felelőtlenségnek aposztrofálható.

Rend és hatékony munkafolyamatok – hisz’ mindenhol ez a gond, nem!?

Csak a titkárnőm adminisztrál - reagál a legtöbb cégvezető. Igaza van, és az a rosszabb; vagy csak nem látja, hogy nincs igaza, az a rosszabb – költői kérdés. Az adminisztratív folyamatokat, teendőket illik rendben tartani. Hiába dolgoznak egy cégben a legjobb mérnökök, hiába lenne képes egy cég a legszebb, legtartósabb, legolcsóbb pl. oszcilloszkópot gyártani, ha az ügymenete nincs hasonlóan profi módon szervezve. Szabályzatba írva, vagy anélkül, de fekete-fehér, világosan követhető szabályrendszer szerint tud csak igazán hatékonyan menni a munka. Mit sem ér a mérnöki teljesítmény, ha a megrendelés elmarad. Mit sem ér a kereskedői munka, ha a fejlesztés elcsúszik. Feleslegesen dolgozott a mérnök és a kereskedő, akkor, ha az ügyfélszolgálatosok nem reagálnak időben a panaszokra, észrevételekre.

Próbáljunk meg egy könnyebb napon kívülről nézni a cégünkre. Egyben, összefüggéseiben látni a működését, elvonatkoztatni evidenciáktól, minden munkafolyamatunkra vonatkozóan mondatokba foglalni, hogy az a tevékenység miként járul hozzá a jövedelemtermeléshez. Valószínűleg nem lesz könnyű dolgunk. Azt kell látnunk, hogy léteznek olyan területek –jellemzően az adminisztráció, az ügymenetszervezés, számos olyan tartomány, amely klasszikusan nem a fő tevékenységünk, hanem valamely, azt kiegészítő, támogató munkafolyamat-, amelyek mindenféle meggondolás nélkül, egyszerűen csak a megszokás miatt működnek úgy, ahogy. Támpontként: végiggondoltuk már az évek során valaha, hogy az normális dolog-e, hogy pl. egy 3 évvel ezelőtti közbeszerzési ajánlatból bizonyos adatokat legjobb esetben is csak órák múlva találunk meg? Vagy csak így szoktuk meg?

Megfelelő módszertan bevezetésével és IT beruházással rendet tehetünk a házon belül. Nem feltétlenül az ERP a megoldás, egy KKV esetében az iratkezelő rendszer adatokat szolgáltat majd, amelyekre támaszkodva gondolkodnunk kell, következtetéseket kell levonnunk, ezt követően pedig saját magunk tehetjük hatékonyabbá a cégünk működését.

Iratkezelés – önállóan vagy vállalatirányítási rendszer mellett – nem találtuk fel a spanyolviaszt!

Önállóan, vagy meglévő vállalatirányítási rendszerét kiegészítve, újabb racionalizálandó területet keresve vezetett be iratkezelő rendszert jó néhány kis- és középvállalkozás pár éve, pályázati támogatással. – Ipari automatizáláshoz forgalmazunk eszközöket, az ország legjobb mérnökei a munkatársaink. Együtt, mégis önálló gondolatokkal, elképzelésekkel dolgoznak. Egy dolog viszont, hogy a szakmánkban a legjobbat nyújtjuk, felismertük, hogy annak érdekében, hogy ezt folyamatosan tehessük, a szervezetünk működését is rendbe kell tennünk. A pályázat keretében ERP rendszert vezetünk be a kollegák szakmai munkájának támogatására, iratkezelőt pedig a minél inkább összeszedett, átlátható munkavégzés érdekében – mondja Forró Péter, a Kvalix Automatika Kft. ügyvezető igazgatója.

Akkor, amikor arról hozunk döntést, hogy EU-s támogatást felhasználva –vállalva annak fenntartási feltételeit- fejlesztjük cégünket, szem előtt kell tartanunk, hogy cégünk nem csak termel, szolgáltat, kereskedik, stb., hanem ebből kifolyólag, egyszerűen csak működik is. Bármi, amit tesz, azt papír –levél, e-mail, fax, számla, szerződés, árajánlat, teljesítési igazolás a teljesség igénye nélkül- kíséri, sőt nemcsak kíséri, hanem indukálja, alátámasztja, segíti, vagy adott esetben megcáfolja, ellehetetleníti azt, amit tesz, tenne.

A pályázat - GOP-2009-2.1.1/A – KMOP-2009-1.2.1/A

A pályázat célja a mikro-, kis- és középvállalkozások jövedelemtermelő képességének növelése technológiai fejlesztésen, korszerűsítésen keresztül.
- Az ország egyes részein 70 százalékos támogatási intenzitással kezdhetik meg a kkv-k a beruházásaikat. A pályázatban rendelkezésre álló forrás összege 18 - 20 milliárd forint, a kapcsolódó KMOP-s pályázattal együtt 2200-2500 pályázatot várunk a 2009-es évben. Nincs szubjektív bírálati szempont és fontos változás az eddigiekhez képest, hogy nem kérünk biztosítékot és nem kell a fenntartási időszak alatt nyereséget produkálni, sőt maximum 25 százalékos árbevétel csökkenést is elfogadunk – tájékoztat Keller Péter, az NFGM Vállalkozásfejlesztési főosztályának osztályvezetője.

A szerző az adminisztrációs folyamatok racionalizálásával, iratkezelő szoftverek fejlesztésével foglalkozó netTeam – Magyarország Zrt. szakértője.

www.netteam.hu

***

Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál letöltés


A magyar dokumentumkezelés és iratkezelés cégei >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Újabb tanúsított szoftver a közfeladatot ellátó szerveknek >>>


Új címszó a DocuWorld Portál Dokumentumkezelés Lexikonába >>>


Hatékony irat- és dokumentumkezelés a netTeam-mel >>>


Iratkezelés, dokumentumkezelés címszavakban - archiválás >>>


A dokumentumkezelés éve >>>

***
Publikáló: Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál, dátum: 2009. 04. 14., Forrás: netTeam Zrt.