A közelmúltban került megrendezésre a DocuWorld Portál szervezésében az első félév legnagyobb szakmai rendezvénye, a Dokumentum- és iratkezelési konferencia. Ennek kapcsán, telefonon beszélgetett munkatársunk az ECM ügyvezető igazgatójával, amelynek szerkesztett változatát olvashatják most.

Enterprise Content Management - Vállalati Tartalomkezelés

A beszélgetésre több apropó is volt – ezek közül a legfontosabb szempont az volt, hogy első kézből számolhassunk be arról, hogy a gazdasági nehézségek hogyan is hatnak a dokumentumkezelés-iratkezelés, illetve a tartalommenedzsment piacára. Olyan kérdésekre kerestük ezen túl még a választ a beszélgetésben, mint hogy kinek éri meg a tartalomkezelés, ki a tipikus ügyfél, illetve hogy hogyan is áll a tartalomkezelés piaca ma Magyarországon?

ECM – egy rövid bevezetés és egy kis bemutatkozás

Az ECM az „Enterprise Content Management” azaz a „Vállalati Tartalomkezelés” nemzetközi gyakorlatban használt rövidítése. A tudományos értékű definíciót mellőzve, a gyakorlati használhatóság szempontjából jó megközelítést ad, ha úgy tekintünk a tartalommenedzsmentre, mint egy rendszerre, amely lehetővé teszi a vállalat összes tartalmának (dokumentum, kép, webes tartalmak, faxok, e-mailek stb.) kezelését. Fontos kiemelni, hogy az ECM plarformok szolgáltatásai a teljes életciklusra vonatkoznak, azaz a keletkezéstől, bekerüléstől (szkennelés, digitalizálás) a felhasználáson át (tárolás, visszakeresés, megosztás) a selejtezésig, megsemmisítésig (esetleg levéltárba adásig). Fontos továbbá, hogy a technológia mellett – vagy azon túl – tartalmazza a sikeres alkalmazásához, sikeres bevezetésekhez szükséges módszertant is: azt a tudást, hogy hogyan, mi alapján kell kialakítani egy ECM-t.

Az ECM funkciócsoportjai – egyebek mellett – a következők lehetnek: elektronikus-dokumentum kezelés, irat és képdigitalizálás, dokumentumokon alapuló üzleti folyamatok kezelése, archiválás (dokumentum, e-mail, stb.)
Az ECM egy további fontos funkcionális részéről, az Information/Digital Rights Managementről (IRM/DRM) az első Dokumentum- és Iratkezelési Almanach tartalmazott cikket.

A rendszer funkcionalitását az alkalmazók partner- ügyfél-, és ügyletdokumentáció, műszaki-gyártási dokumentációk kezelésére, szerződéstár kialakítására, számlakezelési-, számlaigazolási folyamatok támogatására, archiválásra, csoportmunka kialakításra, biztonságos dokumentumkezelés megvalósítására használhatják – a felsorolás csupán pár példa a teljesség igénye nélkül.

ECM Consulting Kft.

A cég 2006-ban alakult, így viszonylag fiatalnak mondható, ugyanakkor munkatársainak természetesen jelentős szakmai múlt áll a háta mögött, amely kiterjed a tanácsadásra, illetve a megoldás-szállításhoz kapcsolódó tevékenységekre egyaránt.
A cég különlegessége, hogy kimondottan nagyvállalati elektronikus dokumentum- és tartalomkezelésre, illetve portálmegoldásokra szakosodott – ami egyedülálló a hazai piacon.

Ezek után jöjjenek a kérdéseink és Sasi úr válaszai.

Hogy áll az ECM filozófia Magyarországon?

Számos ECM termék van már jelen a magyar piacon. Ezeknek a funkcionalitása jelentős átfedést mutat. Amiben leginkább eltérések adódnak, az a tervezéskor, programozáskor alkalmazott filozófiában, fogalomrendszerben, illetve a megvalósítás során alkalmazott technológiában jelentkeznek.
Természetesen vannak még egyedi, termékre jellemző megoldások, specialitások, amelyek egyik vagy másik területen kiemelkedővé teszik valamelyik gyártó termékét.

Amikor az ECM bevezetés esetén konkrét termékről kezdünk beszélgetni, könnyű olyan nemzetközi rendszert ajánlani, amely számos referenciával rendelkezik – ugyanakkor idehaza az EMC, az IBM és az OpenText termékek a legelterjedtebbek. Ezek támogatása is közel azonos minőségű szolgáltatásokat nyújt, valószínűleg nem ez a döntő tényező valamelyik kiválasztás esetén.

Kinek éri meg az ECM – ki a „tipikus” ügyfél?

Régen sem lehetett azt mondani, hogy a vállalati tartalomkezelés kizárólag a nagyvállalatok „hóbortja” volt, de napjainkban egyre több fejlesztő jelenik meg kimondottan KKV-k számára kialakított funkcionalitással – gondoljunk például a Microsoft SharePointjára. Ami alapján el lehet dönteni, hogy szükséges lehet-e egy ECM bevezetés, az egyrészt az érintett munkatársak létszámától, a folyamatok dokumentáció-orientáltságától, illetve a kezelni kívánt tartalom (dokumentum, stb.) mennyiségétől függ. Ennek függvényében érdemes lehet akár már 20 főnél is elgondolkodni a vállalati tartalomkezelés kialakításán (vagy átszervezésén).

Ami igazán érdekes, hogy a „nagy”, „neves” gyártók (talán helyesebb lenne a „hagyományos licencelést alkalmazó fejlesztők” megnevezés) mellett, az „open source” vonal is megjelenik a tartalommenedzsmentben is (vagy inkább visszatér, hiszen korábban már volt erre irányuló tevékenység). Erre remek példa az Alfresco.

Mennyire fontos más a rendszerekkel való kapcsolat?

Egy ECM rendszer egyik legfontosabb jellemzője, hogy nem csak közvetlenül a felhasználókat tudja kiszolgálni, hanem a tartalomkezelési szolgáltatásokat más rendszerek (ERP, CRM, core rendszerek stb.) számára is nyújtani tudja.
Egy szervezet a növekedése (vagy egyáltalán a létezése, működése) során számos informatikai rendszert vezethet be. Ezek a jól ismert felhasználói kellemetlenségeket hozhatják magukkal: több felület, több jelszó stb.
A különböző rendszerek együttműködése egy idő után szinte elemi igényként jelentkezik – mégis több feladatot generálhat a szervezet számára, mint amennyit megold. A felhasználói kényelmetlenségeken és biztonsági kockázatokon túl az informatikai vonalon integrációs gondokat hozhat. Megbonyolíthatja az üzmeltetést (jogosultság és felhasználókezelés, mentés és rendszerfelügyelet, stb.)

Az ECM gyógyír lehet: egyetlen tartalomtárat biztosít, egyetlen integrált folyamatmotorral. Gyári integrációkat tartalmazhat, egyedi fejlesztések helyett. Segédeszközöket kínálhat az üzemeltetéshez – bevált üzemeltetési eljárásokkal egyetemben. És ami fontos lehet még, hogy nyílt szabványokon nyugvó fejlesztési és integrációs környezetet adhat – az egyedi, zárt szabványú megoldásokkal szemben.

Mi az optimális EMC-kialakítási sorrend?

Fontos, hogy jól körvonalazott, konkrét igény mentén kell elkezdeni a vállalati tartalommenedzsment kialakítását. Látni kell, hogy hova lehet eljutni majd, egyszer – ugyanakkor a bevezetést olyan funkciókkal, méretben, kiterjedtségben érdemes kezdeni, amely belátható időn és ráfordításon belül sikert hoz. Sokat segíthet, ha az elemzés folyamán kiderül, hogy mely(ek) az(ok) az üzleti folyamat(ok), amely rendszerben történő megvalósítása a legtöbb haszonnal jár – és rögtön ezzel lehet kezdeni is.
Természetes ott van a menedzsment támogatása – nélkülük lehetetlen belevágni (a felhasználói támogatás nélkül pedig értelmetlen).

És a végén: melyek az aktuális piaci trendek – a gazdasági nehézségek hogyan hatnak az ECM piacra?

Érdekes, hogy a projektek nem álltak le. Természetesen a költségekre és a velük szembeállítható megtérülésekre sokkal jobban odafigyelnek, ugyanakkor az ECM-et egy olyan eszköznek gondolják az ügyfelek, amelynek bevezetése igenis hasznot eredményez. Ez különösen ott érvényesül, ahol a feladat saját munkavállalóival kapcsolatos.

A válságnak pedig „piactisztító” hatása van, abban az értelemben, hogy az ügyfelek elképzelései reálisabbak lettek, jobban a földön maradnak, konkrét problémákra konkrét megoldásokat igényelnek, másrészt a drágább, testreszabott megoldások helyett a „beépített” gyári funkcionalitás kihasználását várják el.

***

Több információ a Dokumentum- és Iratkezelési Almanachról (DIA)


Dokumentumkezelési és Iratkezelési Almanach >>>


Kapcsolódó blog


Dokumentumkezelési konferencia blog >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál letöltés


A magyar dokumentumkezelés és iratkezelés cégei >>>


Kapcsolódó Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portál cikk


Űrlapfeldolgozás és tartalomkezelés >>>


Digitális tartalomkezelés (Content Management) - IBM Content Managerrel (ECM) >>>


A magyar dokumentumkezelő bővíti lehetőségeit – OVITAS hír >>>


Hatékonyabb munkafolyamatok ELO dokumentumkezelő rendszerrel – sajtóközlemény >>>


EMC Document Sciences: A vállalati tartalomkezelés nélkülözhetetlen eleme >>>


ECM Consulting Kft. - névjegy >>>

***
Szerző: Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portál, dátum: 2009. 07. 21.,